Checklist voor een jubileumviering organiseren
Een jubileumviering vraagt vooral om een strakke volgorde: eerst datum, programma en locatie, daarna gasten, catering en materiaal. Deze checklist helpt je de 69 taken en 58 benodigde spullen op tijd te organiseren. Let extra op onderdelen die vaak blijven liggen, zoals dieetwensen, naamkaartjes, koeling, bewegwijzering en geluidsapparatuur. Plan de laatste boodschappen en voorbereidingen niet allemaal op dezelfde dag, zodat je op het moment zelf alleen nog hoeft af te werken.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie en zaalindeling bepalen
2 personen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen openen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Muziek afspeellijst samenstellen
Sprekers en jubilarissen bevestigen
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
Tafels en stoelen reserveren
Koelkasten en koelboxen regelen
Geluidsapparatuur controleren
2 personen
Verlichting controleren
2 personen
Versiering inkopen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Drukwerk voorbereiden
Programma en bewegwijzering printen
Naamkaartjes maken
2 personen
Herinnering aan gasten sturen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Groenten en fruit wassen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Salades voorbereiden
3 personen
Materialen sorteren
2 personen
Event
Locatie openen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Buffettafels klaarzetten
3 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
2 personen
Verlichting ophangen
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Registratietafel klaarzetten
2 personen
Servies en bestek klaarleggen
3 personen
Buffetgerechten afwerken
4 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Techniek testen
2 personen
Teambriefing houden
4 personen
Gasten ontvangen
3 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Welkomstdrank serveren
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Opening en welkom verzorgen
2 personen
Sprekers begeleiden
2 personen
Muziek verzorgen
Hapjes uitserveren
4 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Buffet openen
2 personen
Buffet aanvullen
4 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Taart aansnijden
2 personen
Koffie en taart serveren
3 personen
Laatste ronde aankondigen
Gasten uitzwaaien
3 personen
Nazorg
Restanten veilig koelen
3 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval scheiden en afvoeren
3 personen
Tafels en stoelen afruimen
4 personen
Locatie vegen en dweilen
3 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Geluidsapparatuur afbouwen
2 personen
Verlichting afbouwen
2 personen
Servies afwassen en afdrogen
4 personen
Materialen controleren en inpakken
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven eten verdelen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Klaptafelsaantal 12
- Klapstoelenaantal 90
- Buffettafelsaantal 4
- Garderoberekkenaantal 2
- Kledinghangersaantal 100
- Afvalbakkenaantal 6
Servies
- Dinerbordenaantal 100
- Dessertbordenaantal 100
- Soepkommenaantal 90
- Koffiekopjesaantal 90
- Waterglazenaantal 120
- Wijnglazenaantal 100
- Bierglazenaantal 100
- Koffielepelsaantal 100
- Tafelmessenaantal 100
- Tafelvorkenaantal 100
- Opscheplepelsaantal 16
Keuken
- Snijplankenaantal 6
- Koks messenaantal 6
- Mengkommenaantal 8
- Serveerschalenaantal 16
- Serveerschalen met dekselaantal 8
- Thermoskannenaantal 6
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 4
- Koelelementenaantal 20
- Warmhoudbakkenaantal 6
- Aluminiumfolieaantal 4
- Vershoudbakkenaantal 12
Apparatuur
- Luidsprekersaantal 2
- Mengpaneel
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Microfoonstatievenaantal 2
- Audiokabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Verlengkabelsaantal 6
Verlichting
- Lichtsnoerenaantal 6
- Ledlampenaantal 12
- Batterijlantaarnsaantal 6
Decoratie
- Ballonnenaantal 150
- Slingersaantal 12
- Tafelkledenaantal 16
- Bloemstukkenaantal 12
- Fotolijstenaantal 8
- Cijferslinger jubileum
- Naamkaartjesaantal 100
- Tafelkaarthoudersaantal 16
- Plakbandaantal 6
- Touwaantal 2
Schoonmaak
- Emmersaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Bezemsaantal 3
- Handvegersaantal 3
- Schoonmaakdoekenaantal 20
- Toiletborstelsaantal 3
- Handzeepdispensersaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg datum, programma en zaalindeling eerst vast. Reserveer daarna tafels, stoelen, buffettafels en garderoberekken; zonder definitieve indeling kun je de catering en bewegwijzering niet goed plannen.
- Open de aanmeldingen zodra de uitnodigingen zijn verstuurd en verwerk reacties wekelijks. Vraag dieetwensen uiterlijk 10 dagen voor de viering op, zodat je hoeveelheden en alternatieven kunt aanpassen.
- Controleer geluidsapparatuur, verlichting en de afspeellijst uiterlijk één week vooraf. Test op locatie ook microfoons, aansluitingen en het volume tijdens een kort programmaonderdeel.
- Plan servies en keukenmateriaal per onderdeel van de maaltijd. Tel dinerborden, dessertborden, glazen, bestek en serveerschalen voor het verwachte aantal gasten plus ongeveer 10 procent reserve.
- Verdeel de laatste voorbereiding over twee dagen. Zet dranken de avond ervoor koud, was groenten en fruit vooraf en maak hapjes en salades zo veel mogelijk op de dag zelf af.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een jubileumviering organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma en locatie. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 6 weken voor de viering en sluit de aanmeldingen 10 tot 14 dagen vooraf.
- Wanneer moet ik de catering voor een jubileumviering berekenen?
- Maak een eerste berekening zodra de uitnodigingen uit zijn. Werk die uiterlijk 10 dagen voor het jubileum bij op basis van de aanmeldingen en dieetwensen, en doe de definitieve boodschappen 1 tot 2 dagen vooraf.
- Hoeveel drank moet ik inkopen voor een jubileumviering?
- Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Tel extra water, koffie en thee mee als die door het programma heen worden geschonken.
- Wanneer stuur ik een herinnering aan de gasten?
- Stuur 7 tot 10 dagen voor de jubileumviering een korte herinnering. Vermeld daarin de aanvangstijd, locatie, eventuele parkeerinformatie en het moment waarop gasten zich kunnen aanmelden of afmelden.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!