Checklist para organizar una celebración de aniversario

Organizar una celebración de aniversario resulta más sencillo cuando divides el trabajo por etapas. Primero fija la fecha, el programa y el lugar; después confirma invitados, preferencias alimentarias y proveedores. Durante la última semana, revisa el mobiliario, el sonido, la iluminación y todo el material impreso. Esta checklist reúne 69 tareas y 58 artículos para que no olvides desde las tarjetas con nombres hasta las bebidas frías y la preparación de ensaladas.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Definir la ubicación y la disposición de la sala
2 personas
Redactar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir inscripciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Crear lista de reproducción musical
Confirmar a los ponentes y homenajeados
Calcular las cantidades de catering
2 personas
Reservar mesas y sillas
Gestionar neveras y cajas térmicas
Comprobar el equipo de sonido
2 personas
Comprobar la iluminación
2 personas
Comprar decoraciones
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Preparar el material impreso
Imprimir el programa y la señalización
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
Enviar recordatorio a los invitados
Hacer la compra
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Lavar frutas y verduras
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Preparar ensaladas
3 personas
Clasificar los materiales
2 personas

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Preparar las mesas del buffet
3 personas
Montar el sistema de sonido
2 personas
Colgar la iluminación
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar la señalización
2 personas
Montar el guardarropa
2 personas
Preparar la mesa de registro
2 personas
Preparar la vajilla y los cubiertos
3 personas
Terminar los platos del bufé
4 personas
Preparar café y té
2 personas
Probar la técnica
2 personas
Hacer briefing al equipo
4 personas
Recibir a los invitados
3 personas
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
Servir la bebida de bienvenida
3 personas
Servir café y té
2 personas
Encargarse de la apertura y la bienvenida
2 personas
Coordinar a los ponentes
2 personas
Proporcionar la música
Servir aperitivos
4 personas
Rellenar las bebidas
3 personas
Abrir el buffet
2 personas
Reponer el bufé
4 personas
Servir comidas especiales
2 personas
Cortar la tarta
2 personas
Servir café y tarta
3 personas
Anunciar la última ronda
Despedir a los invitados
3 personas

Seguimiento

Enfriar de forma segura los sobrantes
3 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Separar y desechar los residuos
3 personas
Recoger las mesas y sillas
4 personas
Barrer y fregar el recinto
3 personas
Limpiar los baños
2 personas
Retirar la decoración
3 personas
Desmontar el equipo de sonido
2 personas
Desmontar la iluminación
2 personas
Lavar y secar la vajilla
4 personas
Comprobar y empaquetar los materiales
3 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Repartir la comida sobrante
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 12
Sillas plegablescant. 90
Mesas de buffetcant. 4
Percheroscant. 2
Perchascant. 100
Papeleracant. 6

Vajilla

Platos de cenacant. 100
Platos de postrecant. 100
Tazones para sopacant. 90
Tazas de cafécant. 90
Vasos para aguacant. 120
Copas de vinocant. 100
Copas de cervezacant. 100
Cucharillas de cafécant. 100
Cuchillos de mesacant. 100
Tenedores de mesacant. 100
Cucharonescant. 16

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 6
Cuencos para mezclarcant. 8
Bandejas de servircant. 16
Bandejas de servir con tapacant. 8
Termoscant. 6
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Acumuladores de fríocant. 20
Bandejas para mantener calientecant. 6
Papel de aluminiocant. 4
Recipientes herméticoscant. 12

Equipo

Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Soportes de micrófonocant. 2
Cables de audiocant. 6
Regletascant. 6
Cables alargadorescant. 6

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 6
Lámparas LEDcant. 12
Linternas a pilascant. 6

Decoración

Globoscant. 150
Guirnaldascant. 12
Mantelescant. 16
Arreglos floralescant. 12
Marcos de fotoscant. 8
Guirnalda numérica de aniversario
Tarjetas de nombrecant. 100
Portatarjetas de mesacant. 16
Cinta adhesivacant. 6
Cuerdacant. 2

Limpieza

Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Escobascant. 3
Escobas de manocant. 3
Paños de limpiezacant. 20
Escobillas de bañocant. 3
Dispensadores de jabón de manoscant. 4

Catering

Compras

Consejos

Entre 4 y 6 semanas antes, define la fecha, el programa y la distribución de la sala. Así sabrás cuántas mesas, sillas y mesas de buffet necesitas antes de hacer reservas o compras.
Envía las invitaciones con al menos 3 semanas de antelación y cierra las inscripciones 7 días antes. Usa ese plazo para recopilar alergias, dietas especiales y el número final de asistentes.
Confirma a los ponentes y homenajeados una semana antes y vuelve a comprobar el programa 24 horas antes. Incluye sus nombres y el orden de intervención en el material impreso.
Calcula el catering con el número confirmado de invitados y reserva margen para las raciones más solicitadas. Enfría las bebidas el día anterior con neveras portátiles y acumuladores de frío, no el mismo día.
Haz una revisión técnica entre 2 y 3 horas antes de que lleguen los invitados: prueba el equipo de sonido, la iluminación, la música y la señalización. Deja preparadas las bandejas, termos y recipientes herméticos para servir sin retrasos.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una celebración de aniversario?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes para fijar la fecha, reservar el espacio y enviar las invitaciones. Deja la compra, las bebidas y la preparación de alimentos para los últimos 1 o 2 días.
¿Cuándo debo enviar las invitaciones para una celebración de aniversario?: Envíalas al menos 3 semanas antes de la celebración. Cierra las inscripciones 7 días antes para poder ajustar las cantidades de catering, las mesas y las sillas.
¿Cuándo se deben enfriar las bebidas?: Pon las bebidas a enfriar el día anterior, especialmente si usas neveras portátiles y acumuladores de frío. Comprueba de nuevo la temperatura entre 2 y 3 horas antes de empezar.
¿Qué hay que revisar el mismo día de la celebración?: Entre 2 y 3 horas antes, revisa el sonido, la iluminación, la disposición de la sala, la señalización y las tarjetas con nombres. Después prepara los aperitivos, las ensaladas y las bebidas para que todo esté listo antes de recibir a los invitados.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.