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Jubiläumsfeier organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Jubiläumsfeier wird übersichtlich, wenn du zuerst Datum, Programm und Raum festlegst und danach Gäste, Verpflegung und Ausstattung planst. Diese Checkliste führt dich durch 69 Aufgaben – von den ersten Entscheidungen bis zu den Vorbereitungen am Veranstaltungstag. Besonders oft werden Kühlung, Sitzplätze, Namensschilder und Wegweiser zu spät organisiert. Plane außerdem feste Fristen für Rückmeldungen und Ernährungswünsche ein, damit die Cateringmengen rechtzeitig feststehen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Standort und Raumaufteilung festlegen

    2 Personen

  • Einladungen erstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen öffnen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Musik-Playlist zusammenstellen

  • Redner und Jubilare bestätigen

  • Cateringmengen berechnen

    2 Personen

  • Tische und Stühle reservieren

  • Kühlschränke und Kühlboxen organisieren

  • Soundanlage überprüfen

    2 Personen

  • Beleuchtung kontrollieren

    2 Personen

  • Dekoration einkaufen

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Drucksachen vorbereiten

  • Programm und Wegweiser drucken

  • Namensschilder erstellen

    2 Personen

  • Erinnerung an Gäste senden

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Gemüse und Obst waschen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Salate vorbereiten

    3 Personen

  • Materialien sortieren

    2 Personen

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Buffet-Tische aufstellen

    3 Personen

  • Beschallungsanlage aufbauen

    2 Personen

  • Beleuchtung aufhängen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Garderobe einrichten

    2 Personen

  • Registrierungstisch aufbauen

    2 Personen

  • Geschirr und Besteck bereitstellen

    3 Personen

  • Buffetgerichte fertigstellen

    4 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Technik testen

    2 Personen

  • Teambriefing durchführen

    4 Personen

  • Gäste empfangen

    3 Personen

  • Namensschilder verteilen

    2 Personen

  • Begrüßungsgetränk servieren

    3 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Begrüßung und Eröffnung übernehmen

    2 Personen

  • Redner betreuen

    2 Personen

  • Musik organisieren

  • Snacks ausgeben

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    3 Personen

  • Buffet eröffnen

    2 Personen

  • Buffet auffüllen

    4 Personen

  • Diätmahlzeiten ausgeben

    2 Personen

  • Torte anschneiden

    2 Personen

  • Kaffee und Kuchen servieren

    3 Personen

  • Letzte Runde ankündigen

  • Gäste verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Reste sicher kühlen

    3 Personen

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Abfall trennen und entsorgen

    3 Personen

  • Tische und Stühle abräumen

    4 Personen

  • Veranstaltungsort fegen und wischen

    3 Personen

  • Toiletten reinigen

    2 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Tonanlage abbauen

    2 Personen

  • Beleuchtung abbauen

    2 Personen

  • Geschirr spülen und abtrocknen

    4 Personen

  • Materialien prüfen und einpacken

    3 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen verteilen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • KlappischeAnz. 12
  • KlappstühleAnz. 90
  • BuffetischeAnz. 4
  • GarderobenständerAnz. 2
  • KleiderbügelAnz. 100
  • AbfallbehälterAnz. 6

Geschirr

  • Dinner-TellerAnz. 100
  • DesserttellerAnz. 100
  • SuppenschalenAnz. 90
  • KaffeetassenAnz. 90
  • WassergläserAnz. 120
  • WeingläserAnz. 100
  • BiergläserAnz. 100
  • KaffeelöffelAnz. 100
  • TafelmesserAnz. 100
  • TischgabelnAnz. 100
  • ServierlöffelAnz. 16

Küche

  • SchneidebretterAnz. 6
  • KüchenmesserAnz. 6
  • RührschüsselnAnz. 8
  • ServierschalenAnz. 16
  • Servierplatten mit DeckelAnz. 8
  • ThermoskannenAnz. 6
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 4
  • KühlelementeAnz. 20
  • WarmhaltebehälterAnz. 6
  • AluminiumfolieAnz. 4
  • FrischhaltedosenAnz. 12

Ausstattung

  • LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • MikrofonständerAnz. 2
  • AudiokabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 6
  • LED-LampenAnz. 12
  • BatterielaternenAnz. 6

Dekoration

  • BallonsAnz. 150
  • GirlandenAnz. 12
  • TischdeckenAnz. 16
  • BlumenarrangementsAnz. 12
  • BilderrahmenAnz. 8
  • Zahlengirlande für Jubiläum
  • NamensschilderAnz. 100
  • TischkartenhalterAnz. 16
  • KlebebandAnz. 6
  • SeilAnz. 2

Reinigung

  • EimerAnz. 4
  • WischmopsAnz. 4
  • BesenAnz. 3
  • HandfegerAnz. 3
  • PutzlappenAnz. 20
  • ToilettenbürstenAnz. 3
  • HandseifenspenderAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Datum, Programm und Raumaufteilung zuerst fest. Bestätige Redner und Jubilare spätestens 2 bis 3 Wochen vor der Feier, damit Einladungen und Drucksachen vollständig sind.
  • Öffne die Anmeldung mit einer klaren Rückmeldefrist, idealerweise 14 Tage vor dem Termin. Erfasse dabei direkt Ernährungswünsche und bearbeite Änderungen in einer einzigen Gästeliste.
  • Berechne Speisen und Getränke erst nach Ablauf der Anmeldung. Stelle für das erste Veranstaltungsstunde etwa 2 bis 3 Getränke pro Person bereit und plane zusätzliche alkoholfreie Optionen ein.
  • Prüfe Mobiliar und Kühlung mindestens 7 Tage vorher. Für Buffet, Getränke und vorbereitete Speisen brauchst du neben Kühlschränken oder Kühlboxen auch ausreichend Kühl- und Warmhaltekapazität.
  • Bereite Gemüse, Obst, Snacks und Salate möglichst am Vortag vor. Getränke kommen mehrere Stunden vor Beginn in die Kühlung; Namensschilder, Programm und Wegweiser legst du am Veranstaltungstag sichtbar aus.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Jubiläumsfeier planen?
Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Programm und Raum. Einladungen sollten etwa 6 bis 8 Wochen vor der Feier verschickt werden, damit die Rückmeldungen rechtzeitig eingehen.
Wann sollte man die Einladungen zur Jubiläumsfeier verschicken?
Verschicke die Einladungen 6 bis 8 Wochen vor dem Termin und setze eine Rückmeldefrist etwa 14 Tage vorher. So bleiben noch rund 10 bis 14 Tage für Cateringmengen, Sitzplätze und Ernährungswünsche.
Wie viel Getränke braucht man für eine Jubiläumsfeier?
Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und plane danach etwa 1 Getränk pro Person und Stunde ein. Wasser und andere alkoholfreie Getränke sollten während der gesamten Feier verfügbar sein.
Was muss am Tag vor der Jubiläumsfeier vorbereitet werden?
Bereite Salate, Snacks sowie gewaschenes Gemüse und Obst am Vortag vor und stelle Kühlboxen mit Kühlelementen bereit. Prüfe außerdem Soundanlage, Beleuchtung, Drucksachen und Namensschilder spätestens am Abend vorher.

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