Zo organiseer je een jubileumtheeproeverij

Begin met de locatie, gastenlijst en gewenste proeverijopzet voordat je thee of servies regelt. Leg daarna de proefvolgorde vast en verzamel dieetwensen, zodat hapjes en dranken daarop aansluiten. In de laatste week controleer je huurmaterialen, thee, kopjes, waterkokers en proefbladen. Op de dag zelf werk je van inrichting naar ontvangst: eerst tafels en stoelen, daarna servies, theestations, labels en buffet.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Gastenlijst samenstellen
3
Uitnodigingen versturen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Theeselectie bepalen
2 personen
7
Proefvolgorde vastleggen
2 personen
8
Huurmateriaal reserveren
9
Programma en route delen
10
Aanmeldingen bevestigen
11
Boodschappenlijst controleren
2 personen
12
Boodschappen doen
2 personen
13
Thee en servies controleren
2 personen
14
Tafelschikking uitwerken
2 personen
15
Theelabels voorbereiden
2 personen
16
Proefbladen klaarleggen
2 personen
17
Hapjes voorbereiden
4 personen
18
Dranken koelen
2 personen
19
Locatie schoonmaken
3 personen
20
Tafels opstellen
3 personen
21
Stoelen plaatsen
3 personen
22
Servies klaarzetten
3 personen
23
Theestations inrichten
3 personen
24
Buffet inrichten
3 personen
25
Decoratie ophangen
2 personen
26
Muziek en verlichting testen
2 personen
27
Water en thee klaarzetten
3 personen

Event

28
Gasten ontvangen
3 personen
29
Welkomstdrank serveren
2 personen
30
Proefinstructie geven
31
Theeronde één serveren
3 personen
32
Hapjesronde één serveren
3 personen
33
Theeronde twee serveren
3 personen
34
Dranken bijvullen
2 personen
35
Gebak en hapjes bijvullen
2 personen
36
Theeronde drie serveren
3 personen
37
Jubileumtoast serveren
2 personen
38
Afscheid en garderobe helpen
2 personen

Nazorg

39
Restanten verpakken
2 personen
40
Servies afwassen
3 personen
41
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
42
Locatie schoonmaken
3 personen
43
Afval verzamelen
2 personen
44
Decoratie verwijderen
2 personen
45
Huurmateriaal retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 45
Buffettafelsaantal 2
Kapstokkenaantal 2

Servies

Theekopjesaantal 50
Schotelsaantal 50
Theelepelsaantal 50
Dessertbordjesaantal 50
Gebaksvorkjesaantal 50
Theepottenaantal 10
Glazenaantal 50
Waterkannenaantal 6
Serveerbladenaantal 6
Serveerschalenaantal 10

Keuken

Theezeefjesaantal 20
Keukentangenaantal 6
Maatkannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 2
Keukenschalenaantal 8

Apparatuur

Waterkokersaantal 4
Heetwaterurnenaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Theeweegschalenaantal 4
Keukentimersaantal 6
Koelboxenaantal 2

Decoratie

Tafelkledenaantal 6
Servettenhoudersaantal 6
Bloemstukkenaantal 6
Theelabelkaartjesaantal 20
Naamkaartjesaantal 50

Verlichting

Tafellampenaantal 6
Lichtslingersaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Afwasbakkenaantal 3
Schoonmaakemmersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de proefvolgorde vóór je de theelabels en proefbladen maakt. Noteer per thee de naam, herkomst of soort en serveer de lichtste smaken vóór krachtigere theeën.
Vraag dieetwensen uiterlijk bij de aanmelding uit en verwerk ze in één overzicht. Controleer dat passende hapjes niet alleen op de boodschappenlijst staan, maar ook herkenbaar op het buffet liggen.
Reken per proefronde op een eigen theepot of duidelijke markering. Zet minimaal één waterkan per tafel klaar, zodat gasten hun kopje tussen de verschillende theeën kunnen spoelen.
Controleer gehuurd materiaal uiterlijk één week vooraf op aantallen en staat. Tel vooral kopjes, schotels, lepels, dessertbordjes, gebaksvorkjes en serveerbladen apart na.
Zet de theestations minstens 30 minuten vóór ontvangst klaar en test waterkokers of heetwaterurnen. Houd thee, heet water en hapjes gescheiden van de looproute naar kapstokken en zitplaatsen.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd heb je nodig om een jubileumtheeproeverij voor te bereiden?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf met locatie, gastenlijst en uitnodigingen. Reserveer huurmaterialen uiterlijk 2 weken vóór de proeverij en doe de laatste controle in de week ervoor.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een jubileumtheeproeverij?: Stuur de uitnodigingen ongeveer 4 weken vooraf. Geef gasten minimaal 2 weken om zich aan te melden en dieetwensen door te geven, zodat je de hoeveelheden hapjes en het servies kunt vastleggen.
Hoeveel thee proef je tijdens een jubileumtheeproeverij?: Plan meestal 4 tot 6 soorten thee voor een programma van ongeveer 90 minuten. Trek per ronde voldoende tijd uit voor proeven, notities op het proefblad en het wisselen van kopje of theepot.
Wanneer zet je de thee en het buffet klaar?: Richt tafels, stoelen en servies 60 tot 90 minuten vóór ontvangst in. Zet thee, heet water en hapjes pas ongeveer 30 minuten vooraf klaar, zodat de temperatuur en versheid behouden blijven.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.