Zo organiseer je een jubileumshow zonder last-minute stress

Begin met de datum, locatie en het programma; pas daarna leg je optredens, catering en techniek definitief vast. Werk vervolgens van buiten naar binnen: eerst uitnodigingen en aanmeldingen, daarna het draaiboek, de spreekteksten en de briefing van presentator en artiesten. Een jubileumshow vraagt bovendien om meer dan een podium: denk aan stoelen, garderobe, naamkaartjes, programma’s en een aparte controle van geluid, licht en beeld. Plan de laatste week vooral voor bevestigen, klaarzetten en testen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Optredens bevestigen
2 personen
4
Uitnodigingen opstellen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen registreren
7
Dieetwensen verzamelen
8
Catering bestellen
2 personen
9
Techniekplan maken
2 personen
10
Lichtplan maken
2 personen
11
Draaiboek uitwerken
2 personen
12
Spreekteksten schrijven
2 personen
13
Muziek selecteren
2 personen
14
Presentator briefen
2 personen
15
Artiesten briefen
2 personen
16
Bezoekerslijst afronden
17
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
18
Programma's printen
2 personen
19
Presentjes inpakken
2 personen
20
Boodschappen doen
2 personen
21
Taart ophalen
22
Dranken koelen
2 personen
23
Catering voorbereiden
3 personen
24
Techniek controleren
2 personen
25
Muziekbestanden klaarzetten
26
Locatie openen
2 personen
27
Vloer en zaal schoonmaken
3 personen
28
Podium opbouwen
4 personen
29
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
30
Lichtinstallatie opbouwen
2 personen
31
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
32
Entree inrichten
2 personen
33
Garderobe inrichten
2 personen
34
Decoratie ophangen
3 personen
35
Fotowand opbouwen
2 personen
36
Buffet opbouwen
3 personen
37
Drankstation inrichten
2 personen
38
Servies klaarzetten
2 personen
39
Hapjes klaarzetten
3 personen
40
Taart gekoeld opslaan
41
Artiesten ontvangen
2 personen
42
Soundcheck uitvoeren
3 personen
43
Lichttest uitvoeren
2 personen
44
Briefing ontvangstteam
3 personen

Event

45
Deuren openen
3 personen
46
Gasten verwelkomen
3 personen
47
Aanmeldingen afvinken
2 personen
48
Programma's uitdelen
2 personen
49
Garderobe beheren
2 personen
50
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
51
Hapjes serveren
3 personen
52
Jubileumshow presenteren
53
Podiumwissels begeleiden
2 personen
54
Geluidsniveau bedienen
55
Lichtstanden bedienen
56
Dranken bijvullen
2 personen
57
Buffet aanvullen
3 personen
58
Warme gerechten uitserveren
3 personen
59
Tafels afruimen
3 personen
60
Jubileumtaart aansnijden
2 personen
61
Taart serveren
3 personen
62
Presentjes uitdelen
2 personen
63
Afscheid aankondigen
64
Gasten uitzwaaien
3 personen
65
Garderobe uitgifte verzorgen
2 personen

Nazorg

66
Apparatuur uitschakelen
2 personen
67
Eten en dranken veilig opbergen
2 personen
68
Afval verzamelen
3 personen
69
Servies afwassen
3 personen
70
Zaal opruimen
4 personen
71
Decoratie verwijderen
3 personen
72
Locatie schoonmaken
3 personen
73
Meubilair terugplaatsen
4 personen
74
Techniek afbreken
3 personen
75
Materialen inventariseren
2 personen
76
Geleende spullen retourneren
2 personen
77
Overgebleven voorraad opruimen
2 personen
78
Foto's en bestanden veiligstellen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 6
Podiumtrap
Statafelsaantal 8
Eettafelsaantal 12
Stoelenaantal 110
Buffettafelsaantal 4
Garderoberekkenaantal 3
Krukkenaantal 6

Servies

Dinerbordenaantal 120
Gebaksbordenaantal 120
Dessertlepelsaantal 120
Vorkenaantal 120
Messenaantal 120
Koffiekopjesaantal 100
Waterglazenaantal 150
Wijnglazenaantal 120
Champagneglazenaantal 110
Serveerbladenaantal 10
Serveerschalenaantal 12

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
Laptop
HDMI-kabelsaantal 3
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Diaprojector

Verlichting

LED-spotsaantal 6
Lichtslingersaantal 8
Verlengsnoerenaantal 6

Decoratie

Ballonnenaantal 150
Ballonnenbogenaantal 2
Slingersaantal 12
Tafelkledenaantal 16
Servettenhoudersaantal 12
Fotowand
Fotowandstandaardsaantal 2
Tafeldecoratiesaantal 12
Cadeautasjesaantal 110

Keuken

Koelboxenaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Taartmesaantal 2
Opscheplepelsaantal 8
Serveertangenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Koelelementenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Leg uiterlijk zes tot acht weken vooraf de datum, locatie en optredens vast. Reserveer meteen podiumdelen, podiumtrap, stoelen en garderoberekken; die worden vaak pas op het laatste moment meegenomen.
Stuur de uitnodigingen minimaal vier weken vooraf en sluit de aanmeldingen zeven dagen voor de show. Gebruik die eindlijst voor dieetwensen, naamkaartjes, programma’s en de aantallen voor de catering.
Maak het techniekplan niet alleen voor geluid. Noteer per onderdeel de luidsprekers, het mengpaneel, de draadloze microfoons, HDMI-kabels, verlengkabels, stekkerdozen en de plek van de diaprojector.
Plan een volledige technische repetitie uiterlijk één dag vooraf. Test presentatielaptop, muziekbestanden, beeld, microfoonstatieven en LED-spots in de volgorde van het programma, niet alleen afzonderlijk.
Koel de dranken en haal de taart op volgens een tijdschema op de dag zelf. Zet servies per eetmoment klaar en wijs één persoon aan voor de laatste controle van draaiboek, spreekteksten, presentjes en bezoekerslijst.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een jubileumshow organiseren?: Begin bij voorkeur acht tot twaalf weken vooraf. Reserveer in de eerste twee weken de locatie en bevestig de optredens; stuur de uitnodigingen daarna uiterlijk vier weken voor de show.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een jubileumshow?: Verstuur ze ongeveer vier weken vooraf en geef gasten minimaal drie weken om te reageren. Sluit de aanmeldingen zeven dagen voor de show, zodat je catering, naamkaartjes en programma’s kunt afronden.
Wanneer test je de techniek voor een jubileumshow?: Doe een volledige test uiterlijk één dag vooraf en herhaal de basiscontrole op de dag zelf. Controleer minimaal microfoons, muziekbestanden, laptop, HDMI-verbinding, verlichting en alle verlengkabels.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een jubileumshow?: Reken voor podium, stoelen, buffettafels, techniek en verlichting op minimaal vier uur opbouw. Plan daarna nog 60 tot 90 minuten voor een doorloop met presentator en artiesten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.