So organisierst du eine Jubiläumsshow
Bei einer Jubiläumsshow laufen Bühnenprogramm, Empfang und Bewirtung gleichzeitig. Lege deshalb zuerst Datum, Programm und Location fest und bestätige danach Auftritte, Technik und Catering. Verschicke die Einladungen früh genug, damit Anmeldungen und Ernährungswünsche in die Planung einfließen. In den letzten Tagen geht es vor allem um Ablaufplan, Technikprobe, Namensschilder, Programme, Geschenke und gekühlte Getränke.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
- 2
Location reservieren
- 3
Auftritte bestätigen
2 Personen
- 4
Einladungen erstellen
2 Personen
- 5
Einladungen verschicken
2 Personen
- 6
Anmeldungen erfassen
- 7
Ernährungswünsche erfassen
- 8
Catering bestellen
2 Personen
- 9
Technikplan erstellen
2 Personen
- 10
Lichtplan erstellen
2 Personen
- 11
Ablaufplan ausarbeiten
2 Personen
- 12
Redetexte schreiben
2 Personen
- 13
Musik auswählen
2 Personen
- 14
Moderator briefen
2 Personen
- 15
Künstler briefen
2 Personen
- 16
Besucherlist abschließen
- 17
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 18
Programme drucken
2 Personen
- 19
Geschenke einpacken
2 Personen
- 20
Einkaufen gehen
2 Personen
- 21
Torte abholen
- 22
Getränke kühlen
2 Personen
- 23
Catering vorbereiten
3 Personen
- 24
Technik prüfen
2 Personen
- 25
Musikdateien bereitlegen
- 26
Location öffnen
2 Personen
- 27
Boden und Saal reinigen
3 Personen
- 28
Bühne aufbauen
4 Personen
- 29
Beschallungsanlage aufbauen
3 Personen
- 30
Lichtanlage aufbauen
2 Personen
- 31
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 32
Eingangsbereich einrichten
2 Personen
- 33
Garderobe einrichten
2 Personen
- 34
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 35
Fotowand aufbauen
2 Personen
- 36
Buffet aufbauen
3 Personen
- 37
Getränkestation einrichten
2 Personen
- 38
Geschirr bereitstellen
2 Personen
- 39
Snacks bereitstellen
3 Personen
- 40
Kuchen gekühlt lagern
- 41
Künstler empfangen
2 Personen
- 42
Soundcheck durchführen
3 Personen
- 43
Lichttest durchführen
2 Personen
- 44
Briefing des Empfangsteams
3 Personen
Event
- 45
Türen öffnen
3 Personen
- 46
Gäste begrüßen
3 Personen
- 47
Anmeldungen abhaken
2 Personen
- 48
Programme ausgeben
2 Personen
- 49
Garderobe verwalten
2 Personen
- 50
Willkommensgetränke servieren
3 Personen
- 51
Snacks servieren
3 Personen
- 52
Jubiläumsshow präsentieren
- 53
Bühnenwechsel begleiten
2 Personen
- 54
Lautstärke regeln
- 55
Lichtstimmungen steuern
- 56
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 57
Buffet auffüllen
3 Personen
- 58
Warme Speisen servieren
3 Personen
- 59
Tische abräumen
3 Personen
- 60
Jubiläumstorte anschneiden
2 Personen
- 61
Torte servieren
3 Personen
- 62
Give-aways verteilen
2 Personen
- 63
Abschied ankündigen
- 64
Gäste verabschieden
3 Personen
- 65
Ausgabe an der Garderobe organisieren
2 Personen
Nachbereitung
- 66
Geräte ausschalten
2 Personen
- 67
Speisen und Getränke sicher lagern
2 Personen
- 68
Abfall sammeln
3 Personen
- 69
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 70
Raum aufräumen
4 Personen
- 71
Dekoration entfernen
3 Personen
- 72
Location reinigen
3 Personen
- 73
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
- 74
Technik abbauen
3 Personen
- 75
Materialien inventarisieren
2 Personen
- 76
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 77
Übrig gebliebenen Vorrat wegräumen
2 Personen
- 78
Fotos und Dateien sichern
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- BühnenelementeAnz. 6
- Bühnentreppe
- StehtischeAnz. 8
- EsstischeAnz. 12
- StühleAnz. 110
- BuffetischeAnz. 4
- GarderobenständerAnz. 3
- HockerAnz. 6
Geschirr
- Dinner-TellerAnz. 120
- KuchenplattenAnz. 120
- DessertlöffelAnz. 120
- GabelnAnz. 120
- MesserAnz. 120
- KaffeetassenAnz. 100
- WassergläserAnz. 150
- WeingläserAnz. 120
- ChampagnergläserAnz. 110
- ServiertablettsAnz. 10
- ServierschalenAnz. 12
Ausstattung
- LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- FunkmikrofoneAnz. 3
- MikrofonständerAnz. 3
- Laptop
- HDMI-KabelAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 6
- Diaprojektor
Beleuchtung
- LED-SpotsAnz. 6
- LichterkettenAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 6
Dekoration
- BallonsAnz. 150
- BallonbögenAnz. 2
- GirlandenAnz. 12
- TischdeckenAnz. 16
- ServiettenhalterAnz. 12
- Fotowand
- FotowandständerAnz. 2
- TischdekorationenAnz. 12
- GeschenktütenAnz. 110
Küche
- KühlboxenAnz. 4
- WarmhaltebehälterAnz. 4
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- TortenmesserAnz. 2
- ServierlöffelAnz. 8
- ServierzangenAnz. 6
- SchneidebretterAnz. 3
- KüchenmesserAnz. 3
- KühlelementeAnz. 12
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Beginne mit Datum, Programm und Location: Die Bühne, Sitzplätze und Technik brauchen ausreichend Raum, bevor du Auftritte verbindlich bestätigst. Plane außerdem früh, wo Steh- und Esstische, Buffet und Garderobe stehen.
- Verschicke die Einladungen nicht erst kurz vor der Show. Schließe die Besucher- und Anmeldeliste spätestens einige Tage vor dem Termin, damit Catering, Namensschilder und Ernährungswünsche belastbar sind.
- Erstelle einen Ablaufplan mit Uhrzeiten für Einlass, Reden, Auftritte, Essen und Übergänge. Übergib Redetexte, Musikdateien und technische Anforderungen vorab an Moderation, Künstler und Technikteam.
- Plane die Technik als eigenen Termin: Lautsprecher, Mischpult, Funkmikrofone, Laptop, HDMI-Kabel und Verlängerungskabel müssen vor Beginn geprüft werden. Eine kurze Probe mit Licht und Diaprojektor verhindert hektische Änderungen während der Show.
- Erledige die letzten Besorgungen spätestens am Vortag. Getränke können dann gekühlt werden; Torte, Geschenke, gedruckte Programme und eingepackte Präsente gehören an einen festen Ausgabeort, damit sie beim Aufbau nicht gesucht werden.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Jubiläumsshow organisieren?
- Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Programm und Location. Auftritte, Einladungen, Catering und Technik lassen sich dann noch ohne Zeitdruck koordinieren.
- Wann muss die Location für eine Jubiläumsshow reserviert werden?
- Reserviere die Location möglichst 8 bis 12 Wochen vor dem Termin, bevor du Einladungen verschickst. Prüfe dabei Bühne, Bestuhlung, Buffetfläche, Garderobe, Stromanschlüsse und den Aufbauzeitraum.
- Wann verschickt man Einladungen für eine Jubiläumsshow?
- Verschicke die Einladungen etwa 6 bis 8 Wochen vorher und setze eine Rückmeldefrist von ungefähr 2 bis 3 Wochen. So bleiben noch mindestens 7 Tage für die finale Besucherzahl und Ernährungswünsche.
- Wann sollte die Technikprobe stattfinden?
- Führe die vollständige Technikprobe spätestens am Vortag durch, bei umfangreicher Bühnentechnik besser 2 bis 3 Tage vorher. Teste dabei Ton, Funkmikrofone, Musikdateien, Präsentationen, Licht und alle Kabelverbindungen.
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