Cómo organizar un espectáculo de aniversario sin perder el control

Un espectáculo de aniversario combina recepción, actuaciones, intervenciones, música y catering, así que conviene trabajar con un programa cerrado desde el principio. Empieza fijando la fecha, reservando el lugar y confirmando las actuaciones antes de enviar las invitaciones. Después coordina inscripciones, preferencias alimentarias, guion, sonido, iluminación y montaje. El día anterior deben quedar listos los materiales impresos, los regalos, la tarta, las bebidas y los archivos de música.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
2
Reservar el lugar
3
Confirmar las actuaciones
2 personas
4
Redactar invitaciones
2 personas
5
Enviar invitaciones
2 personas
6
Registrar inscripciones
7
Recoger preferencias dietéticas
8
Pedir el catering
2 personas
9
Elaborar el plan técnico
2 personas
10
Hacer el plan de iluminación
2 personas
11
Desarrollar el programa
2 personas
12
Redactar los textos de intervención
2 personas
13
Seleccionar música
2 personas
14
Informar al presentador
2 personas
15
Informar a los artistas
2 personas
16
Finalizar la lista de visitantes
17
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
18
Imprimir los programas
2 personas
19
Empaquetar regalitos
2 personas
20
Hacer la compra
2 personas
21
Recoger la tarta
22
Enfriar bebidas
2 personas
23
Preparar el catering
3 personas
24
Comprobar la técnica
2 personas
25
Preparar los archivos de música
26
Abrir la ubicación
2 personas
27
Limpiar el suelo y el salón
3 personas
28
Montar el escenario
4 personas
29
Montar el sistema de sonido
3 personas
30
Montar la instalación de iluminación
2 personas
31
Colocar mesas y sillas
4 personas
32
Montar la entrada
2 personas
33
Montar el guardarropa
2 personas
34
Colgar la decoración
3 personas
35
Montar el photocall
2 personas
36
Montar el buffet
3 personas
37
Montar el puesto de bebidas
2 personas
38
Preparar la vajilla
2 personas
39
Preparar los aperitivos
3 personas
40
Guardar la tarta en frío
41
Recibir a los artistas
2 personas
42
Hacer la prueba de sonido
3 personas
43
Realizar la prueba de luces
2 personas
44
Briefing del equipo de recepción
3 personas

Evento

45
Abrir las puertas
3 personas
46
Dar la bienvenida a los invitados
3 personas
47
Marcar las inscripciones
2 personas
48
Repartir programas
2 personas
49
Gestionar el guardarropa
2 personas
50
Servir las bebidas de bienvenida
3 personas
51
Servir aperitivos
3 personas
52
Presentar el espectáculo de aniversario
53
Coordinar los cambios de escenario
2 personas
54
Controlar el nivel de sonido
55
Controlar las luces
56
Rellenar las bebidas
2 personas
57
Reponer el bufé
3 personas
58
Servir los platos calientes
3 personas
59
Retirar la vajilla de las mesas
3 personas
60
Cortar la tarta de aniversario
2 personas
61
Servir la tarta
3 personas
62
Repartir obsequios
2 personas
63
Anunciar la despedida
64
Despedir a los invitados
3 personas
65
Gestionar la entrega del guardarropa
2 personas

Seguimiento

66
Apagar el equipo
2 personas
67
Guardar alimentos y bebidas de forma segura
2 personas
68
Recoger la basura
3 personas
69
Lavar la vajilla
3 personas
70
Recoger la sala
4 personas
71
Retirar la decoración
3 personas
72
Limpiar el lugar
3 personas
73
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
74
Desmontar el equipo técnico
3 personas
75
Inventariar materiales
2 personas
76
Devolver los objetos prestados
2 personas
77
Recoger el stock sobrante
2 personas
78
Asegurar las fotos y los archivos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Piezas de escenariocant. 6
Escalera del escenario
Mesas altascant. 8
Mesas de comedorcant. 12
Sillascant. 110
Mesas de buffetcant. 4
Percheroscant. 3
Taburetescant. 6

Vajilla

Platos de cenacant. 120
Platos para postrecant. 120
Cucharillas de postrecant. 120
Tenedorescant. 120
Cuchilloscant. 120
Tazas de cafécant. 100
Vasos para aguacant. 150
Copas de vinocant. 120
Copas de champáncant. 110
Bandejas de serviciocant. 10
Bandejas de servircant. 12

Equipo

Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes de micrófonocant. 3
Portátil
Cables HDMIcant. 3
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Proyector de diapositivas

Iluminación

Focos LEDcant. 6
Guirnaldas de lucescant. 8
Cables alargadorescant. 6

Decoración

Globoscant. 150
Arcos de globoscant. 2
Guirnaldascant. 12
Mantelescant. 16
Porta-servilletascant. 12
Photowall
Soportes para fondo fotográficocant. 2
Decoraciones de mesacant. 12
Bolsas de regalocant. 110

Cocina

Neveras portátilescant. 4
Bandejas para mantener calientecant. 4
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Cuchillo para tartacant. 2
Cucharonescant. 8
Pinzas de servircant. 6
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de cocinacant. 3
Acumuladores de fríocant. 12

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el lugar y las actuaciones antes de redactar las invitaciones. Deja al menos 7 días entre el cierre de inscripciones y el pedido definitivo del catering para poder contar asistentes y dietas.
Diseña el programa con horas concretas y asigna una persona a cada transición: entrada, intervenciones, actuaciones, comida y tarta. Entrega el guion al presentador y a los artistas como mínimo 48 horas antes.
Haz una prueba técnica completa en el mismo espacio, no solo una comprobación rápida de los altavoces. Prueba los micrófonos inalámbricos, la mesa de mezclas, el proyector, los cables HDMI, las regletas y los focos LED.
Calcula el montaje según el flujo del público: escenario y escalera despejados, mesas de buffet accesibles y suficientes sillas, percheros y mesas altas. Comprueba que los cables no crucen las zonas de paso y prepara alargadores de reserva.
El día del espectáculo, enfría las bebidas con varias horas de antelación y recoge la tarta según el horario acordado. Coloca tarjetas de nombre y programas antes de recibir a los invitados, y guarda una copia de la música en el portátil y en otro soporte.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un espectáculo de aniversario?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes, sobre todo si hay que confirmar actuaciones y reservar un lugar. Cierra el programa y el catering aproximadamente 7 días antes, cuando ya tengas la lista final de visitantes.
¿Cuándo se deben enviar las invitaciones?: Envíalas entre 4 y 6 semanas antes del espectáculo para que los invitados puedan inscribirse. Fija una fecha límite de respuesta al menos 10 días antes, dejando margen para recoger preferencias dietéticas y ajustar el catering.
¿Cuándo hay que hacer la prueba técnica?: Haz una prueba completa entre 24 y 48 horas antes y repite una comprobación breve el mismo día. Incluye micrófonos, altavoces, proyector, música, iluminación, cables y tomas de corriente.
¿Cuánta bebida hay que preparar para un espectáculo de aniversario?: Como referencia, calcula de 2 a 3 bebidas por persona durante la primera hora y después aproximadamente 1 bebida por persona y hora. Separa agua, vino, champán y bebidas sin alcohol, y enfría una parte con varias horas de antelación.

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