Jubileumshow organiseren: checklist en planning

Een jubileumshow vraagt om meer dan een podium en een feestelijk programma. Je regelt tegelijk de locatie, optredens, uitnodigingen, techniek, catering en ontvangst van bezoekers. Plan eerst datum, programma en locatie; werk daarna toe naar bevestigingen, aanmeldingen en een draaiboek. In de laatste week controleer je onder meer microfoons, muziekbestanden, naamkaartjes, programma’s, taart en gekoelde dranken. Met deze checklist houd je overzicht over alle 78 taken en 51 benodigde spullen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Optredens bevestigen
2 personen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen registreren
Dieetwensen verzamelen
Catering bestellen
2 personen
Techniekplan maken
2 personen
Lichtplan maken
2 personen
Draaiboek uitwerken
2 personen
Spreekteksten schrijven
2 personen
Muziek selecteren
2 personen
Presentator briefen
2 personen
Artiesten briefen
2 personen
Bezoekerslijst afronden
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Programma's printen
2 personen
Presentjes inpakken
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Taart ophalen
Dranken koelen
2 personen
Catering voorbereiden
3 personen
Techniek controleren
2 personen
Muziekbestanden klaarzetten
Locatie openen
2 personen
Vloer en zaal schoonmaken
3 personen
Podium opbouwen
4 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
Lichtinstallatie opbouwen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Entree inrichten
2 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Fotowand opbouwen
2 personen
Buffet opbouwen
3 personen
Drankstation inrichten
2 personen
Servies klaarzetten
2 personen
Hapjes klaarzetten
3 personen
Taart gekoeld opslaan
Artiesten ontvangen
2 personen
Soundcheck uitvoeren
3 personen
Lichttest uitvoeren
2 personen
Briefing ontvangstteam
3 personen

Event

Deuren openen
3 personen
Gasten verwelkomen
3 personen
Aanmeldingen afvinken
2 personen
Programma's uitdelen
2 personen
Garderobe beheren
2 personen
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Jubileumshow presenteren
Podiumwissels begeleiden
2 personen
Geluidsniveau bedienen
Lichtstanden bedienen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Warme gerechten uitserveren
3 personen
Tafels afruimen
3 personen
Jubileumtaart aansnijden
2 personen
Taart serveren
3 personen
Presentjes uitdelen
2 personen
Afscheid aankondigen
Gasten uitzwaaien
3 personen
Garderobe uitgifte verzorgen
2 personen

Nazorg

Apparatuur uitschakelen
2 personen
Eten en dranken veilig opbergen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Zaal opruimen
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Techniek afbreken
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opruimen
2 personen
Foto's en bestanden veiligstellen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 6
Podiumtrap
Statafelsaantal 8
Eettafelsaantal 12
Stoelenaantal 110
Buffettafelsaantal 4
Garderoberekkenaantal 3
Krukkenaantal 6

Servies

Dinerbordenaantal 120
Gebaksbordenaantal 120
Dessertlepelsaantal 120
Vorkenaantal 120
Messenaantal 120
Koffiekopjesaantal 100
Waterglazenaantal 150
Wijnglazenaantal 120
Champagneglazenaantal 110
Serveerbladenaantal 10
Serveerschalenaantal 12

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
Laptop
HDMI-kabelsaantal 3
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Diaprojector

Verlichting

LED-spotsaantal 6
Lichtslingersaantal 8
Verlengsnoerenaantal 6

Decoratie

Ballonnenaantal 150
Ballonnenbogenaantal 2
Slingersaantal 12
Tafelkledenaantal 16
Servettenhoudersaantal 12
Fotowand
Fotowandstandaardsaantal 2
Tafeldecoratiesaantal 12
Cadeautasjesaantal 110

Keuken

Koelboxenaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Taartmesaantal 2
Opscheplepelsaantal 8
Serveertangenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Koelelementenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum, programma en locatie eerst vast. Bevestig optredens daarna schriftelijk, zodat je uitnodiging het juiste programma en tijdschema bevat.
Sluit de bezoekerslijst niet pas op de dag zelf. Verzamel dieetwensen tijdens de aanmeldingen en geef het definitieve aantal door aan de catering zodra de inschrijftermijn voorbij is.
Test techniek minimaal één keer vóór de show en nogmaals op locatie. Controleer luidsprekers, mengpaneel, draadloze microfoons, HDMI-kabels, laptop en diaprojector met het daadwerkelijke programma.
Plan de ontvangst apart van het podiumprogramma. Zet naamkaartjes, programma’s en garderoberekken klaar voordat bezoekers binnenkomen en houd stoelen, statafels en buffettafels volgens de zaalindeling geplaatst.
Maak een tijdschema voor de laatste 24 uur. Haal de taart op, koel de dranken, pak presentjes in en zet muziekbestanden klaar; reserveer daarnaast tijd voor een volledige techniekcontrole.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een jubileumshow organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en programma. Verstuur de uitnodigingen daarna zodra optredens en tijden voldoende vaststaan, zodat je minimaal 3 weken hebt voor aanmeldingen.
Wanneer moet ik de catering voor een jubileumshow bestellen?: Bestel de catering zodra de locatie en het programma vastliggen, meestal 4 tot 6 weken vooraf. Geef het definitieve aantal gasten en de verzamelde dieetwensen 7 tot 10 dagen voor de show door.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de techniekcontrole?: Plan minimaal 90 minuten voor de volledige controle van geluid, presentaties en verlichting. Test alle microfoons, kabels en muziekbestanden bovendien nog kort op de dag zelf, vóór de eerste gasten arriveren.
Wanneer moet ik het draaiboek en de spreekteksten klaar hebben?: Maak een eerste draaiboek ongeveer 3 weken vooraf en werk het uiterlijk 5 dagen voor de jubileumshow definitief uit. Brief de presentator en artiesten daarna met dezelfde versie, inclusief tijden en overgangen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.