Checklist para organizar un espectáculo de aniversario

Un espectáculo de aniversario combina recepción, actuaciones, discursos, música y catering, así que los detalles deben cerrarse en un orden concreto. Empieza por fijar la fecha, reservar el lugar y confirmar a los artistas antes de enviar las invitaciones. Después controla inscripciones, preferencias dietéticas y necesidades técnicas. En los últimos días, prepara los programas, nombres, regalos, bebidas, tarta y archivos de música para que el equipo pueda centrarse en recibir a los invitados.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Reservar el lugar
Confirmar las actuaciones
2 personas
Redactar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Registrar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Pedir el catering
2 personas
Elaborar el plan técnico
2 personas
Hacer el plan de iluminación
2 personas
Desarrollar el programa
2 personas
Redactar los textos de intervención
2 personas
Seleccionar música
2 personas
Informar al presentador
2 personas
Informar a los artistas
2 personas
Finalizar la lista de visitantes
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Imprimir los programas
2 personas
Empaquetar regalitos
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Recoger la tarta
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar el catering
3 personas
Comprobar la técnica
2 personas
Preparar los archivos de música
Abrir la ubicación
2 personas
Limpiar el suelo y el salón
3 personas
Montar el escenario
4 personas
Montar el sistema de sonido
3 personas
Montar la instalación de iluminación
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar la entrada
2 personas
Montar el guardarropa
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Montar el photocall
2 personas
Montar el buffet
3 personas
Montar el puesto de bebidas
2 personas
Preparar la vajilla
2 personas
Preparar los aperitivos
3 personas
Guardar la tarta en frío
Recibir a los artistas
2 personas
Hacer la prueba de sonido
3 personas
Realizar la prueba de luces
2 personas
Briefing del equipo de recepción
3 personas

Evento

Abrir las puertas
3 personas
Dar la bienvenida a los invitados
3 personas
Marcar las inscripciones
2 personas
Repartir programas
2 personas
Gestionar el guardarropa
2 personas
Servir las bebidas de bienvenida
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Presentar el espectáculo de aniversario
Coordinar los cambios de escenario
2 personas
Controlar el nivel de sonido
Controlar las luces
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el bufé
3 personas
Servir los platos calientes
3 personas
Retirar la vajilla de las mesas
3 personas
Cortar la tarta de aniversario
2 personas
Servir la tarta
3 personas
Repartir obsequios
2 personas
Anunciar la despedida
Despedir a los invitados
3 personas
Gestionar la entrega del guardarropa
2 personas

Seguimiento

Apagar el equipo
2 personas
Guardar alimentos y bebidas de forma segura
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la sala
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
Desmontar el equipo técnico
3 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Recoger el stock sobrante
2 personas
Asegurar las fotos y los archivos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Piezas de escenariocant. 6
Escalera del escenario
Mesas altascant. 8
Mesas de comedorcant. 12
Sillascant. 110
Mesas de buffetcant. 4
Percheroscant. 3
Taburetescant. 6

Vajilla

Platos de cenacant. 120
Platos para postrecant. 120
Cucharillas de postrecant. 120
Tenedorescant. 120
Cuchilloscant. 120
Tazas de cafécant. 100
Vasos para aguacant. 150
Copas de vinocant. 120
Copas de champáncant. 110
Bandejas de serviciocant. 10
Bandejas de servircant. 12

Equipo

Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes de micrófonocant. 3
Portátil
Cables HDMIcant. 3
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Proyector de diapositivas

Iluminación

Focos LEDcant. 6
Guirnaldas de lucescant. 8
Cables alargadorescant. 6

Decoración

Globoscant. 150
Arcos de globoscant. 2
Guirnaldascant. 12
Mantelescant. 16
Porta-servilletascant. 12
Photowall
Soportes para fondo fotográficocant. 2
Decoraciones de mesacant. 12
Bolsas de regalocant. 110

Cocina

Neveras portátilescant. 4
Bandejas para mantener calientecant. 4
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Cuchillo para tartacant. 2
Cucharonescant. 8
Pinzas de servircant. 6
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de cocinacant. 3
Acumuladores de fríocant. 12

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el programa y el lugar antes de enviar invitaciones: así los invitados reciben información definitiva y los artistas pueden confirmar su participación.
Recoge las preferencias dietéticas junto con la inscripción y pásalas al catering con varios días de margen. No esperes a la lista final de visitantes para detectar alergias o dietas especiales.
Haz una prueba técnica completa antes del evento: comprueba altavoces, mesa de mezclas, micrófonos inalámbricos, portátil, proyector, cables y regletas en la misma sala donde se celebrará el espectáculo.
Prepara el programa, las tarjetas de nombre y los textos de intervención con antelación. Entrega una versión final al presentador y a los artistas, y guarda los archivos de música también en un segundo dispositivo.
Reserva las tareas de última hora para el día anterior y la mañana del evento: enfriar bebidas, recoger la tarta, preparar el catering, empaquetar los regalos y revisar la lista final de visitantes.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que enviar las invitaciones para un espectáculo de aniversario?: Envíalas cuando la fecha, el lugar y las actuaciones principales estén confirmados, idealmente entre 4 y 6 semanas antes. Fija también una fecha límite de inscripción para poder cerrar catering, nombres y preferencias dietéticas.
¿Cuándo hay que confirmar el catering de un espectáculo de aniversario?: Confírmalo al menos 7 días antes, cuando ya tengas una previsión fiable de asistentes y las preferencias dietéticas registradas. La cantidad definitiva puede ajustarse después de cerrar la lista de visitantes.
¿Cuándo se debe hacer la prueba técnica?: Haz una primera comprobación entre 3 y 7 días antes y repite una revisión breve el mismo día. Prueba especialmente los micrófonos, altavoces, proyector, archivos de música, cables y puntos de corriente.
¿Qué hay que preparar el día anterior al espectáculo de aniversario?: Deja listos los programas, las tarjetas de nombre, los regalitos y los archivos de música. También conviene recoger la tarta, enfriar las bebidas y revisar que el catering y la técnica estén confirmados.

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