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Jubiläumsshow organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Jubiläumsshow braucht mehr als ein Programm und eine reservierte Location. Du musst Auftritte, Technik, Catering, Gästeliste und den Ablauf so koordinieren, dass am Veranstaltungstag nichts dazwischenkommt. Diese Checkliste führt dich durch 78 Aufgaben und zeigt, was früh feststehen muss und was erst kurz vorher erledigt wird. Besonders leicht vergessen werden Ernährungswünsche, Namensschilder, Musikdateien und ein vollständiger Techniktest.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Location reservieren

  • Auftritte bestätigen

    2 Personen

  • Einladungen erstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen erfassen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Catering bestellen

    2 Personen

  • Technikplan erstellen

    2 Personen

  • Lichtplan erstellen

    2 Personen

  • Ablaufplan ausarbeiten

    2 Personen

  • Redetexte schreiben

    2 Personen

  • Musik auswählen

    2 Personen

  • Moderator briefen

    2 Personen

  • Künstler briefen

    2 Personen

  • Besucherlist abschließen

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Programme drucken

    2 Personen

  • Geschenke einpacken

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Torte abholen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Catering vorbereiten

    3 Personen

  • Technik prüfen

    2 Personen

  • Musikdateien bereitlegen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Boden und Saal reinigen

    3 Personen

  • Bühne aufbauen

    4 Personen

  • Beschallungsanlage aufbauen

    3 Personen

  • Lichtanlage aufbauen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Eingangsbereich einrichten

    2 Personen

  • Garderobe einrichten

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Fotowand aufbauen

    2 Personen

  • Buffet aufbauen

    3 Personen

  • Getränkestation einrichten

    2 Personen

  • Geschirr bereitstellen

    2 Personen

  • Snacks bereitstellen

    3 Personen

  • Kuchen gekühlt lagern

  • Künstler empfangen

    2 Personen

  • Soundcheck durchführen

    3 Personen

  • Lichttest durchführen

    2 Personen

  • Briefing des Empfangsteams

    3 Personen

Event

  • Türen öffnen

    3 Personen

  • Gäste begrüßen

    3 Personen

  • Anmeldungen abhaken

    2 Personen

  • Programme ausgeben

    2 Personen

  • Garderobe verwalten

    2 Personen

  • Willkommensgetränke servieren

    3 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Jubiläumsshow präsentieren

  • Bühnenwechsel begleiten

    2 Personen

  • Lautstärke regeln

  • Lichtstimmungen steuern

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet auffüllen

    3 Personen

  • Warme Speisen servieren

    3 Personen

  • Tische abräumen

    3 Personen

  • Jubiläumstorte anschneiden

    2 Personen

  • Torte servieren

    3 Personen

  • Give-aways verteilen

    2 Personen

  • Abschied ankündigen

  • Gäste verabschieden

    3 Personen

  • Ausgabe an der Garderobe organisieren

    2 Personen

Nachbereitung

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Speisen und Getränke sicher lagern

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Raum aufräumen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    4 Personen

  • Technik abbauen

    3 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenen Vorrat wegräumen

    2 Personen

  • Fotos und Dateien sichern

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • BühnenelementeAnz. 6
  • Bühnentreppe
  • StehtischeAnz. 8
  • EsstischeAnz. 12
  • StühleAnz. 110
  • BuffetischeAnz. 4
  • GarderobenständerAnz. 3
  • HockerAnz. 6

Geschirr

  • Dinner-TellerAnz. 120
  • KuchenplattenAnz. 120
  • DessertlöffelAnz. 120
  • GabelnAnz. 120
  • MesserAnz. 120
  • KaffeetassenAnz. 100
  • WassergläserAnz. 150
  • WeingläserAnz. 120
  • ChampagnergläserAnz. 110
  • ServiertablettsAnz. 10
  • ServierschalenAnz. 12

Ausstattung

  • LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • FunkmikrofoneAnz. 3
  • MikrofonständerAnz. 3
  • Laptop
  • HDMI-KabelAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • Diaprojektor

Beleuchtung

  • LED-SpotsAnz. 6
  • LichterkettenAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 6

Dekoration

  • BallonsAnz. 150
  • BallonbögenAnz. 2
  • GirlandenAnz. 12
  • TischdeckenAnz. 16
  • ServiettenhalterAnz. 12
  • Fotowand
  • FotowandständerAnz. 2
  • TischdekorationenAnz. 12
  • GeschenktütenAnz. 110

Küche

  • KühlboxenAnz. 4
  • WarmhaltebehälterAnz. 4
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • TortenmesserAnz. 2
  • ServierlöffelAnz. 8
  • ServierzangenAnz. 6
  • SchneidebretterAnz. 3
  • KüchenmesserAnz. 3
  • KühlelementeAnz. 12

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Datum, Programm und Location mindestens 8 bis 12 Wochen vorher fest. Bestätige Auftritte schriftlich, bevor du Einladungen verschickst, damit das Programm belastbar ist.
  • Schließe die Anmeldungen spätestens 10 bis 14 Tage vor der Show ab. Erfasse dabei auch Ernährungswünsche und übertrage die endgültige Besucherzahl direkt an das Catering.
  • Plane Technik und Licht nicht erst am Veranstaltungstag: Prüfe Lautsprecher, Mischpult, Funkmikrofone, Laptop, HDMI- und Verlängerungskabel mindestens 3 bis 5 Tage vorher gemeinsam mit dem Ablaufplan.
  • Bereite Namensschilder, gedruckte Programme und Geschenke spätestens am Vortag vor. Lege Redetexte, Musikdateien und Moderationsnotizen zusätzlich auf einem zweiten Gerät oder Datenträger bereit.
  • Kühle Getränke früh genug und teile die letzten Aufgaben für den Showtag nach Uhrzeit auf. Torte abholen, Catering vorbereiten, Technik prüfen und den Einlass sollten nicht von einer einzigen Person abhängen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Jubiläumsshow planen?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Programm und Location. Auftritte, Einladungen und Catering brauchen danach weitere feste Fristen.
Wann müssen die Einladungen für eine Jubiläumsshow verschickt werden?
Verschicke sie etwa 6 bis 8 Wochen vor der Show. Setze die Anmeldefrist auf 10 bis 14 Tage vor dem Termin, damit Catering und Sitzplanung mit einer verlässlichen Zahl arbeiten.
Wann sollte man den Technikplan für eine Jubiläumsshow prüfen?
Erstelle den Technik- und Lichtplan mindestens 3 bis 5 Tage vorher. Teste Lautsprecher, Mischpult, Funkmikrofone, Laptop, HDMI-Verbindung und Verlängerungskabel anschließend vor Ort oder mit identischem Aufbau.
Was muss am Tag vor der Jubiläumsshow fertig sein?
Am Vortag sollten Namensschilder, Programme und Geschenke vorbereitet sein. Lege außerdem Redetexte und Musikdateien bereit, prüfe die Getränkekühlung und bestätige die Zuständigkeiten für Catering und Technik.

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