Checklist voor een goed georganiseerde jubileumreceptie

Een jubileumreceptie vraagt vooral om een strakke volgorde: eerst datum, locatie en gasten, daarna catering en programma, en pas op het einde de inrichting. Met 42 taken houd je aanmeldingen, dieetwensen, toespraken en boodschappen bij zonder losse eindjes. Reken bovendien op tijd uit hoeveel glazen, stoelen, hapjes en dranken nodig zijn. Op de dag zelf draait alles om koelen, klaarzetten en testen, zodat gasten direct kunnen binnenkomen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Gastenlijst samenstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
Reserveringen maken
Muziek samenstellen
Toespraken verzamelen
Programma afdrukken
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Taart ophalen
Locatie controleren
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Buffet klaarzetten
3 personen
Bar inrichten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Garderobe inrichten
Gastenboek klaarleggen
Techniek testen
2 personen
Hapjes uitstallen
2 personen
Briefing ontvangstteam geven
2 personen

Event

Gasten ontvangen
3 personen
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Toespraken aankondigen
Taart aansnijden
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Overgebleven eten verpakken
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Versiering verwijderen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Hoge statafelsaantal 8
Lange tafelsaantal 6
Stoelenaantal 50
Garderoberekkenaantal 2

Servies

Wijnglazenaantal 60
Waterglazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 50
Dinerbordenaantal 60
Gebaksbordjesaantal 60
Besteksetsaantal 60
Serveerplateausaantal 12
Schenk kannenaantal 6

Keuken

Serveertangenaantal 8
Opscheplepelsaantal 8
Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 3
Taartmes

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Bluetoothspeakersaantal 2
Microfoon
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4

Decoratie

Ballonnenbogenaantal 2
Tafelkledenaantal 12
Bloemstukkenaantal 8
Fotolijstenaantal 6
Gastenboek
Naamkaartjeshoudersaantal 50

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Bezem en blikaantal 2
Dweilmoppenaantal 2
Schoonmaakemmersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen en sluit de inventaris uiterlijk 7 dagen voor de receptie. Zo kun je cateringhoeveelheden en alternatieve hapjes nog aanpassen.
Plan de opbouw minimaal 3 uur voor ontvangst. Tafels, stoelen, garderoberekken, buffet, bar en versiering kosten samen meer tijd dan alleen het neerzetten van eten.
Koel dranken niet pas op de dag zelf. Zet wijnglazen en waterglazen klaar en gebruik koelboxen of koelkasten zodat alles bij aanvang koud is.
Test microfoon, Bluetoothspeakers, stekkerdozen en eventuele lichtsnoeren minstens 60 minuten voor de eerste gast. Controleer ook het volume tijdens een korte toespraak.
Leg gastenboek, naamkaartjes, programma’s en taartmes op vaste plekken klaar. Daarmee voorkom je dat iemand tijdens de ontvangst nog moet zoeken of printen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een jubileumreceptie organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en gastenlijst. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 6 weken voor de receptie en sluit de definitieve aantallen 7 dagen vooraf.
Hoeveel hapjes heb ik nodig voor een jubileumreceptie?: Reken bij een receptie van ongeveer 2 uur op 6 tot 8 hapjes per persoon. Voor een langere ontvangst of wanneer er geen maaltijd volgt, plan je 8 tot 12 hapjes per persoon.
Wanneer zet ik de tafels en het buffet klaar?: Start de inrichting ongeveer 3 uur voor de ontvangst. Zet buffet en bar uiterlijk 30 minuten vooraf volledig klaar, zodat je daarna alleen nog gekoelde dranken en verse hapjes hoeft uit te stallen.
Hoeveel drank moet ik inkopen voor een jubileumreceptie?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Voorzie daarnaast minstens 0,5 liter water per gast en houd rekening met koffie en thee na de toespraken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.