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Checkliste für einen gelungenen Jubiläums-Empfang

Bei einem Jubiläums-Empfang müssen Gästeliste, Catering, Reden und Raumgestaltung aufeinander abgestimmt sein. Beginne mehrere Wochen vorher mit Datum, Ort und Einladungen, damit du Anmeldungen und Ernährungswünsche einplanen kannst. Kurz vor dem Termin geht es um Mengen, Einkäufe, Kühlung und Technik. Am Veranstaltungstag zählen klare Wege: Garderobe, Buffet, Bar und Sitzplätze sollten vor dem Eintreffen der Gäste bereitstehen.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

  • Gästeliste zusammenstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Cateringmengen berechnen

    2 Personen

  • Reservierungen vornehmen

  • Musik zusammenstellen

  • Reden sammeln

  • Programm drucken

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Torte abholen

  • Ort überprüfen

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Buffet vorbereiten

    3 Personen

  • Bar einrichten

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Garderobe einrichten

  • Gästebuch bereitlegen

  • Technik testen

    2 Personen

  • Snacks auslegen

    2 Personen

  • Briefing für das Empfangsteam geben

    2 Personen

Event

  • Gäste empfangen

    3 Personen

  • Willkommensgetränke servieren

    3 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet auffüllen

    2 Personen

  • Reden ankündigen

  • Torte anschneiden

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Gäste verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Übrig gebliebenes Essen verpacken

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    3 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • Hohe StehtischeAnz. 8
  • Lange TischeAnz. 6
  • StühleAnz. 50
  • GarderobenständerAnz. 2

Geschirr

  • WeingläserAnz. 60
  • WassergläserAnz. 60
  • KaffeetassenAnz. 50
  • Dinner-TellerAnz. 60
  • TortenplattenAnz. 60
  • BestecksetsAnz. 60
  • ServierplattenAnz. 12
  • AusgießkannenAnz. 6

Küche

  • ServierzangenAnz. 8
  • ServierlöffelAnz. 8
  • SchneidebretterAnz. 3
  • KochmesserAnz. 3
  • Tortenmesser

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 4
  • Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
  • Mikrofon
  • VerlängerungskabelAnz. 4

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 4

Dekoration

  • BallonbögenAnz. 2
  • TischdeckenAnz. 12
  • BlumenarrangementsAnz. 8
  • BilderrahmenAnz. 6
  • Gästebuch
  • NamensschildhalterAnz. 50

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4
  • Besen und KehrblechAnz. 2
  • WischmoppsAnz. 2
  • PutzeimerAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Verschicke die Einladungen idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher und setze eine Rückmeldefrist von etwa 10 bis 14 Tagen vor dem Empfang. So bleiben genügend Tage für Mengenberechnung und Nachfragen.
  • Plane Getränke nicht erst am Vortag. Rechne für die erste Stunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person und stelle Wasser zusätzlich zu Wein, Sekt oder alkoholfreien Getränken bereit.
  • Lege Reden, Musik und Programm spätestens 3 Tage vorher fest. Teste Mikrofon, Bluetooth-Lautsprecher und Verlängerungskabel noch einmal am Veranstaltungstag, bevor die ersten Gäste eintreffen.
  • Richte Buffet und Bar so ein, dass sich keine Warteschlange an einem einzigen Tisch bildet. Stelle Servierplatten, Zangen, Löffel und Ausgießkannen direkt an die passenden Speisen und Getränke.
  • Plane für Aufbau und Kontrolle mindestens 2 bis 3 Stunden ein. Tische, Stühle, Tischdecken, Dekoration, Garderobe, Gästebuch und Namensschilder sollten fertig sein, bevor das Catering eintrifft.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man zu einem Jubiläums-Empfang einladen?
Verschicke die Einladungen 4 bis 6 Wochen vor dem Termin. Bitte um Rückmeldung spätestens 10 bis 14 Tage vorher, damit du Catering, Sitzplätze und Namensschilder zuverlässig planen kannst.
Wie viele Getränke braucht man für einen Jubiläums-Empfang?
Kalkuliere für die erste Stunde 2 bis 3 Getränke pro Person und danach ungefähr 1 Getränk pro Stunde. Wasser sollte zusätzlich eingeplant und während des gesamten Empfangs verfügbar sein.
Wann muss das Catering für einen Jubiläums-Empfang bestellt werden?
Kläre das Catering möglichst 3 bis 4 Wochen vorher, bei größeren Gästezahlen noch früher. Die endgültige Menge kannst du nach Ablauf der Rückmeldefrist, etwa 10 bis 14 Tage vor dem Termin, bestätigen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Jubiläums-Empfangs?
Plane mindestens 2 bis 3 Stunden für Raumkontrolle, Tische, Stühle, Buffet, Bar, Dekoration und Technik ein. Kühlung und letzte Vorbereitungen sollten spätestens 60 Minuten vor dem Empfang abgeschlossen sein.

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