Checklist para una recepción de aniversario bien organizada

Una recepción de aniversario reúne comida, discursos, música y personas que quizá no se ven a menudo. Para que el día avance sin improvisaciones, conviene cerrar primero la fecha, el lugar y la lista de invitados, y dejar el montaje para el final. Esta checklist te guía desde las confirmaciones iniciales hasta la barra, el buffet, la tarta y el libro de visitas. También incluye los detalles que suelen resolverse demasiado tarde: preferencias dietéticas, bebidas frías y una prueba de sonido.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
Elaborar la lista de invitados
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Calcular las cantidades de catering
2 personas
Hacer reservas
Seleccionar la música
Recopilar discursos
Imprimir el programa
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Recoger la tarta
Comprobar el lugar
2 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Preparar el buffet
3 personas
Montar la barra
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Montar el guardarropa
Preparar el libro de firmas
Probar la técnica
2 personas
Montar aperitivos
2 personas
Dar briefing al equipo de recepción
2 personas

Evento

Recibir a los invitados
3 personas
Servir las bebidas de bienvenida
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el bufé
2 personas
Anunciar los discursos
Cortar la tarta
2 personas
Servir café y té
2 personas
Despedir a los invitados
2 personas

Seguimiento

Empaquetar la comida sobrante
2 personas
Recoger la basura
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
Retirar la decoración
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas altas tipo cóctelcant. 8
Mesas largascant. 6
Sillascant. 50
Percheroscant. 2

Vajilla

Copas de vinocant. 60
Vasos para aguacant. 60
Tazas de cafécant. 50
Platos de cenacant. 60
Platos de postrecant. 60
Cubiertoscant. 60
Bandejas para servircant. 12
Jarras para servircant. 6

Cocina

Pinzas de servircant. 8
Cucharonescant. 8
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillo de chefcant. 3
Cuchillo para tarta

Equipo

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Altavoces Bluetoothcant. 2
Micrófono
Regletascant. 4

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 4

Decoración

Arcos de globoscant. 2
Mantelescant. 12
Arreglos floralescant. 8
Marcos de fotoscant. 6
Libro de visitas
Portanombrescant. 50

Limpieza

Papeleracant. 4
Escoba y recogedorcant. 2
Fregonascant. 2
Cubos de limpiezacant. 2

Catering

Compras

Consejos

Pide las confirmaciones y las preferencias dietéticas con al menos 10 días de antelación. Ese margen permite recalcular el catering y avisar al lugar de cualquier cambio.
Calcula las bebidas por tramos: reserva aproximadamente 2 o 3 bebidas por persona durante la primera hora y añade opciones sin alcohol, café y té para después de la comida.
Recoge los discursos y prueba el micrófono y los altavoces como mínimo 2 horas antes de la llegada de los invitados. Comprueba también las regletas y la ubicación de los cables.
Prepara el espacio siguiendo un recorrido claro: guardarropa en la entrada, mesas y sillas antes del buffet, y barra separada de la zona donde se sirve la comida. Así se evitan colas desde el primer minuto.
No dejes la tarta, las bebidas ni los aperitivos para el último momento. Recoge la tarta el mismo día según el horario acordado, enfría las bebidas con varias horas de margen y monta los aperitivos justo antes de abrir las puertas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que enviar las invitaciones para una recepción de aniversario?: Envíalas entre 4 y 6 semanas antes de la recepción. Pide la confirmación de asistencia aproximadamente 10 días antes para cerrar las cantidades del catering y las necesidades dietéticas.
¿Cuántas bebidas necesito por persona en una recepción de aniversario?: Calcula 2 o 3 bebidas por persona durante la primera hora y después aproximadamente 1 bebida por hora. Añade agua, bebidas sin alcohol, café y té para cubrir toda la duración del evento.
¿Cuándo hay que preparar el lugar para la recepción?: Reserva al menos 3 horas antes para montar mesas, sillas, buffet, barra, guardarropa y decoración. Haz la prueba técnica 2 horas antes y deja los aperitivos para el tramo final, justo antes de recibir a los invitados.
¿Cuándo debo recoger la tarta de aniversario?: Acuerda la recogida para el mismo día y deja un margen de 1 a 2 horas antes del inicio, según el tiempo de desplazamiento y las condiciones de conservación. Guarda el cuchillo para tarta y los platos de postre junto a la zona de servicio.

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