LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Jubileumreceptie organiseren: checklist

Een jubileumreceptie vraagt vooral om een strakke volgorde: eerst locatie en gasten, daarna catering, programma en materialen. Plan vroeg genoeg voor dieetwensen, sprekers en geluidsapparatuur, want die onderdelen worden vaak pas na de uitnodigingen opgepakt. In de laatste week draait alles om aantallen, voorraad, koeling en de opstelling. Gebruik deze checklist om het plan stap voor stap af te werken en op de dag zelf geen ontvangst- of presentatiemateriaal te missen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Gastenlijst samenstellen

    2 personen

  • Uitnodigingen ontwerpen

  • Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • Aanmeldingen verwerken

  • Dieetwensen verzamelen

  • Catering reserveren

  • Locatie reserveren

  • Meubilair reserveren

  • Geluidsapparatuur reserveren

  • Programma vaststellen

    2 personen

  • Sprekers bevestigen

  • Muziek samenstellen

  • Presentatie maken

  • Fotomateriaal verzamelen

    2 personen

  • Naambadges voorbereiden

    2 personen

  • Tafelschikking maken

  • Definitieve gastenlijst maken

  • Dieetlijst aan cateraar geven

  • Boodschappenlijst controleren

    2 personen

  • Boodschappen doen

    3 personen

  • Dranken en voorraad ontvangen

    2 personen

  • Houdbare voorraad sorteren

    2 personen

  • Koelruimte controleren

  • Dranken koud zetten

    2 personen

  • Hapjes voorbereiden

    4 personen

  • Desserts portioneren

    2 personen

  • Locatie schoonmaken

    3 personen

  • Toiletten controleren

  • Materialen klaarzetten

    3 personen

  • Tafels opstellen

    4 personen

  • Stoelen plaatsen

    3 personen

  • Buffettafels inrichten

    3 personen

  • Registratietafel inrichten

    2 personen

  • Naambadges klaarleggen

    2 personen

  • Versiering ophangen

    3 personen

  • Fotowand opbouwen

    2 personen

  • Verlichting plaatsen

    2 personen

  • Geluidsinstallatie aansluiten

    2 personen

  • Microfoons testen

    2 personen

  • Presentatie testen

    2 personen

  • Koffiepunt inrichten

    2 personen

  • Hapjes op schalen leggen

    3 personen

  • Dranken klaarzetten

    3 personen

  • Dieetgerechten labelen

    2 personen

  • Personeel instrueren

    2 personen

Event

  • Gasten ontvangen

    4 personen

  • Naambadges uitdelen

    2 personen

  • Aperitief serveren

    4 personen

  • Hapjes serveren

    5 personen

  • Dranken bijvullen

    3 personen

  • Buffet bijvullen

    3 personen

  • Gasten begeleiden

    2 personen

  • Fotomoment begeleiden

    2 personen

  • Jubileumtoespraak verzorgen

    2 personen

  • Presentatie afspelen

    2 personen

  • Taart aansnijden

    2 personen

  • Koffie en thee serveren

    3 personen

  • Muziek verzorgen

  • Lege glazen ophalen

    3 personen

  • Afval verzamelen

    2 personen

  • Laatste ronde serveren

    3 personen

  • Gasten uitzwaaien

    3 personen

Nazorg

  • Buffet afruimen

    4 personen

  • Servies verzamelen

    3 personen

  • Dranken opruimen

    2 personen

  • Afvalcontainers afsluiten

    2 personen

  • Tafels en stoelen afbreken

    4 personen

  • Decoratie verwijderen

    3 personen

  • Geluidsapparatuur demonteren

    2 personen

  • Servies afwassen

    3 personen

  • Keuken schoonmaken

    2 personen

  • Locatie schoonmaken

    4 personen

  • Toiletten schoonmaken

    2 personen

  • Materialen inventariseren

    2 personen

  • Overgebleven voorraad opslaan

    2 personen

  • Huurmaterialen retourneren

    2 personen

  • Geleende materialen terugbrengen

    2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Receptietafelsaantal 8
  • Statafelsaantal 12
  • Stoelenaantal 80
  • Buffettafelsaantal 4
  • Registratietafel
  • Tafelrokkenaantal 12

Servies

  • Wijnglazenaantal 120
  • Waterglazenaantal 120
  • Champagneglazenaantal 100
  • Koffiekopjesaantal 80
  • Dessertbordenaantal 100
  • Dinerbordenaantal 100
  • Besteksetsaantal 100
  • Serveerplateausaantal 20
  • Serveerschalenaantal 12
  • Koffiekannenaantal 4
  • Theepottenaantal 3
  • Waterkaraffenaantal 12

Keuken

  • Snijplankenaantal 4
  • Koks­messenaantal 4
  • Serveertangenaantal 10
  • Opscheplepelsaantal 8
  • Maatbekersaantal 2
  • Mengkommenaantal 4
  • Aluminiumfolieaantal 2
  • Vershoudfolieaantal 2

Apparatuur

  • Koelboxenaantal 6
  • Koffiezetapparatenaantal 3
  • Waterkokersaantal 3
  • Warmhoudschalenaantal 6
  • Beamer
  • Projectiescherm
  • Laptop
  • Speakersaantal 2
  • Draadloze microfoonsaantal 2
  • Microfoonstandaardsaantal 2
  • Stekkerdozenaantal 6
  • Verlengkabelsaantal 6

Decoratie

  • Ballonnenaantal 100
  • Ballonlintaantal 2
  • Slingersaantal 8
  • Bloemstukkenaantal 10
  • Fotowand
  • Fotowandaccessoiresaantal 20
  • Tafeldecoratieaantal 12
  • Menukaartenaantal 12
  • Kaarsenaantal 24
  • Kaarsenhoudersaantal 12
  • Naambadgesaantal 100
  • Badgehoudersaantal 100
  • Tafelnummerkaartenaantal 12

Verlichting

  • Lichtsnoerenaantal 6
  • Ledspotsaantal 4

Schoonmaak

  • Afvalbakkenaantal 6
  • Afvalzakhoudersaantal 6
  • Emmersaantal 3
  • Dweilenaantal 3
  • Bezemsetsaantal 2
  • Stoffer en blikaantal 2
  • Schoonmaakdoekenaantal 20

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Reserveer locatie, catering, meubilair en geluidsapparatuur zodra de gewenste datum vaststaat. Controleer uiterlijk vier weken vooraf of statafels, receptietafels, stoelen, buffettafels en een registratietafel samen met de tafelrokken zijn bevestigd.
  • Verstuur de uitnodigingen bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf en sluit de aanmeldingen ongeveer 10 dagen voor de receptie. Verwerk daarna de definitieve gastenlijst, dieetwensen en naambadges voordat je de aantallen aan de cateraar doorgeeft.
  • Maak het programma minimaal 3 weken vooraf definitief. Bevestig sprekers, verzamel fotomateriaal en test de presentatie; zet ook de muziek klaar, zodat de geluidsapparatuur niet pas tijdens de opbouw wordt gecontroleerd.
  • Tel het servies en de keukenmaterialen per onderdeel, niet alleen per gast. Controleer wijnglazen, waterglazen, champagneglazen, koffie- en dessertservies, plus serveerplateaus, serveerschalen, tangen en opscheplepels voordat de boodschappen worden gedaan.
  • Plan de laatste voorraadcontrole 1 tot 2 dagen vooraf. Controleer koelruimte en koelboxen, zet dranken koud, sorteer houdbare voorraad en test koffiezetapparaten, waterkokers en warmhoudschalen vóór de hapjes worden voorbereid.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een jubileumreceptie organiseren?
Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de datum, locatie, catering en gastenlijst. Verstuur de uitnodigingen 6 tot 8 weken voor de receptie en leg de definitieve aantallen ongeveer 10 dagen vooraf vast.
Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een jubileumreceptie versturen?
Stuur ze 6 tot 8 weken vooraf, zodat gasten tijd hebben om te reageren. Plan een sluitingsdatum voor aanmeldingen rond 10 dagen voor de receptie en verwerk daarna dieetwensen en de definitieve gastenlijst.
Wanneer geef ik dieetwensen door aan de cateraar?
Verzamel dieetwensen tijdens de aanmeldingen en geef de definitieve dieetlijst uiterlijk 7 tot 10 dagen vooraf aan de cateraar. Controleer wijzigingen daarna nog één keer met de definitieve gastenlijst.
Wanneer zet ik de drankjes koud voor een jubileumreceptie?
Controleer de koelruimte 1 tot 2 dagen vooraf en zet houdbare dranken en voorraad dan klaar. Zet de dranken die gekoeld moeten worden uiterlijk de dag ervoor koud; gebruik koelboxen als de beschikbare koeling niet genoeg is.

Plannen die hierop lijken

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!