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Checkliste für den Jubiläums-Empfang

Ein Jubiläums-Empfang wirkt entspannt, wenn Anmeldung, Catering und Ablauf früh feststehen. Plane zuerst Gästeliste, Ort, Mobiliar und Technik, danach Programm, Präsentation und Namensschilder. Zwei bis drei Wochen vor dem Termin sollten Ernährungswünsche und Referenten bestätigt sein. In den letzten Tagen zählen die endgültige Gästezahl, gekühlte Getränke, vorbereitete Snacks und ein klarer Empfangsbereich.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Gästeliste zusammenstellen

    2 Personen

  • Einladungen gestalten

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Catering reservieren

  • Location reservieren

  • Möbel reservieren

  • Tonanlage reservieren

  • Programm festlegen

    2 Personen

  • Referenten bestätigen

  • Musik zusammenstellen

  • Präsentation erstellen

  • Fotomaterial sammeln

    2 Personen

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Tischordnung erstellen

  • Endgültige Gästeliste erstellen

  • Diätliste an den Caterer geben

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke und Vorräte annehmen

    2 Personen

  • Lagerbestände sortieren

    2 Personen

  • Kühlraum überprüfen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Desserts portionieren

    2 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Materialien bereitstellen

    3 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Buffettische einrichten

    3 Personen

  • Registrierungstisch einrichten

    2 Personen

  • Namensschilder bereitlegen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Fotowand aufbauen

    2 Personen

  • Beleuchtung anbringen

    2 Personen

  • Musikanlage anschließen

    2 Personen

  • Mikrofone testen

    2 Personen

  • Präsentation testen

    2 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Häppchen auf Platten anrichten

    3 Personen

  • Getränke bereitstellen

    3 Personen

  • Gerichte für Sonderkost kennzeichnen

    2 Personen

  • Personal einweisen

    2 Personen

Event

  • Gäste empfangen

    4 Personen

  • Namensschilder verteilen

    2 Personen

  • Aperitif servieren

    4 Personen

  • Snacks servieren

    5 Personen

  • Getränke nachfüllen

    3 Personen

  • Buffet nachfüllen

    3 Personen

  • Gäste begleiten

    2 Personen

  • Fotomoment begleiten

    2 Personen

  • Jubiläumsrede halten

    2 Personen

  • Präsentation abspielen

    2 Personen

  • Torte anschneiden

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Musik organisieren

  • Leere Gläser einsammeln

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Letzte Runde servieren

    3 Personen

  • Gäste verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Buffet abräumen

    4 Personen

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Getränke wegräumen

    2 Personen

  • Müllcontainer abschließen

    2 Personen

  • Tische und Stühle abbauen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Tonanlage abbauen

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Küche reinigen

    2 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Toiletten reinigen

    2 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Restbestand einlagern

    2 Personen

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückbringen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • EmpfangstischeAnz. 8
  • StehtischeAnz. 12
  • StühleAnz. 80
  • BuffetischeAnz. 4
  • Registrierungstisch
  • TischröckeAnz. 12

Geschirr

  • WeingläserAnz. 120
  • WassergläserAnz. 120
  • ChampagnergläserAnz. 100
  • KaffeetassenAnz. 80
  • DesserttellerAnz. 100
  • Dinner-TellerAnz. 100
  • BestecksetsAnz. 100
  • ServierplattenAnz. 20
  • ServierschalenAnz. 12
  • KaffeekannenAnz. 4
  • TeekannenAnz. 3
  • WasserkaraffenAnz. 12

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 4
  • ServierzangenAnz. 10
  • ServierlöffelAnz. 8
  • MessbecherAnz. 2
  • RührschüsselnAnz. 4
  • AluminiumfolieAnz. 2
  • FrischhaltefolieAnz. 2

Ausstattung

  • KühlboxenAnz. 6
  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 3
  • WarmhalteschalenAnz. 6
  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • Laptop
  • LautsprecherAnz. 2
  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • MikrofonständerAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6

Dekoration

  • BallonsAnz. 100
  • BallonbandAnz. 2
  • GirlandenAnz. 8
  • BlumenarrangementsAnz. 10
  • Fotowand
  • Fotowand-AccessoiresAnz. 20
  • TischdekorationAnz. 12
  • SpeisekartenAnz. 12
  • KerzenAnz. 24
  • KerzenhalterAnz. 12
  • NamensschilderAnz. 100
  • BadgehalterAnz. 100
  • TischnummernkartenAnz. 12

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 6
  • LED-SpotsAnz. 4

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 6
  • MüllbeutelhalterAnz. 6
  • EimerAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • BesensetsAnz. 2
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • PutzlappenAnz. 20

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Verschicke die Einladungen mindestens sechs Wochen vorher und bearbeite Anmeldungen laufend. So kannst du die endgültige Gästeliste und die Diätliste spätestens eine Woche vor dem Empfang an den Caterer geben.
  • Reserviere Location, Mobiliar und Tonanlage nicht erst nach den Einladungen. Für Empfangstische, Stehtische, Stühle und Buffetische brauchst du außerdem einen Aufbauplan mit mindestens 60 Minuten Puffer.
  • Plane den Getränkevorrat nach der bestätigten Gästezahl: Rechne für die erste Stunde mit zwei bis drei Getränken pro Person und stelle Wasser, Gläser sowie Champagner- oder Weingläser getrennt bereit.
  • Bereite Präsentation, Fotomaterial und Musik spätestens drei Tage vorher fertig vor. Prüfe die Technik einmal mit dem tatsächlichen Laptop und lege eine Kopie der Präsentation bereit.
  • Nimm Getränke und Vorräte am Vortag an, sortiere die Lagerbestände und überprüfe den Kühlraum. Getränke sollten mehrere Stunden vor Beginn kalt gestellt werden; Snacks und Buffetgeschirr kommen erst kurz vor dem Empfang bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Jubiläums-Empfang planen?
Beginne etwa acht bis zwölf Wochen vorher mit Gästeliste, Location, Catering und Technik. Einladungen sollten rund sechs Wochen vor dem Termin verschickt werden.
Wann muss die endgültige Gästezahl feststehen?
Schließe die Gästeliste spätestens sieben Tage vor dem Empfang. Gib dem Caterer dann auch alle Ernährungswünsche und die Diätliste weiter.
Wie viele Getränke braucht man für einen Jubiläums-Empfang?
Für die erste Stunde kannst du mit zwei bis drei Getränken pro Person rechnen. Plane zusätzlich ausreichend Wasser ein und halte die Getränke einige Stunden vor Beginn kühl.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Jubiläums-Empfangs?
Plane mindestens 60 Minuten für Empfangstische, Stehtische, Buffet, Gläser, Technik und Namensschilder ein. Bei Präsentation oder Musikprobe sind 90 Minuten realistischer.

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