Checklist para tu recepción de aniversario

Una recepción de aniversario necesita más que una lista de invitados y un brindis. Hay que coordinar confirmaciones, preferencias alimentarias, catering, mobiliario, sonido, presentación y bebidas sin dejarlo todo para la última semana. Empieza por reservar el lugar y los proveedores, y cierra después el número definitivo de asistentes. Esta checklist te ayuda a avanzar por orden y a detectar lo que suele faltar cuando ya ha comenzado el montaje.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Elaborar la lista de invitados
2 personas
Diseñar invitaciones
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Reservar el catering
Reservar el lugar
Reservar mobiliario
Reservar equipo de sonido
Establecer el programa
2 personas
Confirmar ponentes
Seleccionar la música
Preparar la presentación
Reunir material fotográfico
2 personas
Preparar acreditaciones
2 personas
Organizar la disposición de las mesas
Hacer la lista definitiva de invitados
Dar la lista de dietas al catering
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Recibir bebidas y stock
2 personas
Clasificar existencias no perecederas
2 personas
Comprobar el espacio de refrigeración
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Porcionar postres
2 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Comprobar los baños
Preparar los materiales
3 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar mesas de buffet
3 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Colocar las acreditaciones
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Montar el photocall
2 personas
Instalar la iluminación
2 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Probar la presentación
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Poner los aperitivos en bandejas
3 personas
Preparar las bebidas
3 personas
Etiquetar los platos dietéticos
2 personas
Dar instrucciones al personal
2 personas

Evento

Recibir a los invitados
4 personas
Repartir acreditaciones
2 personas
Servir el aperitivo
4 personas
Servir aperitivos
5 personas
Rellenar las bebidas
3 personas
Reponer el bufé
3 personas
Guiar a los invitados
2 personas
Coordinar el momento de fotos
2 personas
Pronunciar el discurso de aniversario
2 personas
Reproducir la presentación
2 personas
Cortar la tarta
2 personas
Servir café y té
3 personas
Proporcionar la música
Recoger vasos vacíos
3 personas
Recoger la basura
2 personas
Servir la última ronda
3 personas
Despedir a los invitados
3 personas

Seguimiento

Desmontar el bufé
4 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Recoger las bebidas
2 personas
Cerrar los contenedores de basura
2 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Desmontar el equipo de sonido
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar la cocina
2 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Limpiar los baños
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Guardar el stock restante
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Devolver los materiales prestados
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas de recepcióncant. 8
Mesas altascant. 12
Sillascant. 80
Mesas de buffetcant. 4
Mesa de registro
Faldones para mesascant. 12

Vajilla

Copas de vinocant. 120
Vasos para aguacant. 120
Copas de champáncant. 100
Tazas de cafécant. 80
Platos de postrecant. 100
Platos de cenacant. 100
Cubiertoscant. 100
Bandejas para servircant. 20
Bandejas de servircant. 12
Jarras de cafécant. 4
Teterascant. 3
Jarras de aguacant. 12

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Pinzas de servircant. 10
Cucharonescant. 8
Jarras medidorascant. 2
Cuencos para mezclarcant. 4
Papel de aluminiocant. 2
Film transparentecant. 2

Equipo

Neveras portátilescant. 6
Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Bandejas térmicascant. 6
Proyector
Pantalla de proyección
Portátil
Altavocescant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Soportes para micrófonocant. 2
Regletascant. 6
Cables alargadorescant. 6

Decoración

Globoscant. 100
Cinta para globoscant. 2
Guirnaldascant. 8
Arreglos floralescant. 10
Photowall
Accesorios para el photocallcant. 20
Decoración de mesacant. 12
Cartas del menúcant. 12
Velascant. 24
Portavelascant. 12
Credencialescant. 100
Portabadgescant. 100
Tarjetas con números de mesacant. 12

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 6
Focos LEDcant. 4

Limpieza

Papeleracant. 6
Soportes para bolsas de basuracant. 6
Cuboscant. 3
Fregonascant. 3
Sets de escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Paños de limpiezacant. 20

Catering

Compras

Consejos

Cierra la lista definitiva de invitados entre 7 y 10 días antes y entrega al catering el mismo día las dietas, alergias y preferencias confirmadas. Así podrá ajustar raciones y menús sin trabajar con datos provisionales.
Reserva con antelación el lugar, el catering, las mesas, las sillas y el equipo de sonido. Como mínimo, confirma cada proveedor 7 días antes y verifica quién se encarga de la entrega y del montaje.
Prepara el programa, la presentación y el material fotográfico al menos 3 días antes. Comprueba también que las personas que intervienen conocen su orden, duración y necesidades de sonido.
Calcula las bebidas por fases: para la primera hora, prevé entre 2 y 3 consumiciones por persona; después, calcula aproximadamente 1 por persona y hora. Revisa el espacio de refrigeración y empieza a enfriar las bebidas entre 12 y 24 horas antes.
No esperes al día del evento para ordenar las existencias. Clasifica lo no perecedero, revisa la compra y prepara aperitivos, vajilla, bandejas y utensilios con varias horas de margen para detectar faltas a tiempo.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una recepción de aniversario?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para reservar el lugar, el catering, el mobiliario y el sonido. Deja las confirmaciones finales, las dietas y la compra para la última semana.
¿Cuándo hay que confirmar el número de invitados al catering?: Confirma la cifra definitiva entre 7 y 10 días antes de la recepción. Envía entonces también las alergias, dietas y preferencias para que el catering pueda preparar los menús correctos.
¿Cuántas bebidas necesito por persona en una recepción de aniversario?: Para la primera hora, calcula entre 2 y 3 bebidas por persona. Después, añade aproximadamente 1 bebida por persona y hora, y reserva espacio para enfriar parte del stock entre 12 y 24 horas antes.
¿Cuándo preparo la presentación y el material fotográfico?: Ten la presentación, las fotos y el orden del programa cerrados al menos 3 días antes. Haz una comprobación técnica final el día anterior, incluido el sonido y cualquier equipo necesario.

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