Jubileumrally organiseren: checklist en planning

Een jubileumrally vraagt meer voorbereiding dan alleen een mooie route. Je regelt tegelijk teams, start- en finishlocatie, vergunningen, controlepunten en materialen voor onderweg. Begin met datum, route en locaties en werk daarna naar de deelnemerscommunicatie en catering toe. In de laatste week draait alles om controleren, printen en sorteren: routeboekjes, startnummers, team pakketten en materialen per controlepunt moeten dan direct klaarstaan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en route vastleggen
2 personen
Start- en finishlocatie reserveren
Routevergunningen controleren
Routebeschrijving uitwerken
2 personen
Rallyregels opstellen
2 personen
Controlepunten bepalen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Teams en startnummers indelen
2 personen
Catering bestellen
Prijzen en bekers bestellen
Route vooraf proefrijden
2 personen
Controlepunten informeren
2 personen
Deelnemerslijst afdrukken
Routeboekjes afdrukken
2 personen
Startnummers sorteren
2 personen
Pakketten voor teams samenstellen
3 personen
Auto's en chauffeurs bevestigen
Boodschappen ophalen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Controlepuntmaterialen klaarzetten
2 personen
Startlocatie opbouwen
4 personen
Finishlocatie opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Routeborden plaatsen
3 personen
Controlepunten inrichten
6 personen
Registratietafel klaarzetten
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Geluidsapparatuur testen
2 personen
Catering voorbereiden
3 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Startpakketten uitdelen
3 personen
Rallybriefing geven
2 personen
Deelnemers gefaseerd laten starten
3 personen
Controlepunten bemannen
6 personen
Tussenstand registreren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Finishende teams ontvangen
3 personen
Ingevulde rallykaarten innemen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Buffet openen
3 personen
Rallyuitslag berekenen
3 personen
Jubileumtoespraak houden
Prijzen uitreiken
2 personen
Muziek verzorgen
Laatste gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Catering opruimen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Routeborden verwijderen
3 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Afval afvoeren
2 personen
Overgebleven boodschappen opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 60
Registratietafel

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 2
Microfoon
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Powerbanksaantal 4

Papierwaren

Routeboekjesaantal 30
Rallykaartenaantal 30
Deelnemerslijstenaantal 4
Startnummersaantal 30
Pennenaantal 50
Klembordenaantal 12
Markeerstiftenaantal 12
Enveloppenaantal 30
Naamstickersaantal 60
Routekaarthoudersaantal 30

Route

Routepijlenaantal 40
Verkeerskegelsaantal 20
Pionlintaantal 4
Waterbestendige stiftenaantal 12
Stopwatchesaantal 6
Reflecterende hesjesaantal 12

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 6
Veiligheidsdekensaantal 2

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Jubileumballonnenaantal 100
Ballongewichtenaantal 6
Prijzentafelkleed

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4

Servies

Herbruikbare bordenaantal 60
Herbruikbare kommenaantal 60
Herbruikbare glazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 60
Besteksetsaantal 60

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Warmhoudkannenaantal 4
Serveerbladenaantal 8
Opscheplepelsaantal 8
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Afwasteiltjesaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezemsetsaantal 2
Dweilenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg route en locaties minimaal 8 weken vooraf vast. Controleer daarna meteen of vergunningen nodig zijn en plan een proefrit voordat de routeboekjes worden gedrukt.
Sluit de inschrijving ongeveer 2 weken voor de rally. Gebruik de definitieve deelnemerslijst om teams, startnummers, auto's, chauffeurs en dieetwensen te controleren.
Maak voor elk controlepunt een aparte envelop of krat met rallykaarten, pennen, klemborden, stopwatches en waterbestendige stiften. Zo hoeft een vrijwilliger op de dag zelf niets bij elkaar te zoeken.
Print routeboekjes, rallykaarten en deelnemerslijsten uiterlijk 3 dagen vooraf. Sorteer startnummers en team pakketten per team en leg een reservepakket klaar voor last-minute wijzigingen.
Bouw start en finish minimaal 2 uur voor de eerste start op. Test microfoon, speakers, verlengsnoeren en stekkerdozen en zet koelboxen, dranken en EHBO-materialen op vaste plekken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een jubileumrally organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, route en start- en finishlocatie. Reserveer locaties en controleer vergunningen direct, omdat wijzigingen in de route daarna invloed hebben op routeboekjes en controlepunten.
Wanneer moet de route van een jubileumrally definitief zijn?: Maak de route uiterlijk 4 weken voor de rally definitief en proefrijd hem daarna volledig. Plan de proefrit overdag én controleer of alle controlepunten bereikbaar zijn voordat je de routebeschrijving laat drukken.
Hoeveel tijd heb je nodig om een jubileumrally op te bouwen?: Reken op minimaal 2 uur voor de startlocatie en nog eens 1 tot 2 uur voor de finishlocatie, afhankelijk van het aantal tafels en controlepunten. Test apparatuur vóór de deelnemers arriveren en houd een half uur reserve voor ontbrekende materialen.
Wanneer moet ik de catering voor een jubileumrally bestellen?: Bestel de catering ongeveer 2 weken vooraf, zodra het aantal deelnemers en de dieetwensen bekend zijn. Controleer de aantallen nogmaals 3 dagen voor de rally en zet gekoelde dranken pas op de dag zelf koud.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.