Checklist para organizar un rally de aniversario
Organizar un rally de aniversario requiere coordinar la ruta, los equipos, los puntos de control y dos momentos clave: la salida y la llegada. Empieza fijando la fecha y comprobando los permisos antes de enviar las invitaciones. Después podrás cerrar las inscripciones, preparar dorsales y paquetes, confirmar coches y conductores y encargar el catering. La última semana sirve para probar la ruta y confirmar cada punto de control; el día anterior, deja listas las bebidas, los materiales y la documentación.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar fecha y ruta
2 personas
Reservar la salida y la meta
Comprobar los permisos de ruta
Desarrollar la ruta
2 personas
Redactar las normas del rally
2 personas
Definir los puntos de control
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Organizar equipos y dorsales
2 personas
Pedir el catering
Encargar premios y copas
Probar previamente la ruta
2 personas
Informar a los puntos de control
2 personas
Imprimir la lista de participantes
Imprimir los folletos de la ruta
2 personas
Ordenar los dorsales
2 personas
Preparar paquetes para equipos
3 personas
Confirmar coches y conductores
Recoger la compra
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar materiales del punto de control
2 personas
Montar el lugar de salida
4 personas
Montar la zona de llegada
4 personas
Colocar mesas y sillas
3 personas
Colocar señales de ruta
3 personas
Montar los puntos de control
6 personas
Preparar la mesa de registro
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Probar el equipo de sonido
2 personas
Preparar el catering
3 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas
Evento
Recepción de participantes
3 personas
Repartir los kits de inicio
3 personas
Dar la charla informativa del rally
2 personas
Hacer que los participantes empiecen de forma escalonada
3 personas
Atender los puntos de control
6 personas
Registrar la clasificación provisional
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recibir a los equipos que llegan a meta
3 personas
Recoger las tarjetas de rally cumplimentadas
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Abrir el buffet
3 personas
Calcular el resultado del rally
3 personas
Dar el discurso de aniversario
Entregar premios
2 personas
Proporcionar la música
Despedir a los últimos invitados
2 personas
Seguimiento
Recoger el catering
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Retirar los carteles de ruta
3 personas
Devolver los materiales
2 personas
Retirar los residuos
2 personas
Guardar las compras sobrantes
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 2
- Mesas plegablescant. 8
- Sillas plegablescant. 60
- Mesa de registro
Equipo
- Altavoces portátilescant. 2
- Micrófono
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Neveras portátilescant. 4
- Baterías externascant. 4
Artículos de papel
- Folletos de rutacant. 30
- Tarjetas del rallycant. 30
- Listas de participantescant. 4
- Dorsalescant. 30
- Bolígrafoscant. 50
- Portapapelescant. 12
- Rotuladores fosforescentescant. 12
- Sobrescant. 30
- Pegatinas con nombrecant. 60
- Portamapascant. 30
Ruta
- Flechas de rutacant. 40
- Conos de tráficocant. 20
- Cinta de delimitarcant. 4
- Rotuladores resistentes al aguacant. 12
- Cronómetroscant. 6
- Chalecos reflectantescant. 12
Seguridad
- Botiquines de primeros auxilioscant. 2
- Linternascant. 6
- Mantas de seguridadcant. 2
Decoración
- Guirnaldascant. 6
- Globos de aniversariocant. 100
- Pesos para globoscant. 6
- Mantel para la mesa de premios
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 4
Vajilla
- Platos reutilizablescant. 60
- Cuencos reutilizablescant. 60
- Vasos reutilizablescant. 80
- Tazas de cafécant. 60
- Cubiertoscant. 60
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Jarras térmicascant. 4
- Bandejas de serviciocant. 8
- Cucharonescant. 8
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 3
- Cubetas para lavarcant. 3
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Sets de escobacant. 2
- Fregonascant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Comprueba los permisos de la ruta al menos 6 semanas antes y prueba el recorrido completo antes de imprimir los folletos. Así puedes corregir desvíos, tiempos y puntos de control con margen.
- Cierra las inscripciones entre 10 y 14 días antes. En ese momento recoge las preferencias dietéticas, asigna los equipos y prepara un paquete con dorsales, tarjetas, folletos y bolígrafos para cada equipo.
- Confirma coches y conductores 7 días antes, y vuelve a comprobarlo 48 horas antes. Lleva una lista impresa de participantes y un teléfono de contacto para resolver cambios de última hora.
- Prepara la salida y la llegada con mesas, sillas, carpas y sonido como mínimo 3 horas antes. Comprueba también alargadores, regletas, baterías externas y micrófono antes de que lleguen los participantes.
- Enfría las bebidas la víspera y prepara los materiales de los controles en sobres separados. Cada puesto debe tener sus tarjetas, rotuladores resistentes al agua, cronómetro, chaleco reflectante y material de seguridad correspondiente.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un rally de aniversario?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes para fijar la ruta, reservar la salida y la meta y comprobar los permisos. Deja cerradas las inscripciones, los equipos y el catering entre 10 y 14 días antes.
- ¿Cuándo hay que probar la ruta de un rally?
- Haz una prueba completa entre 7 y 10 días antes del evento, con los tiempos previstos y los puntos de control. Revisa de nuevo las indicaciones 48 horas antes por si hay obras, desvíos o cambios de acceso.
- ¿Cuándo se deben preparar los dorsales y los paquetes de los equipos?
- Imprime la lista de participantes y prepara dorsales y paquetes entre 5 y 7 días antes. Guarda cada paquete en un sobre identificado para entregarlo rápidamente en la mesa de registro.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que montar la salida y la llegada?
- Reserva al menos 3 horas para montar mesas, sillas, carpas, decoración y sonido. Coloca la mesa de registro primero y comprueba la megafonía, los cables y las baterías antes de abrir la recepción.
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