Zo organiseer je een jubileumrally zonder verrassingen

Begin met de datum, route en start- en finishlocatie; pas daarna kun je deelnemers, vergunningen en catering goed plannen. Werk de route vooraf proef, leg rallyregels en controlepunten vast en informeer de betrokken controleposten op tijd. In de laatste week draait alles om indelen en controleren: teams, startnummers, auto’s, routeboekjes en pakketten. Op de dag zelf heb je een duidelijke opbouwvolgorde nodig voor registratie, start, route en finish.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en route vastleggen
2 personen
2
Start- en finishlocatie reserveren
3
Routevergunningen controleren
4
Routebeschrijving uitwerken
2 personen
5
Rallyregels opstellen
2 personen
6
Controlepunten bepalen
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
9
Dieetwensen verzamelen
10
Teams en startnummers indelen
2 personen
11
Catering bestellen
12
Prijzen en bekers bestellen
13
Route vooraf proefrijden
2 personen
14
Controlepunten informeren
2 personen
15
Deelnemerslijst afdrukken
16
Routeboekjes afdrukken
2 personen
17
Startnummers sorteren
2 personen
18
Pakketten voor teams samenstellen
3 personen
19
Auto's en chauffeurs bevestigen
20
Boodschappen ophalen
2 personen
21
Dranken koud zetten
2 personen
22
Controlepuntmaterialen klaarzetten
2 personen
23
Startlocatie opbouwen
4 personen
24
Finishlocatie opbouwen
4 personen
25
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
26
Routeborden plaatsen
3 personen
27
Controlepunten inrichten
6 personen
28
Registratietafel klaarzetten
2 personen
29
Versiering ophangen
2 personen
30
Geluidsapparatuur testen
2 personen
31
Catering voorbereiden
3 personen
32
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

33
Deelnemers ontvangen
3 personen
34
Startpakketten uitdelen
3 personen
35
Rallybriefing geven
2 personen
36
Deelnemers gefaseerd laten starten
3 personen
37
Controlepunten bemannen
6 personen
38
Tussenstand registreren
2 personen
39
Dranken bijvullen
2 personen
40
Finishende teams ontvangen
3 personen
41
Ingevulde rallykaarten innemen
2 personen
42
Hapjes serveren
3 personen
43
Buffet openen
3 personen
44
Rallyuitslag berekenen
3 personen
45
Jubileumtoespraak houden
46
Prijzen uitreiken
2 personen
47
Muziek verzorgen
48
Laatste gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

49
Catering opruimen
3 personen
50
Servies afwassen
2 personen
51
Locatie schoonmaken
4 personen
52
Routeborden verwijderen
3 personen
53
Materialen terugbrengen
2 personen
54
Afval afvoeren
2 personen
55
Overgebleven boodschappen opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 60
Registratietafel

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 2
Microfoon
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Powerbanksaantal 4

Papierwaren

Routeboekjesaantal 30
Rallykaartenaantal 30
Deelnemerslijstenaantal 4
Startnummersaantal 30
Pennenaantal 50
Klembordenaantal 12
Markeerstiftenaantal 12
Enveloppenaantal 30
Naamstickersaantal 60
Routekaarthoudersaantal 30

Route

Routepijlenaantal 40
Verkeerskegelsaantal 20
Pionlintaantal 4
Waterbestendige stiftenaantal 12
Stopwatchesaantal 6
Reflecterende hesjesaantal 12

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 6
Veiligheidsdekensaantal 2

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Jubileumballonnenaantal 100
Ballongewichtenaantal 6
Prijzentafelkleed

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4

Servies

Herbruikbare bordenaantal 60
Herbruikbare kommenaantal 60
Herbruikbare glazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 60
Besteksetsaantal 60

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Warmhoudkannenaantal 4
Serveerbladenaantal 8
Opscheplepelsaantal 8
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Afwasteiltjesaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezemsetsaantal 2
Dweilenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Regel routevergunningen vroeg en controleer per traject of toestemming nodig is. Wacht niet tot de uitnodigingen de deur uit zijn: een gewijzigde route kan ook routeboekjes, rallykaarten en controlepunten beïnvloeden.
Proef de volledige route met een auto voordat je de routebeschrijving definitief maakt. Noteer onderweg herkenningspunten, controleer rijtijden en test of routepijlen, pionlint en verkeerskegels op de geplande plekken zichtbaar zijn.
Verwerk aanmeldingen in één deelnemerslijst en verzamel dieetwensen tegelijk. Deel daarna teams, startnummers, auto’s en chauffeurs in, zodat je per team een compleet pakket kunt samenstellen in plaats van losse spullen op het laatste moment te zoeken.
Maak de startmaterialen minimaal één dag vooraf compleet: routeboekjes, rallykaarten, startnummers, pennen, klemborden en naamstickers. Sorteer de pakketten per team en leg de deelnemerslijsten bij de registratietafel klaar.
Bouw start en finish op volgens een vaste volgorde: eerst partytenten, tafels en stoelen, daarna registratie, geluidsapparatuur en routebenodigdheden. Zet dranken koud, laad powerbanks op en leg EHBO-koffers, zaklampen en veiligheidsdekens op een plek die organisatoren direct kunnen vinden.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een jubileumrally organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, route en locaties. Plan vergunningen, uitnodigingen en catering daarna in; houd in de laatste 7 dagen alleen nog wijzigingen en controles over.
Wanneer moet ik de route van een jubileumrally proefrijden?: Proef de route uiterlijk 2 tot 3 weken voor de rally, nadat de routebeschrijving grotendeels klaar is. Controleer daarna nog één keer de route en bewegwijzering in de week van het evenement.
Hoeveel tijd kost de voorbereiding op de ochtend van een jubileumrally?: Reken op minimaal 2 uur voor het opbouwen van start en finish, het klaarzetten van registratie en controlepuntmaterialen en het testen van microfoon en speakers. Laat organisatoren 30 minuten vóór de deelnemers aanwezig zijn voor een laatste briefing.
Wanneer moet ik routeboekjes en startnummers klaarleggen?: Druk routeboekjes en deelnemerslijsten uiterlijk 2 dagen vooraf af en sorteer startnummers en teampakketten de avond ervoor. Zo kun je bij registratie direct uitdelen en blijven er alleen kleine correcties over.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.