Checklist jubileumprijsuitreiking organiseren

Een jubileumprijsuitreiking vraagt meer voorbereiding dan alleen prijzen bestellen en een zaal vullen. Leg eerst datum, programma en rollen vast; daarna volgen genodigden, catering, presentaties en techniek. Plan minimaal 8 weken voorbereiding als je een zaal, jury, presentator en catering moet regelen. Controleer oorkondes en prijzen uiterlijk 2 weken vooraf en repeteer het uitreikingsmoment minstens één keer met presentator en techniek.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie en zaal reserveren
Prijswinnaars bevestigen
2 personen
Presentator vastleggen
Juryleden bevestigen
Genodigdenlijst opstellen
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Parkeerinformatie versturen
Catering reserveren
Dranken en boodschappen bestellen
Prijzen bestellen
Oorkondes controleren
2 personen
Oorkondes laten ondertekenen
2 personen
Presentaties verzamelen
Muziek voor programma kiezen
Draaiboek afdrukken
2 personen
Naamkaartjes maken
2 personen
Zitplaatsen indelen
2 personen
Leveringen bevestigen
Prijsuitreiking repeteren
5 personen
Techniek testen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Oorkondes en prijzen klaarleggen
2 personen
Programma en bewegwijzering printen

Event

Zaal openen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Presentatieruimte inrichten
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Licht en achtergrond plaatsen
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Presentatie en muziek laden
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Catering klaarzetten
3 personen
Koffie en thee bereiden
2 personen
Hapjes op schalen leggen
3 personen
Registratielijst klaarleggen
Prijswinnaars briefen
2 personen
Gasten ontvangen
4 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
Openingswoord begeleiden
2 personen
Programma technisch bedienen
2 personen
Prijswinnaars naar voren begeleiden
2 personen
Prijzen en oorkondes uitreiken
3 personen
Fotomomenten begeleiden
2 personen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Hapjes bijvullen
2 personen
Pauze aankondigen
Dinerbuffet opbouwen
4 personen
Buffet openen
2 personen
Buffet en dranken bijvullen
3 personen
Servies en glazen verzamelen
2 personen
Dessert serveren
3 personen
Vrije borrel begeleiden
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afscheid en vervoer begeleiden
2 personen

Nazorg

Cateringrestanten koelen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Geleende spullen controleren
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Overgebleven materialen opbergen
2 personen
Foto's en bestanden veiligstellen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Rechthoekige tafelsaantal 10
Stoelenaantal 90
Statafelsaantal 8
Ontvangsttafel
Buffettafelsaantal 3
Spreekstoel
Prijstafel
Kapstokkenaantal 3

Servies

Dinerbordenaantal 100
Dessertbordenaantal 100
Koffiekopjesaantal 100
Waterglazenaantal 110
Wijnglazenaantal 100
Koffielepelsaantal 100
Dinerbestekaantal 100
Serveerschalenaantal 20

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
Draadloze microfoonsaantal 3
Geluidsmixer
Luidsprekersaantal 2
Microfoonstatievenaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
HDMI-kabelsaantal 2
Powerbanksaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 12
Stoelhoezenaantal 90
Jubileumbanner
Ballonnenbogenaantal 2
Ballonnenaantal 100
Bloemstukkenaantal 8
Menukaartenaantal 90
Naamkaartjesaantal 100
Tafelnummersaantal 10
Waarderingsbordjesaantal 8
Oorkondehoudersaantal 10
Gouden lintenaantal 4

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
Ledspotsaantal 4
Ledkaarsenaantal 24

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 6
Koelboxenaantal 4
IJscontainersaantal 3
Serveertangenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Stofzuiger
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Microvezeldoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de prijsuitreiking als apart onderdeel in het programma. Reserveer per prijswinnaar ongeveer 3 tot 5 minuten voor aankondiging, uitreiking en foto, zodat de totale duur vooraf berekend kan worden.
Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen en sluit die inventaris uiterlijk 7 dagen voor het evenement. Geef de cateraar daarna één definitieve lijst, niet meerdere losse wijzigingen.
Controleer oorkondes, namen en handtekeningen uiterlijk 2 weken vooraf. Een verkeerd gespelde naam valt tijdens de uitreiking direct op en is op de dag zelf lastig te herstellen.
Test laptop, beamer, projectiescherm, microfoons, geluidsmixer en luidsprekers minimaal 3 dagen vooraf in de zaal. Neem daarnaast HDMI-kabels, verlengkabels en stekkerdozen mee; die ontbreken vaak bij de locatie.
Maak naamkaartjes en de zitplaatsenindeling pas na de definitieve aanmeldingen. Druk het draaiboek minstens 1 dag vooraf af en leg een exemplaar bij de presentator, techniek en ontvangsttafel.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een jubileumprijsuitreiking organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Reserveer in de eerste 2 weken de locatie, datum, presentator en jury, omdat die onderdelen de rest van het programma bepalen.
Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een jubileumprijsuitreiking versturen?: Stuur de uitnodigingen ongeveer 6 weken vooraf en geef gasten 2 tot 3 weken om te reageren. Sluit de aanmeldingen uiterlijk 3 weken voor de uitreiking, zodat catering en zitplaatsen nog kunnen worden geregeld.
Hoeveel tijd moet ik per prijswinnaar rekenen?: Reken gemiddeld 3 tot 5 minuten per prijswinnaar voor de aankondiging, het ophalen van de prijs en een fotomoment. Bij 12 winnaars duurt alleen de uitreiking dan al ongeveer 36 tot 60 minuten.
Wanneer repeteer je een jubileumprijsuitreiking?: Plan een volledige repetitie 1 tot 3 dagen vooraf. Loop het programma door met de presentator en test tegelijk de presentaties, draadloze microfoons, muziek en licht of projectie.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.