Jubiläumspreisverleihung organisieren: die Checkliste

Bei einer Jubiläumspreisverleihung müssen Auszeichnungen, Programm und Empfang genau zusammenspielen. Lege zuerst Datum, Saal und Ablauf fest und bestätige danach Preisträger, Moderation und Jury. Später kommen Einladungen, Anmeldungen, Catering, Urkunden und Technik hinzu. Plane mindestens eine vollständige Probe ein: Gerade Präsentationen, Funkmikrofone und die Reihenfolge der Ehrungen verursachen sonst kurz vor Beginn unnötige Verzögerungen.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Programm festlegen
2 Personen
Veranstaltungsort und Saal reservieren
Preisträger bestätigen
2 Personen
Moderator festlegen
Jurymitglieder bestätigen
Gästeliste erstellen
2 Personen
Einladungen gestalten
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Parkinformationen versenden
Catering reservieren
Getränke und Einkäufe bestellen
Preise bestellen
Urkunden prüfen
2 Personen
Urkunden unterschreiben lassen
2 Personen
Präsentationen sammeln
Musik für das Programm auswählen
Drehbuch ausdrucken
2 Personen
Namensschilder erstellen
2 Personen
Sitzplätze einteilen
2 Personen
Lieferungen bestätigen
Preisverleihung proben
5 Personen
Technik testen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Urkunden und Preise bereitlegen
2 Personen
Programm und Wegweiser drucken

Event

Saal öffnen
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Empfangstheke einrichten
2 Personen
Präsentationsraum einrichten
3 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Licht und Hintergrund aufbauen
2 Personen
Musikanlage anschließen
2 Personen
Präsentation und Musik laden
2 Personen
Mikrofone testen
2 Personen
Catering bereitstellen
3 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Häppchen auf Platten anrichten
3 Personen
Registrierungsliste bereitlegen
Preisträger informieren
2 Personen
Gäste empfangen
4 Personen
Anwesenheit erfassen
2 Personen
Willkommensgetränke servieren
3 Personen
Eröffnungsrede moderieren
2 Personen
Das Programm technisch betreuen
2 Personen
Preisträger nach vorn begleiten
2 Personen
Preise und Urkunden überreichen
3 Personen
Fotomomente begleiten
2 Personen
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
Snacks nachfüllen
2 Personen
Pause ankündigen
Dinnerbuffet aufbauen
4 Personen
Buffet eröffnen
2 Personen
Buffet und Getränke auffüllen
3 Personen
Geschirr und Gläser sammeln
2 Personen
Dessert servieren
3 Personen
Lockeren Umtrunk begleiten
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Abschied und Transport begleiten
2 Personen

Nachbereitung

Cateringreste kühlen
2 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Saal reinigen
3 Personen
Geliehene Gegenstände überprüfen
2 Personen
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebene Materialien verstauen
2 Personen
Fotos und Dateien sichern

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

Rechteckige TischeAnz. 10
StühleAnz. 90
StehtischeAnz. 8
Empfangstisch
BuffetischeAnz. 3
Rednerpult
Preistisch
KleiderständerAnz. 3

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 100
DesserttellerAnz. 100
KaffeetassenAnz. 100
WassergläserAnz. 110
WeingläserAnz. 100
KaffeelöffelAnz. 100
Besteck für das AbendessenAnz. 100
ServierschalenAnz. 20

Ausstattung

Laptop
Beamer
Projektionsleinwand
FunkmikrofoneAnz. 3
Tonmischpult
LautsprecherAnz. 2
MikrofonständerAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
HDMI-KabelAnz. 2
PowerbanksAnz. 4

Dekoration

TischdeckenAnz. 12
StuhlhussenAnz. 90
Jubiläumsbanner
BallonbögenAnz. 2
BallonsAnz. 100
BlumenarrangementsAnz. 8
SpeisekartenAnz. 90
NamensschilderAnz. 100
TischnummernAnz. 10
DankeschilderAnz. 8
UrkundenhalterAnz. 10
Goldene BänderAnz. 4

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 6
LED-SpotsAnz. 4
StumpenkerzenAnz. 24

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
WarmhaltebehälterAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
EisbehälterAnz. 3
ServierzangenAnz. 12

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
Staubsauger
WischmopsAnz. 2
EimerAnz. 2
ReinigungshandschuheAnz. 6
MikrofasertücherAnz. 12

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege das Programm früh fest und trage für jede Ehrung eine konkrete Dauer ein. Für Moderation, Laudatio, Präsentation und Übergabe solltest du pro Preis einen eigenen Zeitblock einplanen.
Bestätige Preisträger und Jurymitglieder nicht nur mündlich. Hole die verbindlichen Zusagen spätestens vier Wochen vor der Veranstaltung ein, damit Urkunden und Präsentationen rechtzeitig geprüft werden können.
Verschicke Einladungen mit Anmeldefrist und Parkinformationen. Schließe die Gästeliste etwa zehn Tage vorher und übertrage Ernährungswünsche direkt an das Catering.
Teste Laptop, Beamer, Leinwand, Tonmischpult, Lautsprecher und Funkmikrofone gemeinsam im Saal. Eine vollständige Technikprobe am Veranstaltungstag sollte mindestens 60 Minuten vor dem Einlass stattfinden.
Ordne Sitzplätze, Namensschilder und Empfang vor dem Aufbau zu. Prüfe außerdem Lieferungen, Preise, unterschriebene Urkunden und das ausgedruckte Drehbuch spätestens am Vortag.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Jubiläumspreisverleihung planen?: Beginne mindestens acht bis zwölf Wochen vorher mit Datum, Saal und Programm. Vier Wochen vor dem Termin sollten Preisträger, Moderation und Jury bestätigt sein.
Wann verschickt man die Einladungen zur Jubiläumspreisverleihung?: Versende die Einladungen etwa sechs Wochen vor der Veranstaltung und setze eine Anmeldefrist rund zehn Tage vor dem Termin. So bleiben noch einige Tage für Sitzplan, Namensschilder und Catering-Anpassungen.
Wie viel Zeit braucht eine Probe für eine Preisverleihung?: Plane eine vollständige Probe von mindestens 90 Minuten ein, wenn mehrere Preise, Präsentationen und Redebeiträge vorgesehen sind. Der Techniktest am Veranstaltungstag sollte zusätzlich mindestens 60 Minuten dauern.
Was muss am Tag vor der Preisverleihung geprüft werden?: Kontrolliere Preise, unterschriebene Urkunden, Präsentationen, Drehbuch, Sitzplan und Namensschilder. Prüfe außerdem alle Lieferungen und stelle sicher, dass Geschirr, Getränke und Technik vollständig vor Ort sind.

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