Checklist pour organiser une remise des prix du jubilé

Une remise des prix du jubilé demande plus qu’une cérémonie bien préparée. Il faut coordonner les gagnants, les jurés, les invités, les diplômes, le traiteur et la technique dans le bon ordre. Commencez par fixer la date, le programme et le lieu, puis verrouillez les confirmations avant d’envoyer les invitations. Les derniers jours servent surtout à vérifier les livraisons, tester les micros et répéter chaque remise de prix.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu et la salle
Confirmer les gagnants
2 personnes
Réserver un animateur
Confirmer les jurés
Établir la liste des invités
2 personnes
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les infos de parking
Réserver le catering
Commander des boissons et des courses
Commander les prix
Vérifier les diplômes
2 personnes
Faire signer les diplômes
2 personnes
Rassembler les présentations
Choisir la musique du programme
Imprimer le déroulé
2 personnes
Créer des badges nominatifs
2 personnes
Répartir les places assises
2 personnes
Confirmer les livraisons
Répéter la remise des prix
5 personnes
Tester la technique
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les diplômes et les prix
2 personnes
Imprimer le programme et la signalétique

Événement

Ouvrir la salle
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Aménager l’espace de présentation
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer l’éclairage et l’arrière-plan
2 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Charger la présentation et la musique
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Disposer les amuse-bouches sur des plateaux
3 personnes
Préparer la liste d’inscription
Briefer les gagnants
2 personnes
Accueillir les invités
4 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
Accompagner le discours d'ouverture
2 personnes
Utiliser le programme techniquement
2 personnes
Accompagner les gagnants du prix à l’avant
2 personnes
Remettre les prix et les diplômes
3 personnes
Encadrer les séances photo
2 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
Annoncer la pause
Installer le buffet du dîner
4 personnes
Ouvrir le buffet
2 personnes
Réapprovisionner le buffet et les boissons
3 personnes
Rassembler la vaisselle et les verres
2 personnes
Servir le dessert
3 personnes
Encadrer le cocktail libre
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Encadrer les départs et le transport
2 personnes

Suivi

Réfrigérer les restes du catering
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Ranger le matériel restant
2 personnes
Sécuriser les photos et les fichiers

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables rectangulairesqté 10
Chaisesqté 90
Tables hautesqté 8
Table d’accueil
Tables de buffetqté 3
Pupitre
Table des prix
Porte-manteauxqté 3

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 100
Assiettes à dessertqté 100
Tasses à caféqté 100
Verres à eauqté 110
Verres à vinqté 100
Cuillères à caféqté 100
Couverts de dînerqté 100
Plateaux de serviceqté 20

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Microphones sans filqté 3
Console de mixage
Haut-parleursqté 2
Pieds de microqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Câbles HDMIqté 2
Batteries externesqté 4

Décoration

Nappesqté 12
Housses de chaiseqté 90
Bannière d’anniversaire
Arches de ballonsqté 2
Ballonsqté 100
Compositions floralesqté 8
Cartes de menuqté 90
Badges nominatifsqté 100
Numéros de tableqté 10
Panneaux de récompenseqté 8
Supports de diplômeqté 10
Rubans dorésqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Projecteurs LEDqté 4
Bougies LEDqté 24

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 6
Glacièresqté 4
Conteneurs à glaceqté 3
Pinces de serviceqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 6
Aspirateur
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Gants de nettoyageqté 6
Chiffons microfibresqté 12

Catering

Courses

Conseils

Fixez le programme avant de concevoir les invitations : indiquez l’heure d’accueil, le début de la cérémonie et la durée prévue du repas ou du buffet.
Confirmez les gagnants et les jurés avant l’impression des diplômes. Faites signer les diplômes suffisamment tôt pour éviter une remise avec des documents incomplets.
Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription et transmettez le nombre définitif au traiteur quelques jours avant l’événement. Prévoyez aussi les boissons et les courses séparément.
Testez la projection, les microphones sans fil, la console de mixage, les haut-parleurs et les câbles HDMI pendant une répétition complète, pas seulement le jour même.
Préparez l’accueil avant l’arrivée des invités : badges nominatifs, plan de table, informations de parking et table des prix doivent être installés au même endroit et vérifiés le jour précédent.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une remise des prix du jubilé ?: Envoyez-les idéalement 4 à 6 semaines avant la cérémonie. Fixez une date limite d’inscription au moins 10 jours avant l’événement afin de confirmer les places, les besoins alimentaires et le plan de table.
Quand commander les prix et vérifier les diplômes ?: Commandez les prix dès que les gagnants sont confirmés, au minimum 3 à 4 semaines avant la remise. Vérifiez les noms et faites signer les diplômes avant la dernière semaine pour pouvoir corriger une erreur à temps.
Combien de temps prévoir pour la répétition ?: Réservez au moins 60 à 90 minutes pour une répétition complète. Faites passer chaque intervenant dans l’ordre du programme et testez les présentations, les micros, la musique et la projection.
Quand confirmer le traiteur pour la cérémonie ?: Réservez le traiteur dès que la date et le lieu sont fixés, puis confirmez le nombre de convives et les régimes alimentaires 7 à 10 jours avant. Vérifiez les horaires de livraison quelques jours avant l’installation.

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