Zo organiseer je een jubileumpartnerdag zonder losse eindjes

Begin met het vastleggen van de datum, het programma en de volgorde van de dag. Daarna werk je de gastenlijst, uitnodigingen en aanmeldingen uit, inclusief dieetwensen en vervoersvragen. In de laatste weken verschuift de aandacht naar reserveringen, catering, presentaties en techniek. Gebruik de laatste dagen voor naamkaartjes, routekaarten, leveringen en een locatiecontrole; juist die details worden bij een partnerdag vaak te laat geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Gastenlijst samenstellen
2 personen
3
Uitnodigingen ontwerpen
4
Uitnodigingen versturen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Aanmeldingen bevestigen
7
Dieetwensen verzamelen
8
Vervoersvragen inventariseren
9
Naamkaartjes maken
2 personen
10
Programma- en routekaarten printen
11
Presentaties verzamelen
12
Muziekselectie samenstellen
13
Reserveringen bevestigen
14
Cateringbestelling plaatsen
15
Boodschappenlijst controleren
2 personen
16
Materialen inventariseren
2 personen
17
Techniek testen
2 personen
18
Draaiboek printen
19
Naamkaartjes sorteren
20
Boodschappen doen
2 personen
21
Dranken koelen
2 personen
22
Hapjes voorbereiden
3 personen
23
Locatie controleren
2 personen
24
Leveringen aannemen
2 personen
25
Ruimtes ventileren
26
Tafels opstellen
4 personen
27
Stoelen plaatsen
4 personen
28
Registratietafel inrichten
2 personen
29
Buffettafels inrichten
3 personen
30
Servies klaarzetten
2 personen
31
Koffiepunt inrichten
2 personen
32
Drankenbuffet inrichten
2 personen
33
Decoratie ophangen
3 personen
34
Fotowand opbouwen
2 personen
35
Verlichting aansluiten
2 personen
36
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
37
Presentaties klaarzetten
38
Microfoons testen
2 personen
39
Hapjes op schalen leggen
3 personen
40
Personeelsbriefing geven
2 personen

Event

41
Ontvangsttafel bemannen
2 personen
42
Gasten verwelkomen
3 personen
43
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
44
Aperitief serveren
3 personen
45
Hapjes serveren
3 personen
46
Koffie en thee schenken
2 personen
47
Dranken bijvullen
2 personen
48
Gebak aansnijden
2 personen
49
Opening aankondigen
50
Jubileumtoespraak verzorgen
51
Presentaties begeleiden
2 personen
52
Groepsfoto maken
2 personen
53
Dinerbuffet openen
2 personen
54
Dinerbuffet aanvullen
3 personen
55
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
56
Tafels afruimen
3 personen
57
Dessert serveren
2 personen
58
Muziek verzorgen
59
Dansvloer vrijmaken
2 personen
60
Late snacks serveren
2 personen
61
Afscheid van gasten begeleiden
2 personen
62
Afval tussentijds verwijderen
2 personen

Nazorg

63
Servies verzamelen
3 personen
64
Buffetresten veilig koelen
2 personen
65
Dranken opruimen
2 personen
66
Decoratie verwijderen
3 personen
67
Meubilair terugplaatsen
4 personen
68
Servies afwassen
3 personen
69
Apparatuur uitschakelen
2 personen
70
Locatie schoonmaken
4 personen
71
Koelproducten controleren
72
Afval gescheiden afvoeren
2 personen
73
Materialen schoon en droog opbergen
2 personen
74
Geleende spullen retourneren
2 personen
75
Overgebleven boodschappen opslaan
76
Bedankbericht versturen
77
Foto's met gasten delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 70
Buffettafelsaantal 3
Registratietafel
Barkrukkenaantal 6
Tafelkledenaantal 12
Kledingrek
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Dinerbordenaantal 80
Dessertbordenaantal 80
Koffiekopjesaantal 80
Waterglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 80
Champagneglazenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerschalenaantal 20

Decoratie

Naamkaartjesaantal 70
Tafelnummersaantal 10
Ballonnenaantal 60
Slingersaantal 8
Bloemstukkenaantal 10
Fotowand
Welkomstbord
Kaarsenaantal 30

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Mengpaneel
Laptop
Beamer
Projectiescherm
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadbare batterijenaantal 12
Fotocamera

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudkannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
IJsblokjesbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Serveertangenaantal 8
Thermoskannenaantal 4

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Sponzenaantal 6
Microvezeldoekenaantal 12
Afvalzakhoudersaantal 6
Toiletborstelsaantal 2

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
Ledspotsaantal 4
Tafellampenaantal 10
Nachtlampenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de registratie vóór het inhoudelijke programma en maak naamkaartjes op basis van de definitieve aanmeldingen. Sorteer ze per alfabet of organisatie, zodat gasten bij binnenkomst niet langer dan een paar minuten zoeken.
Verzamel dieetwensen en vervoersvragen direct bij de aanmelding en sluit de inventarisatie uiterlijk 10 dagen voor de partnerdag. Geef die informatie daarna door aan catering en de ontvangstorganisatie.
Test presentaties, laptop, beamer, projectiescherm, luidsprekers en draadloze microfoons minimaal 3 dagen vooraf als één geheel. Controleer ook reservekabels, stroompunten en het volume in de achterste zitrij.
Bevestig reserveringen en catering uiterlijk 7 dagen voor de bijeenkomst en tel daarna servies en glaswerk na. Reken per gast op een dinerbord, dessertbord, bestekset, waterglas en koffie- of wijnglas volgens het programma, plus extra exemplaren voor breuk.
Maak het draaiboek, routekaarten en programma uiterlijk de dag vóór het evenement definitief en print ze dan pas. Controleer op de ochtend zelf de ventilatie, afvalbakken, buffettafels, registratietafel, welkomstbord en alle leveringen voordat gasten arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een jubileumpartnerdag?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma en gastenlijst. Verstuur de uitnodigingen daarna zo snel mogelijk, zodat je uiterlijk 10 dagen voor de dag de aanmeldingen, dieetwensen en vervoersvragen kunt verwerken.
Wanneer moet ik de catering voor een jubileumpartnerdag bestellen?: Plaats de cateringbestelling uiterlijk 7 dagen vooraf en bevestig dan ook het aantal gasten en de dieetwensen. Controleer de levering opnieuw op de dag zelf voordat de ontvangst start.
Wanneer test je de techniek voor een partnerdag?: Test laptop, presentaties, beamer, projectiescherm, luidsprekers en microfoons minimaal 3 dagen vooraf. Doe op de locatie nog een korte controle van stroom, verbindingen en het geluidsniveau voordat het programma begint.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de voorbereiding op de dag zelf?: Plan minimaal 2 uur voor locatiecontrole, registratie, het klaarzetten van tafels en stoelen, het koelen van dranken en het aannemen van leveringen. Houd daarnaast een kwartier over voor onverwachte wijzigingen in het draaiboek.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.