Cómo organizar una jornada de socios de aniversario

Una jornada de socios de aniversario necesita más que una fecha y una comida. Empieza cerrando el programa y la lista de invitados, y después organiza las inscripciones, las preferencias alimentarias y el transporte. La semana anterior debes confirmar reservas, catering, presentaciones y medios técnicos. El día del evento, el registro, las bebidas frías y la señalización deben estar listos antes de que llegue el primer socio.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
2
Elaborar la lista de invitados
2 personas
3
Diseñar invitaciones
4
Enviar invitaciones
5
Gestionar inscripciones
6
Confirmar inscripciones
7
Recoger preferencias dietéticas
8
Recopilar solicitudes de transporte
9
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
10
Imprimir programas y mapas de ruta
11
Recopilar las presentaciones
12
Preparar la selección musical
13
Confirmar las reservas
14
Realizar el pedido de catering
15
Comprobar la lista de la compra
2 personas
16
Inventariar materiales
2 personas
17
Probar la técnica
2 personas
18
Imprimir el plan de trabajo
19
Clasificar las tarjetas con nombres
20
Hacer la compra
2 personas
21
Enfriar bebidas
2 personas
22
Preparar aperitivos
3 personas
23
Comprobar el lugar
2 personas
24
Recibir las entregas
2 personas
25
Ventilar los espacios
26
Montar mesas
4 personas
27
Colocar las sillas
4 personas
28
Montar la mesa de registro
2 personas
29
Montar mesas de buffet
3 personas
30
Preparar la vajilla
2 personas
31
Montar el punto de café
2 personas
32
Montar el buffet de bebidas
2 personas
33
Colgar la decoración
3 personas
34
Montar el photocall
2 personas
35
Conectar la iluminación
2 personas
36
Conectar el equipo de sonido
2 personas
37
Preparar las presentaciones
38
Probar los micrófonos
2 personas
39
Poner los aperitivos en bandejas
3 personas
40
Dar briefing al personal
2 personas

Evento

41
Atender la mesa de recepción
2 personas
42
Dar la bienvenida a los invitados
3 personas
43
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
44
Servir el aperitivo
3 personas
45
Servir aperitivos
3 personas
46
Servir café y té
2 personas
47
Rellenar las bebidas
2 personas
48
Cortar el pastel
2 personas
49
Anunciar la apertura
50
Pronunciar el discurso de aniversario
51
Coordinar presentaciones
2 personas
52
Hacer una foto de grupo
2 personas
53
Abrir el bufé de la cena
2 personas
54
Reponer el buffet de cena
3 personas
55
Servir comidas especiales
2 personas
56
Retirar la vajilla de las mesas
3 personas
57
Servir el postre
2 personas
58
Proporcionar la música
59
Despejar la pista de baile
2 personas
60
Servir aperitivos nocturnos
2 personas
61
Coordinar la despedida de los invitados
2 personas
62
Retirar la basura de vez en cuando
2 personas

Seguimiento

63
Recoger la vajilla
3 personas
64
Enfriar de forma segura los restos del bufé
2 personas
65
Recoger las bebidas
2 personas
66
Retirar la decoración
3 personas
67
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
68
Lavar la vajilla
3 personas
69
Apagar el equipo
2 personas
70
Limpiar el lugar
4 personas
71
Comprobar los productos refrigerados
72
Retirar los residuos por separado
2 personas
73
Guardar los materiales limpios y secos
2 personas
74
Devolver los objetos prestados
2 personas
75
Guardar los víveres sobrantes
76
Enviar mensaje de agradecimiento
77
Compartir fotos con los invitados

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 10
Sillascant. 70
Mesas de buffetcant. 3
Mesa de registro
Taburetes de barcant. 6
Mantelescant. 12
Perchero
Papeleracant. 6

Vajilla

Platos de cenacant. 80
Platos de postrecant. 80
Tazas de cafécant. 80
Vasos para aguacant. 100
Copas de vinocant. 80
Copas de champáncant. 80
Cubiertoscant. 80
Bandejas de servircant. 20

Decoración

Tarjetas de nombrecant. 70
Números de mesacant. 10
Globoscant. 60
Guirnaldascant. 8
Arreglos floralescant. 10
Photowall
Cartel de bienvenida
Velascant. 30

Equipo

Altavocescant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Mesa de mezclas
Portátil
Proyector
Pantalla de proyección
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Baterías recargablescant. 12
Cámara de fotos

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Jarras térmicascant. 4
Neveras portátilescant. 4
Cubiterascant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Pinzas de servircant. 8
Termoscant. 4

Limpieza

Cuboscant. 3
Fregonascant. 3
Esponjascant. 6
Paños de microfibracant. 12
Soportes para bolsas de basuracant. 6
Escobillas de bañocant. 2

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 6
Focos LEDcant. 4
Lámparas de mesacant. 10
Lámparas nocturnascant. 2

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha y el programa antes de diseñar las invitaciones. Incluye la hora de llegada, el recorrido o mapa, las presentaciones y la hora prevista de finalización para evitar preguntas y cambios posteriores.
Envía las invitaciones con al menos 4 semanas de antelación y fija una fecha límite de inscripción 10 días antes. Así tendrás tiempo para confirmar asistentes, recoger dietas especiales y solicitar necesidades de transporte.
Confirma el catering y las reservas 7 días antes, usando el número real de inscritos. No olvides separar las raciones especiales y comprobar que haya platos, cubiertos, vasos y copas suficientes para cada servicio.
Haz una prueba técnica completa 2 o 3 días antes: micrófonos inalámbricos, altavoces, mesa de mezclas, portátil, proyector y pantalla. Abre cada presentación en el equipo que se utilizará y lleva el programa de trabajo impreso.
Prepara el registro y el espacio la víspera: clasifica las tarjetas con nombres, coloca el cartel de bienvenida, revisa mesas y sillas, enfría las bebidas y comprueba las entregas. Ventila los espacios antes de la llegada y deja una papelera cerca de la zona de catering.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de socios?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes, sobre todo si necesitas reservar un espacio, catering o transporte. Envía las invitaciones unas 4 semanas antes y cierra las inscripciones aproximadamente 10 días antes.
¿Cuándo hay que confirmar el número de asistentes al catering?: Confirma el pedido definitivo 7 días antes de la jornada, cuando ya hayas revisado las inscripciones. Añade por separado las preferencias dietéticas y reserva un pequeño margen si esperas cambios de última hora.
¿Qué se prepara el día antes de una jornada de socios?: El día anterior deja montado el registro, clasifica las tarjetas con nombres, imprime programas y mapas, recibe las entregas y enfría las bebidas. También conviene revisar el lugar y dejar preparada la decoración y la vajilla.
¿Cuándo se debe probar la tecnología de las presentaciones?: Haz una prueba completa entre 2 y 3 días antes y repite una comprobación breve al llegar al lugar. Verifica sonido, proyección, conexiones y cada presentación para corregir fallos antes de que lleguen los socios.

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