Organiser une journée des partenaires du jubilé, étape par étape

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Conseils

• Fixez d’abord la date et le programme, puis envoyez les invitations avec une date limite d’inscription clairement indiquée. Gardez quelques jours entre cette échéance et la commande finale au traiteur pour intégrer les désistements et les besoins alimentaires.
• Traitez les inscriptions dès leur arrivée et confirmez-les avant l’événement. Regroupez dans le même suivi les allergies, les régimes particuliers et les questions de transport : ces informations sont souvent oubliées jusqu’au dernier moment.
• Préparez les badges nominatifs, les cartes du programme et l’itinéraire avant la veille. Triez les badges dans l’ordre d’arrivée ou par table afin d’éviter une file d’attente devant la table d’inscription.
• Testez le vidéoprojecteur, l’écran, les haut-parleurs, les microphones sans fil et l’ordinateur portable au moins une fois avant l’accueil. Vérifiez aussi les présentations dans leur ordre réel, avec le micro et la table de mixage utilisés le jour même.
• La veille, refroidissez les boissons, préparez les en-cas et imprimez le déroulé pour l’équipe. Le jour J, vérifiez le lieu avant les livraisons, aérez les espaces et contrôlez rapidement les tables, les chaises, les verres et les poubelles.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une journée des partenaires du jubilé ?

Envoyez-les plusieurs semaines avant la date retenue, avec une échéance d’inscription fixée au moins 7 à 10 jours avant l’événement. Ce délai laisse le temps de confirmer les participants, de recueillir les besoins alimentaires et d’ajuster la commande au traiteur.

Quand confirmer les inscriptions des partenaires ?

Confirmez chaque inscription dès qu’elle est traitée, puis faites une vérification finale 7 jours avant la journée. Utilisez cette dernière vérification pour repérer les absences, les régimes particuliers et les besoins de transport encore non renseignés.

Quand tester la technique pour une journée de partenaires ?

Faites un premier test quelques jours avant, puis un contrôle complet la veille avec les présentations dans leur ordre de passage. Prévoyez au moins 30 minutes sur place pour vérifier le vidéoprojecteur, l’écran, les microphones, les haut-parleurs et l’ordinateur.

Que préparer la veille d’une journée des partenaires du jubilé ?

La veille, refroidissez les boissons, préparez les en-cas, réceptionnez ou contrôlez les livraisons et imprimez le déroulé. Vérifiez aussi les badges triés, le matériel inventorié et l’aménagement du lieu afin de ne pas découvrir un manque le matin même.

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