Checklist voor een goed georganiseerde jubileumpartnerdag
Een jubileumpartnerdag vraagt om meer dan een datum, uitnodiging en catering. Je stemt gasten, programma, vervoer, dieetwensen, presentaties en techniek op elkaar af. Begin met het programma en de gastenlijst, werk daarna toe naar bevestigingen, reserveringen en materialen. In de laatste week draait alles om controleren: naamkaartjes sorteren, leveringen aannemen, dranken koelen en het draaiboek klaarleggen. Met deze checklist houd je overzicht over de voorbereiding en de uitvoering op de dag zelf.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en programma vastleggen
2 personen
Gastenlijst samenstellen
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Aanmeldingen bevestigen
Dieetwensen verzamelen
Vervoersvragen inventariseren
Naamkaartjes maken
2 personen
Programma- en routekaarten printen
Presentaties verzamelen
Muziekselectie samenstellen
Reserveringen bevestigen
Cateringbestelling plaatsen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Techniek testen
2 personen
Draaiboek printen
Naamkaartjes sorteren
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Locatie controleren
2 personen
Leveringen aannemen
2 personen
Ruimtes ventileren
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
4 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Buffettafels inrichten
3 personen
Servies klaarzetten
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Drankenbuffet inrichten
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Fotowand opbouwen
2 personen
Verlichting aansluiten
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Presentaties klaarzetten
Microfoons testen
2 personen
Hapjes op schalen leggen
3 personen
Personeelsbriefing geven
2 personen
Event
Ontvangsttafel bemannen
2 personen
Gasten verwelkomen
3 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Aperitief serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Koffie en thee schenken
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Gebak aansnijden
2 personen
Opening aankondigen
Jubileumtoespraak verzorgen
Presentaties begeleiden
2 personen
Groepsfoto maken
2 personen
Dinerbuffet openen
2 personen
Dinerbuffet aanvullen
3 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Tafels afruimen
3 personen
Dessert serveren
2 personen
Muziek verzorgen
Dansvloer vrijmaken
2 personen
Late snacks serveren
2 personen
Afscheid van gasten begeleiden
2 personen
Afval tussentijds verwijderen
2 personen
Nazorg
Servies verzamelen
3 personen
Buffetresten veilig koelen
2 personen
Dranken opruimen
2 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Koelproducten controleren
Afval gescheiden afvoeren
2 personen
Materialen schoon en droog opbergen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven boodschappen opslaan
Bedankbericht versturen
Foto's met gasten delen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 10
- Stoelenaantal 70
- Buffettafelsaantal 3
- Registratietafel
- Barkrukkenaantal 6
- Tafelkledenaantal 12
- Kledingrek
- Afvalbakkenaantal 6
Servies
- Dinerbordenaantal 80
- Dessertbordenaantal 80
- Koffiekopjesaantal 80
- Waterglazenaantal 100
- Wijnglazenaantal 80
- Champagneglazenaantal 80
- Besteksetsaantal 80
- Serveerschalenaantal 20
Decoratie
- Naamkaartjesaantal 70
- Tafelnummersaantal 10
- Ballonnenaantal 60
- Slingersaantal 8
- Bloemstukkenaantal 10
- Fotowand
- Welkomstbord
- Kaarsenaantal 30
Apparatuur
- Luidsprekersaantal 2
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Mengpaneel
- Laptop
- Beamer
- Projectiescherm
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Oplaadbare batterijenaantal 12
- Fotocamera
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Warmhoudkannenaantal 4
- Koelboxenaantal 4
- IJsblokjesbakkenaantal 4
- Snijplankenaantal 4
- Keukenmessenaantal 4
- Serveertangenaantal 8
- Thermoskannenaantal 4
Schoonmaak
- Emmersaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Sponzenaantal 6
- Microvezeldoekenaantal 12
- Afvalzakhoudersaantal 6
- Toiletborstelsaantal 2
Verlichting
- Lichtslingersaantal 6
- Ledspotsaantal 4
- Tafellampenaantal 10
- Nachtlampenaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg het programma vast voordat je uitnodigingen ontwerpt. Zo kun je meteen tijden, route-informatie en eventuele vervoersvragen duidelijk opnemen en voorkom je dat je later opnieuw moet drukken.
- Verwerk aanmeldingen direct in één overzicht. Verzamel daarbij dieetwensen en vervoersvragen; stuur bevestigingen uiterlijk enkele dagen na aanmelding, zodat je catering en zitplaatsen op tijd kunt bijstellen.
- Plan de techniekstest niet op de ochtend zelf. Test luidsprekers, draadloze microfoons, mengpaneel, laptop, beamer en projectiescherm minimaal 1 dag vooraf met de echte presentaties.
- Controleer de ontvangstruimte op praktische details voordat gasten arriveren. Zet registratietafel, naamkaartjes, welkomstbord en routekaarten klaar en zorg dat afvalbakken, tafels en stoelen logisch zijn geplaatst.
- Maak een aparte eindcontrole voor catering en dranken. Neem leveringen aan zodra ze binnenkomen, koel dranken tijdig en controleer of servies, bestek, serveerschalen en glazen passen bij het programma.
Veelgestelde vragen
- Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een jubileumpartnerdag?
- Verstuur de uitnodigingen bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Geef een duidelijke uiterste aanmelddatum, zodat je daarna catering, dieetwensen, vervoersvragen en naamkaartjes kunt afronden.
- Hoeveel tijd heb je nodig om een jubileumpartnerdag voor te bereiden?
- Reken op minimaal 6 weken voorbereiding voor een partnerdag met uitnodigingen, presentaties en catering. Reserveer in de laatste week tijd voor bevestigingen, materialen, techniek en het printen van programma- en routekaarten.
- Wanneer test je de techniek voor een jubileumpartnerdag?
- Test de techniek uiterlijk 1 dag voor de bijeenkomst en nogmaals kort voor de ontvangst. Controleer alle presentaties met laptop, beamer, projectiescherm, luidsprekers en microfoons.
- Hoeveel drank moet je inkopen voor een jubileumpartnerdag?
- Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Tel extra water mee voor de ontvangst en houd rekening met de duur van het programma en de aanwezige dieetwensen.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!