Checklist para organizar una jornada de socios de aniversario

Una jornada de socios de aniversario necesita más coordinación que una celebración corriente: hay que controlar las inscripciones, las preferencias alimentarias, el transporte y las presentaciones. Empieza fijando la fecha y el programa, y deja cerrados los proveedores y las reservas antes de ocuparte de la decoración. Esta checklist reúne 77 tareas y 54 elementos, desde las invitaciones y las tarjetas con nombres hasta la prueba técnica y la recepción de entregas. Úsala para avanzar por orden y llegar al día del aniversario con todo comprobado.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Elaborar la lista de invitados
2 personas
Diseñar invitaciones
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Confirmar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Recopilar solicitudes de transporte
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
Imprimir programas y mapas de ruta
Recopilar las presentaciones
Preparar la selección musical
Confirmar las reservas
Realizar el pedido de catering
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Probar la técnica
2 personas
Imprimir el plan de trabajo
Clasificar las tarjetas con nombres
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Comprobar el lugar
2 personas
Recibir las entregas
2 personas
Ventilar los espacios
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Montar mesas de buffet
3 personas
Preparar la vajilla
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Montar el buffet de bebidas
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Montar el photocall
2 personas
Conectar la iluminación
2 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Preparar las presentaciones
Probar los micrófonos
2 personas
Poner los aperitivos en bandejas
3 personas
Dar briefing al personal
2 personas

Evento

Atender la mesa de recepción
2 personas
Dar la bienvenida a los invitados
3 personas
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
Servir el aperitivo
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Servir café y té
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Cortar el pastel
2 personas
Anunciar la apertura
Pronunciar el discurso de aniversario
Coordinar presentaciones
2 personas
Hacer una foto de grupo
2 personas
Abrir el bufé de la cena
2 personas
Reponer el buffet de cena
3 personas
Servir comidas especiales
2 personas
Retirar la vajilla de las mesas
3 personas
Servir el postre
2 personas
Proporcionar la música
Despejar la pista de baile
2 personas
Servir aperitivos nocturnos
2 personas
Coordinar la despedida de los invitados
2 personas
Retirar la basura de vez en cuando
2 personas

Seguimiento

Recoger la vajilla
3 personas
Enfriar de forma segura los restos del bufé
2 personas
Recoger las bebidas
2 personas
Retirar la decoración
3 personas
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Apagar el equipo
2 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Comprobar los productos refrigerados
Retirar los residuos por separado
2 personas
Guardar los materiales limpios y secos
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Guardar los víveres sobrantes
Enviar mensaje de agradecimiento
Compartir fotos con los invitados

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 10
Sillascant. 70
Mesas de buffetcant. 3
Mesa de registro
Taburetes de barcant. 6
Mantelescant. 12
Perchero
Papeleracant. 6

Vajilla

Platos de cenacant. 80
Platos de postrecant. 80
Tazas de cafécant. 80
Vasos para aguacant. 100
Copas de vinocant. 80
Copas de champáncant. 80
Cubiertoscant. 80
Bandejas de servircant. 20

Decoración

Tarjetas de nombrecant. 70
Números de mesacant. 10
Globoscant. 60
Guirnaldascant. 8
Arreglos floralescant. 10
Photowall
Cartel de bienvenida
Velascant. 30

Equipo

Altavocescant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Mesa de mezclas
Portátil
Proyector
Pantalla de proyección
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Baterías recargablescant. 12
Cámara de fotos

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Jarras térmicascant. 4
Neveras portátilescant. 4
Cubiterascant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Pinzas de servircant. 8
Termoscant. 4

Limpieza

Cuboscant. 3
Fregonascant. 3
Esponjascant. 6
Paños de microfibracant. 12
Soportes para bolsas de basuracant. 6
Escobillas de bañocant. 2

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 6
Focos LEDcant. 4
Lámparas de mesacant. 10
Lámparas nocturnascant. 2

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el programa y las reservas antes de enviar las invitaciones. Así podrás incluir horarios, mapas de ruta y una fecha límite de inscripción sin tener que corregir la información después.
Pide las preferencias dietéticas y las solicitudes de transporte junto con la inscripción. Confirma ambas listas antes de encargar el catering, porque las modificaciones de última hora suelen afectar a las cantidades y a la distribución.
Prepara las tarjetas con nombres, los números de mesa y los programas con varios días de margen. Clasifica las tarjetas por orden de llegada o por mesa para que el registro no se convierta en una búsqueda de última hora.
Prueba los altavoces, micrófonos, mesa de mezclas, portátil, proyector y pantalla antes del evento. Recopila las presentaciones en un único equipo y comprueba cada archivo durante la prueba técnica.
Reserva la jornada previa para inventariar materiales, recibir entregas, enfriar las bebidas y revisar el lugar. El día del evento, ventila los espacios y utiliza el plan de trabajo impreso para repartir las tareas sin depender de la memoria.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que enviar las invitaciones para una jornada de socios?: Envíalas entre 4 y 6 semanas antes de la jornada. Fija una fecha límite de inscripción al menos 10 días antes para poder confirmar asistentes, dietas, transporte y cantidades del catering.
¿Cuándo se debe cerrar el pedido de catering?: Confirma el pedido entre 7 y 10 días antes, después de revisar las inscripciones y las preferencias dietéticas. Guarda una copia de la lista final para comprobar la entrega y el montaje del buffet.
¿Cuándo hay que probar la técnica de las presentaciones?: Haz una prueba completa entre 1 y 2 días antes. Abre cada presentación en el portátil, revisa el proyector y la pantalla, y comprueba el alcance de los micrófonos inalámbricos y el sonido de los altavoces.
¿Qué hay que preparar el día anterior a la jornada de socios?: El día anterior conviene recibir las entregas, hacer la compra pendiente, enfriar las bebidas, preparar los aperitivos e inventariar mesas, sillas, vajilla y material técnico. Deja también impresos el plan de trabajo, los programas y los mapas de ruta.

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