Checklist pour organiser la journée des partenaires du jubilé

Une journée des partenaires du jubilé demande un enchaînement précis : fixer la date, cadrer le programme, inviter les bons contacts et suivre les inscriptions. Prévoyez ensuite les besoins alimentaires, le transport, les badges et les supports imprimés. Les derniers jours servent surtout à confirmer les réservations, tester la technique, réceptionner les livraisons et préparer l’accueil. Cette checklist regroupe les tâches et le matériel à prévoir pour ne rien laisser au dernier moment.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Établir la liste des invités
2 personnes
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Confirmer les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Recenser les questions de transport
Créer des badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les cartes du programme et de l'itinéraire
Rassembler les présentations
Composer la sélection musicale
Confirmer les réservations
Passer la commande traiteur
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Tester la technique
2 personnes
Imprimer le déroulé
Trier les badges nominatifs
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Vérifier le lieu
2 personnes
Recevoir les livraisons
2 personnes
Aérer les espaces
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Installer les tables de buffet
3 personnes
Préparer la vaisselle
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Installer le buffet de boissons
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Monter le mur photo
2 personnes
Brancher l’éclairage
2 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Préparer les présentations
Tester les microphones
2 personnes
Disposer les amuse-bouches sur des plateaux
3 personnes
Faire le briefing du personnel
2 personnes

Événement

Tenir le bureau d'accueil
2 personnes
Accueillir les invités
3 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Servir l'apéritif
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Découper le gâteau
2 personnes
Annoncer l'ouverture
Prononcer le discours d’anniversaire
Animer les présentations
2 personnes
Prendre une photo de groupe
2 personnes
Ouvrir le buffet du dîner
2 personnes
Réapprovisionner le buffet du dîner
3 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Dégager les tables
3 personnes
Servir le dessert
2 personnes
Fournir la musique
Dégager la piste de danse
2 personnes
Servir les snacks de fin de soirée
2 personnes
Accompagner le départ des invités
2 personnes
Évacuer les déchets au fur et à mesure
2 personnes

Suivi

Rassembler la vaisselle
3 personnes
Refroidir les restes du buffet en toute sécurité
2 personnes
Ranger les boissons
2 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Contrôler les produits réfrigérés
Évacuer les déchets en tri sélectif
2 personnes
Ranger le matériel propre et sec
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger les courses restantes
Envoyer un message de remerciement
Partager des photos avec les invités

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 70
Tables de buffetqté 3
Table d'inscription
Tabourets de barqté 6
Nappesqté 12
Portant à vêtements
Poubellesqté 6

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 80
Assiettes à dessertqté 80
Tasses à caféqté 80
Verres à eauqté 100
Verres à vinqté 80
Verres à champagneqté 80
Couvertsqté 80
Plateaux de serviceqté 20

Décoration

Badges nominatifsqté 70
Numéros de tableqté 10
Ballonsqté 60
Guirlandesqté 8
Compositions floralesqté 10
Mur photo
Panneau d’accueil
Bougiesqté 30

Équipement

Haut-parleursqté 2
Microphones sans filqté 2
Table de mixage
Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Piles rechargeablesqté 12
Appareil photo

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pinces de serviceqté 8
Thermosqté 4

Nettoyage

Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Épongesqté 6
Chiffons microfibresqté 12
Supports de sacs poubelleqté 6
Brosses de toilettesqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Projecteurs LEDqté 4
Lampes de tableqté 10
Lampes de nuitqté 2

Catering

Courses

Conseils

Envoyez les invitations assez tôt pour laisser au moins 10 à 14 jours aux partenaires afin de répondre. Relancez ensuite les personnes qui n’ont pas confirmé, plutôt que de compter les réponses provisoires.
Demandez les besoins alimentaires et les questions de transport dès l’inscription. Faites une synthèse définitive au plus tard 5 jours avant la journée pour transmettre le bon nombre au traiteur.
Préparez les badges nominatifs, les cartes du programme et l’itinéraire avant le jour J. Triez les badges dans l’ordre alphabétique et installez une table d’inscription près de l’entrée.
Testez le vidéoprojecteur, l’écran, les haut-parleurs, les microphones sans fil et l’ordinateur portable au moins 24 heures avant. Gardez les présentations et le déroulé imprimés comme solution de secours.
Refroidissez les boissons et préparez les en-cas la veille si possible. Vérifiez aussi les tables, les chaises, la vaisselle, les poubelles et les livraisons dès leur arrivée, afin de pouvoir corriger un oubli avant l’accueil.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une journée des partenaires du jubilé ?: Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines avant l’événement. Fixez une date limite de réponse environ 10 à 14 jours avant, puis confirmez les inscriptions et les besoins pratiques.
Quand confirmer le nombre de repas au traiteur ?: Transmettez un nombre aussi définitif que possible 5 jours avant la journée. Ajoutez les régimes alimentaires recensés et gardez une petite marge uniquement si votre traiteur l’accepte.
Quand préparer les badges et le programme ?: Imprimez les badges nominatifs, le déroulé, le programme et l’itinéraire 2 à 3 jours avant. Triez ensuite les badges par ordre alphabétique pour réduire l’attente à l’inscription.
Quand tester la technique de la journée des partenaires ?: Faites un test complet au moins 24 heures avant, avec les présentations, le vidéoprojecteur, l’écran, les haut-parleurs et les microphones. Refaites un contrôle rapide avant l’arrivée des partenaires.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.