Checklist voor een goed georganiseerde jubileumklantendag

Een jubileumklantendag vraagt meer voorbereiding dan alleen een uitnodiging en catering. Je moet aanmeldingen, dieetwensen, programma, techniek en ontvangst op elkaar afstemmen. Deze checklist helpt je bepalen wat eerst moet en wat pas vlak voor de dag kan. Denk ook aan details die vaak te laat worden geregeld: naamkaartjes, programma’s, verse boodschappen, glaswerk en een alternatief voor buitenactiviteiten bij slecht weer.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Gastenlijst samenstellen
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen registreren
Locatie reserveren
Catering reserveren
Programma definitief maken
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Dieetwensen doorgeven
Herinneringen versturen
Naamkaartjes maken
2 personen
Programma's afdrukken
Cateringbestelling plaatsen
Boodschappenlijst controleren
Niet-bederfelijke spullen kopen
2 personen
Decoratie sorteren
2 personen
Fotomateriaal selecteren
2 personen
Muziek afspeellijst maken
Presentatie controleren
2 personen
Weersverwachting controleren
Buitenplan aanpassen
2 personen
Apparatuur testen
2 personen
Servies en glaswerk tellen
2 personen
Verse boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Naamkaartjes klaarleggen
Cadeaus en prijzen klaarzetten
2 personen
Locatiesleutels ophalen
Locatie openen
2 personen
Ruimtes ventileren
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Buffet opbouwen
3 personen
Drankenstation opbouwen
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Fotowand opbouwen
2 personen
Licht en muziek instellen
2 personen
Presentatie aansluiten
2 personen
Hapjes op schalen leggen
3 personen
Toiletten controleren
Ontvangstteam briefen
3 personen

Event

Gasten registreren
3 personen
Gasten verwelkomen
2 personen
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Programma aankondigen
Presentatie begeleiden
2 personen
Foto's maken
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet openen
2 personen
Buffet serveren
4 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Gebak aansnijden
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Afscheidsgeschenken uitdelen
2 personen
Gasten uitzwaaien
3 personen
Afval tussentijds verzamelen
2 personen
Servies tussentijds afruimen
2 personen

Nazorg

Eindcontrole gastenruimte
2 personen
Buffet en bar afbreken
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Afval wegbrengen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Apparatuur inpakken
2 personen
Voorraad terugpakken
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Sleutels en locatie opleveren
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Restanten koelen en labelen
2 personen
Bedankberichten versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 70
Buffettafelsaantal 4
Registratietafel
Statafelsaantal 6
Garderoberekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Dinerbordenaantal 80
Dessertbordenaantal 80
Koffiekopjesaantal 70
Waterglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 100
Koffielepelsaantal 80
Vorkenaantal 80
Messenaantal 80
Lepelsaantal 80
Serveerschalenaantal 20
Serveertangenaantal 10
Karaffenaantal 12

Decoratie

Tafelkledenaantal 14
Servettenhoudersaantal 10
Ballonnenaantal 100
Ballonlintaantal 4
Jubileumbanner
Bloemstukkenaantal 8
Tafeldecoratiesaantal 10
Fotowand
Fotowandaccessoiresaantal 20
Naamkaarthoudersaantal 70
Kaarsenaantal 24
Slingersaantal 8

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Microfoonstandaard
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 2

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Ledkaarsenaantal 24
Staande lampenaantal 4

Keuken

Koelboxenaantal 4
IJscontainersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Serveerschalenaantal 20
Opslagbakkenaantal 12
Aluminiumfolieaantal 3

Schoonmaak

Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Stoffer en blikaantal 2
Handschoenenaantal 6
Schoonmaakdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Begin met de gastenlijst, locatie en catering. Verstuur uitnodigingen pas wanneer datum, programma-opzet en aanmeldwijze duidelijk zijn; zo voorkom je meerdere correctierondes.
Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en geef ze uiterlijk enkele dagen voor het evenement door aan de cateraar. Houd de bijgewerkte lijst bij de registratie- of buffettafel beschikbaar.
Tel servies en glaswerk per onderdeel: dinerborden, dessertborden, kopjes, waterglazen en wijnglazen. Controleer ook of er genoeg serveerschalen, tangen en karaffen zijn voor de gekozen catering.
Test presentatie, muziek en overige apparatuur vooraf op de plek waar ze worden gebruikt. Controleer bovendien of de fotowand, jubileumbanner en naamkaarthouders klaarstaan voordat gasten binnenkomen.
Plan de laatste boodschappen kort voor de klantendag en controleer de weersverwachting opnieuw. Pas het buitenplan aan zodra nodig, in plaats van te wachten tot de opbouw begint.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een jubileumklantendag versturen?: Verstuur ze zodra locatie, programma-opzet en aanmeldwijze vaststaan, bij voorkeur enkele weken vóór de klantendag. Stuur daarna een herinnering kort voor de uiterste aanmelddatum.
Wanneer moet ik dieetwensen voor een jubileumklantendag doorgeven?: Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en verwerk ze na de sluitingsdatum van de inschrijving. Geef de definitieve lijst uiterlijk enkele dagen vóór het evenement aan de catering door.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een jubileumklantendag?: Reserveer minimaal 2 tot 3 uur voor tafels, stoelen, buffet, registratie, decoratie en techniek. Plan daarna nog tijd voor een volledige controle van de presentatie, naamkaartjes en programma’s.
Wanneer moet ik de apparatuur testen voor een jubileumklantendag?: Test presentatie, muziek en andere apparatuur minimaal één dag vooraf en nogmaals tijdens de opbouw. Controleer ook aansluitingen, geluidsniveau en de plek van de apparatuur in de ruimte.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.