Checklist pour organiser une journée clients anniversaire

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Conseils

• Lancez les invitations dès que le lieu et le programme provisoire sont définis, puis prévoyez une relance 7 à 10 jours avant la journée. Gardez une liste d’inscriptions à jour pour transmettre au traiteur le nombre réel de participants.
• Demandez les allergies et régimes alimentaires au moment de l’inscription, puis envoyez la synthèse au traiteur au moins 5 jours avant l’événement. Une modification reçue le matin même complique le service et les quantités.
• Préparez les badges nominatifs et les programmes 2 à 3 jours avant. Installez une table d’inscription visible, avec les porte-noms classés par ordre alphabétique pour réduire l’attente à l’arrivée.
• Comptez la vaisselle et les verres avant de passer la commande finale : prévoyez au minimum une assiette, une fourchette, un couteau et un verre à eau par invité, plus 10 % de réserve. Vérifiez aussi les carafes, plateaux et pinces de service.
• Faites les courses de produits frais la veille et contrôlez la présentation ainsi que l’équipement le même jour. Si une partie est prévue dehors, consultez les prévisions météo 48 heures avant et adaptez le plan extérieur sans attendre le matin de l’événement.

Questions fréquentes

Combien de temps avant envoyer les invitations pour une journée clients anniversaire ?

Envoyez les invitations 4 à 6 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite d’inscription environ 10 jours avant afin d’avoir le temps de traiter les réponses, les besoins alimentaires et la commande traiteur.

Quand confirmer le nombre de repas au traiteur ?

Transmettez un premier effectif dès que les inscriptions commencent, puis confirmez le nombre final 5 à 7 jours avant la journée. Ajoutez séparément les régimes particuliers et gardez une petite marge pour les dernières confirmations.

Quand préparer les badges et les programmes ?

Créez les badges nominatifs et imprimez les programmes 2 à 3 jours avant l’accueil. Ce délai laisse le temps de corriger une inscription, un nom mal orthographié ou un changement dans le déroulé.

Que vérifier la veille d’une journée clients anniversaire ?

La veille, vérifiez la présentation, la playlist, les tables, les chaises, la vaisselle, les verres et l’équipement. Faites aussi les courses de produits frais et confirmez le plan extérieur si la météo annonce un risque de pluie.

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