Checklist para una jornada de clientes por aniversario
Una jornada de clientes por aniversario requiere más coordinación que una reunión habitual: debes controlar las inscripciones, las preferencias alimentarias, el catering y el programa hasta el último momento. Empieza cerrando la lista de invitados y el lugar, y deja por escrito quién se encarga de cada parte. Esta checklist reúne las tareas y los materiales necesarios para avanzar en orden, detectar olvidos y llegar al día del evento con el montaje y la recepción preparados.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Elaborar la lista de invitados
2 personas
Diseñar invitaciones
Enviar invitaciones
2 personas
Registrar inscripciones
Reservar el lugar
Reservar el catering
Definir el programa final
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Comunicar necesidades dietéticas
Enviar recordatorios
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
Imprimir programas
Realizar el pedido de catering
Comprobar la lista de la compra
Comprar suministros no perecederos
2 personas
Clasificar la decoración
2 personas
Seleccionar material fotográfico
2 personas
Crear lista de reproducción
Comprobar la presentación
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Adaptar el plan exterior
2 personas
Probar el equipo
2 personas
Contar la vajilla y la cristalería
2 personas
Hacer la compra de productos frescos
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar tarjetas con nombres
Preparar regalos y premios
2 personas
Recoger las llaves del recinto
Abrir la ubicación
2 personas
Ventilar los espacios
2 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar el buffet
3 personas
Montar el puesto de bebidas
2 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Montar el photocall
2 personas
Configurar la luz y la música
2 personas
Conectar la presentación
2 personas
Poner los aperitivos en bandejas
3 personas
Comprobar los baños
Informar al equipo de recepción
3 personas
Evento
Registrar a los invitados
3 personas
Dar la bienvenida a los invitados
2 personas
Servir las bebidas de bienvenida
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Anunciar el programa
Coordinar la presentación
2 personas
Tomar fotos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Abrir el buffet
2 personas
Servir el bufé
4 personas
Servir comidas especiales
2 personas
Cortar el pastel
2 personas
Servir café y té
2 personas
Repartir regalos de despedida
2 personas
Despedir a los invitados
3 personas
Recoger la basura durante el evento
2 personas
Retirar la vajilla entre turnos
2 personas
Seguimiento
Control final del espacio de invitados
2 personas
Desmontar el bufé y el bar
3 personas
Recoger mesas y sillas
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Retirar la decoración
2 personas
Llevar la basura
2 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Empacar el equipo
2 personas
Recoger el stock
2 personas
Recoger objetos perdidos
Entregar las llaves y el local
Devolver el material alquilado
2 personas
Enfriar y etiquetar los restos
2 personas
Enviar mensajes de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 10
- Sillascant. 70
- Mesas de buffetcant. 4
- Mesa de registro
- Mesas altascant. 6
- Percheroscant. 2
- Papeleracant. 6
Vajilla
- Platos de cenacant. 80
- Platos de postrecant. 80
- Tazas de cafécant. 70
- Vasos para aguacant. 100
- Copas de vinocant. 100
- Cucharillas de cafécant. 80
- Tenedorescant. 80
- Cuchilloscant. 80
- Cucharascant. 80
- Bandejas de servircant. 20
- Pinzas de servircant. 10
- Jarrascant. 12
Decoración
- Mantelescant. 14
- Porta-servilletascant. 10
- Globoscant. 100
- Cinta para globoscant. 4
- Banner de aniversario
- Arreglos floralescant. 8
- Decoraciones de mesacant. 10
- Photowall
- Accesorios para el photocallcant. 20
- Portatarjetas de nombrecant. 70
- Velascant. 24
- Guirnaldascant. 8
Equipo
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Altavocescant. 2
- Soporte de micrófono
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Baterías externascant. 2
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 6
- Velas LEDcant. 24
- Lámparas de piecant. 4
Cocina
- Neveras portátilescant. 4
- Contenedores para hielocant. 3
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillo de chefcant. 4
- Bandejas de servircant. 20
- Cajas de almacenamientocant. 12
- Papel de aluminiocant. 3
Limpieza
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 3
- Recogedor y escobacant. 2
- Guantescant. 6
- Paños de limpiezacant. 12
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra las inscripciones antes de confirmar el pedido de catering. Usa el número final de asistentes y añade las necesidades dietéticas registradas para evitar cambios de última hora.
- Envía un recordatorio con el programa, la hora de llegada y la información práctica varios días antes. Así reduces las ausencias y puedes preparar las tarjetas con nombres y la mesa de registro.
- Cuenta la vajilla y la cristalería antes de hacer la compra de productos frescos. Comprueba por separado platos de cena, platos de postre, vasos de agua, copas de vino y tazas de café.
- Prueba la presentación y el equipo antes de que lleguen los clientes. Revisa también la lista de reproducción y prepara una alternativa si el programa incluye actividades en el exterior.
- Clasifica la decoración y el material fotográfico por zonas de montaje. Deja juntos el banner de aniversario, el photocall, sus accesorios, los arreglos florales y las decoraciones de mesa para no buscarlos durante el montaje.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para una jornada de clientes?
- Envíalas entre 4 y 6 semanas antes de la jornada para que los clientes puedan reservar la fecha. Fija la fecha límite de inscripción al menos 10 días antes del evento, de modo que aún tengas tiempo para confirmar el catering y las necesidades dietéticas.
- ¿Cuándo se confirma el número de comensales al catering?
- Confirma el pedido cuando cierre el registro y, como mínimo, 5 días antes de la jornada. Comunica en ese momento las preferencias dietéticas y conserva una copia de la lista final para la recepción.
- ¿Qué hay que preparar el día anterior?
- El día anterior conviene dejar clasificada la decoración, imprimir los programas, preparar las tarjetas con nombres y comprobar la presentación. También cuenta mesas, sillas, vajilla y cristalería, y prueba el equipo para poder resolver faltas antes de abrir el evento.
- ¿Cómo se organiza la recepción de los clientes?
- Coloca la mesa de registro en un punto visible y prepara las tarjetas con nombres junto al listado de inscripciones. Reserva los primeros 15 a 20 minutos para recibir a los asistentes, gestionar cambios y dirigirlos hacia el programa o la zona de bienvenida.
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