Jubileumherdenking organiseren: checklist en planning

Een jubileumherdenking vraagt om een strak programma én aandacht voor persoonlijke herinneringen. Leg eerst datum, locatie, genodigden en tijdschema vast; daarna volgen uitnodigingen, sprekers, catering en techniek. Verzamel toespraken en foto’s ruim vooraf, zodat de fotopresentatie en het programma niet op het laatste moment ontstaan. Op de dag zelf draait alles om een rustige ontvangst, goed verstaanbare sprekers en een gecontroleerde overgang van herdenking naar samenzijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Programma en tijdschema opstellen
2 personen
Genodigdenlijst samenstellen
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen registreren
Dieetwensen verzamelen
Herinnering aan gasten sturen
Catering bestellen
2 personen
Bloemen bestellen
Sprekers bevestigen
Toespraken verzamelen
Muziek voor programma selecteren
Foto's en herinneringen verzamelen
2 personen
Fotopresentatie samenstellen
2 personen
Programma afdrukken
Naamkaartjes maken
2 personen
Gastenlijst afdrukken
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Catering en bloemen ophalen
2 personen
Locatie openen
2 personen
Ruimtes controleren
2 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Herinneringstafel inrichten
2 personen
Foto's en panelen plaatsen
2 personen
Bloemstukken neerzetten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Geluid en microfoons testen
2 personen
Presentatie en muziek testen
2 personen
Verlichting instellen
2 personen
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Kaarsen en aanstekers klaarleggen
Toiletten controleren
Afvalpunten plaatsen
Briefing ontvangstteam geven
3 personen
Briefing cateringteam geven
3 personen

Event

Sprekers ontvangen
2 personen
Gasten verwelkomen
4 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Programma's uitdelen
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Openingswoord begeleiden
Sprekers technisch ondersteunen
Fotopresentatie bedienen
Herdenkingsmoment begeleiden
2 personen
Kaarsen uitdelen
2 personen
Borrels en hapjes serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet openen
2 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Servies en glazen verzamelen
3 personen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Gasten begeleiden naar uitgang
2 personen
Laatste ronde serveren
2 personen

Nazorg

Verlichting en apparatuur uitschakelen
2 personen
Eten en dranken veilig opbergen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Decoratie en fotomateriaal inpakken
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven materialen opbergen
2 personen
Foto's en documenten archiveren
Bedankberichten versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 90
Buffettafelsaantal 3
Garderoberekkenaantal 2
Krukkenaantal 6

Servies

Dinerbordenaantal 100
Dessertbordenaantal 100
Koffiekopjesaantal 90
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 100
Koffielepelsaantal 100
Vorkenaantal 100
Messenaantal 100
Lepelsaantal 100
Serveerbestekaantal 12

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstatievenaantal 2
Beamer
Projectiescherm
Laptop
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Schenkkanenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 4
Opscheplepelsaantal 8
Warmhoudbakkenaantal 4
Plateau'saantal 8

Decoratie

Tafelkledenaantal 10
Servettenhoudersaantal 10
Fotolijstenaantal 12
Herinneringskaartenaantal 100
Gastenboek
Naamkaartjesaantal 100
Kaarsenaantal 100
Glazen kaarsenhoudersaantal 100
Bloemvazenaantal 8
Welkomstbord
Fotopanelenaantal 6

Verlichting

Sfeerlampenaantal 8
Ledlichtslingersaantal 4

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 4
Afvalbakkenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de inhoud minimaal 4 weken vooraf definitief. Vraag toespraken, foto’s en herinneringen op één vaste datum aan, zodat er nog tijd is om de fotopresentatie en het programma af te ronden.
Stuur de uitnodiging minstens 3 weken voor de jubileumherdenking. Registreer aanmeldingen en dieetwensen in één overzicht en verstuur 5 tot 7 dagen vooraf een herinnering met beginuur, locatie en praktische informatie.
Test beeld en geluid vóór de gasten arriveren. Sluit laptop, beamer, projectiescherm, luidsprekers en microfoons aan en controleer met name verstaanbaarheid vanuit de achterste stoelen.
Tel servies en zitplaatsen op basis van het definitieve aantal gasten. Leg dinerborden, dessertborden, kopjes, glazen en serveerbestek klaar voordat de catering arriveert; zo zie je tekorten nog vóór de ontvangst.
Maak voor de opbouw een tijdschema met blokken van 30 minuten. Reserveer aparte momenten voor locatie openen, ruimtes controleren, tafels en stoelen plaatsen, de ontvangsttafel inrichten en catering en bloemen ophalen.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een jubileumherdenking organiseren?: Leg datum en locatie bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Plan daarna het programma en bevestig sprekers, zodat uitnodigingen uiterlijk 3 weken voor de bijeenkomst verstuurd kunnen worden.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een jubileumherdenking?: Verstuur de uitnodigingen ongeveer 3 weken vooraf. Sluit de aanmeldingen 7 dagen voor het evenement en stuur 5 tot 7 dagen vooraf een herinnering met het programma en de praktische gegevens.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een jubileumherdenking?: Reken op minimaal 2 uur voor de opbouw wanneer tafels, stoelen, ontvangsttafel, techniek en catering op locatie aanwezig zijn. Voeg 30 tot 45 minuten toe voor een volledige test van microfoons, presentatie en muziek.
Wanneer moet de fotopresentatie voor een jubileumherdenking klaar zijn?: Maak een eerste versie uiterlijk 2 weken vooraf en controleer die opnieuw tijdens de technische test. Verzamel foto’s en herinneringen daarom minstens 3 weken voor de herdenking, zodat ontbrekende bestanden nog kunnen worden nagevraagd.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.