Checklist pour organiser une cérémonie du jubilé

Une cérémonie du jubilé demande plus qu’une date, une salle et quelques discours. Il faut coordonner les inscriptions, les besoins alimentaires, les intervenants, les souvenirs à présenter et l’installation du lieu. Prévoyez aussi le matériel technique et la vaisselle avant la dernière semaine : microphones, vidéoprojecteur, écran, tables de buffet et tasses à café sont souvent oubliés. Cette checklist de 70 tâches et 53 fournitures vous aide à avancer dans l’ordre, des premières décisions au rangement de la salle.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Établir le programme et le planning
2 personnes
Établir la liste des invités
2 personnes
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Enregistrer les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer un rappel aux invités
Commander le catering
2 personnes
Commander des fleurs
Confirmer les intervenants
Rassembler les discours
Sélectionner la musique du programme
Rassembler les photos et souvenirs
2 personnes
Composer une présentation photo
2 personnes
Imprimer le programme
Créer des badges nominatifs
2 personnes
Imprimer la liste des invités
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Récupérer le catering et les fleurs
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier les espaces
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Aménager la table d'accueil
2 personnes
Mettre en place la table du souvenir
2 personnes
Installer les photos et les panneaux
2 personnes
Installer les compositions florales
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Tester le son et les micros
2 personnes
Tester la présentation et la musique
2 personnes
Régler l’éclairage
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Préparer les bougies et les briquets
Vérifier les toilettes
Installer des points de collecte des déchets
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
3 personnes
Donner le briefing à l'équipe catering
3 personnes

Événement

Accueillir les intervenants
2 personnes
Accueillir les invités
4 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Accompagner le discours d'ouverture
Assurer le support technique des intervenants
Gérer le diaporama photo
Animer le moment de commémoration
2 personnes
Distribuer les bougies
2 personnes
Servir les boissons et les amuse-bouches
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ouvrir le buffet
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Rassembler la vaisselle et les verres
3 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
Accompagner les invités vers la sortie
2 personnes
Servir le dernier tour
2 personnes

Suivi

Éteindre l’éclairage et le matériel
2 personnes
Ranger les aliments et les boissons en toute sécurité
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Emballer la décoration et le matériel photo
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger le matériel restant
2 personnes
Archiver les photos et les documents
Envoyer les messages de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 90
Tables de buffetqté 3
Portantsqté 2
Tabouretsqté 6

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 100
Assiettes à dessertqté 100
Tasses à caféqté 90
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 100
Cuillères à caféqté 100
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 100
Cuillèresqté 100
Couverts de serviceqté 12

Équipement

Haut-parleursqté 2
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 4
Louchesqté 8
Bacs de maintien au chaudqté 4
Plateauxqté 8

Décoration

Nappesqté 10
Porte-serviettesqté 10
Cadres photoqté 12
Cartes souvenirqté 100
Livre d’or
Badges nominatifsqté 100
Bougiesqté 100
Photophores en verreqté 100
Vases à fleursqté 8
Panneau d’accueil
Panneaux photoqté 6

Éclairage

Lampes d'ambianceqté 8
Guirlandes lumineuses LEDqté 4

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Gants de nettoyageqté 4
Poubellesqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commencez par fixer la date et le lieu, puis établissez le programme avant de concevoir les invitations. Gardez une marge d’au moins 2 semaines pour recueillir les inscriptions et les besoins alimentaires.
Relancez les invités environ 7 jours avant la cérémonie. Utilisez la liste actualisée pour ajuster le catering, les badges nominatifs, le plan de salle et le nombre de programmes imprimés.
Demandez les discours, les photos et les souvenirs au moins 3 semaines à l’avance. Testez ensuite la présentation photo sur l’ordinateur portable avec le vidéoprojecteur et l’écran, plutôt que le jour même.
Prévoyez un test technique avant l’arrivée des invités : vérifiez les microphones sans fil, les pieds de micro, les haut-parleurs, les rallonges et les multiprises. Un adaptateur ou un câble manquant peut retarder tout le programme.
Le jour de la cérémonie, ouvrez la salle assez tôt pour vérifier les espaces, installer les tables et les chaises, puis préparer l’accueil. Gardez les carafes, plateaux de service, thermos et machines à café accessibles avant l’arrivée du catering.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une cérémonie du jubilé ?: Commencez au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Fixez d’abord le lieu et le programme, puis envoyez les invitations, confirmez les intervenants et commandez le catering et les fleurs.
Quand envoyer les invitations pour une cérémonie du jubilé ?: Envoyez-les environ 6 à 8 semaines avant la cérémonie. Demandez une réponse avec les besoins alimentaires et faites une relance 7 jours avant afin d’obtenir un effectif exploitable.
Combien de temps prévoir pour installer la salle ?: Réservez au moins 2 heures avant l’arrivée des invités pour vérifier les espaces, placer les tables et les chaises, aménager l’accueil et tester le son et la projection. Ajoutez 30 minutes si la présentation photo ou le matériel technique est complexe.
Quand commander le catering et les fleurs ?: Confirmez ces commandes dès que le nombre d’invités est suffisamment fiable, généralement 2 à 3 semaines avant la cérémonie. Réajustez les quantités après la relance finale, 7 jours avant l’événement.

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