Jubiläumsfeier organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege Termin und Ort mindestens 8 bis 12 Wochen vorher fest. Prüfe dabei nicht nur die Raumgröße, sondern auch Platz für Buffet, Garderobe, Fotopräsentation und die benötigte Technik.
• Verschicke die Einladungen spätestens 6 Wochen vor der Feier und setze eine Rückmeldefrist von 3 Wochen. Frage Allergien und besondere Ernährungswünsche gleich in der Einladung ab, statt später einzeln nachzufassen.
• Plane das Programm mit festen Uhrzeiten und bestätige Redner mindestens 10 Tage vorher. Sammle Fotos und Erinnerungen frühzeitig; für eine Fotopräsentation solltest du Laptop, Beamer, Leinwand und Lautsprecher vor dem Veranstaltungstag testen.
• Bestätige Catering und Blumen 5 bis 7 Tage vor dem Termin. Prüfe dabei die endgültige Gästezahl und ob Teller, Gläser, Besteck, Servierschalen, Karaffen sowie Kaffee- und Heißwasserzubehör vollständig vorhanden sind.
• Beginne den Aufbau mindestens 2 Stunden vor dem Empfang. Kontrolliere zuerst Räume, Tische, Stühle, Stromanschlüsse und Mikrofone; richte danach Empfangstisch, Namensschilder, Gästeliste und gedrucktes Programm ein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Jubiläumsfeier planen?

Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Ort und Gästeliste. Für größere Feiern oder viele externe Gäste sind 3 bis 4 Monate realistischer, damit Einladungen, Catering und Technik verfügbar bleiben.

Wann verschickt man Einladungen zur Jubiläumsfeier?

Verschicke die Einladungen ungefähr 6 Wochen vor dem Termin. Setze die Rückmeldefrist auf 3 Wochen vor der Feier, damit du Catering, Sitzplätze und Ernährungswünsche rechtzeitig festlegen kannst.

Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Jubiläumsfeier?

Plane mindestens 2 Stunden für den Aufbau ein. Wenn Tische und Stühle gestellt, Technik angeschlossen, die Fotopräsentation getestet und der Empfangstisch vorbereitet werden müssen, sind 3 Stunden entspannter.

Wann muss man das Catering für eine Jubiläumsfeier bestellen?

Bestelle das Catering idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher und bestätige die Bestellung 5 bis 7 Tage vor der Feier. Zu diesem Zeitpunkt solltest du auch die endgültige Gästezahl und alle Ernährungswünsche weitergeben.

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