Checklist voor een goed georganiseerd jubileumfeest

Een jubileumfeest vraagt vooral om een strakke volgorde: eerst datum, locatie en gasten, daarna catering, programma en materialen. Begin op tijd met uitnodigingen, zodat je dieetwensen en aanmeldingen kunt verwerken voordat je definitieve aantallen doorgeeft. In de laatste week controleer je tafelschikking, naamkaartjes, muziek, presentatie en decoratie. Op de dag zelf draait het om koelen, klaarzetten en een duidelijke taakverdeling bij het openen van de locatie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Uitnodigingen opstellen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen registreren
Dieetwensen verzamelen
Catering reserveren
Muziek en apparatuur reserveren
Fotograaf of fotobeheer regelen
Programma en tijdschema maken
2 personen
Sprekers en jubilarissen bevestigen
Herinneringen aan gasten sturen
Definitief aantal gasten bepalen
2 personen
Tafelschikking maken
2 personen
Naamkaartjes maken
2 personen
Menukaarten en programma printen
Muziekselectie samenstellen
Presentatie en foto's verzamelen
2 personen
Decoratie controleren
2 personen
Materialen sorteren
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Taarten en desserts klaarzetten
2 personen
Locatie openen
2 personen
Ruimte ventileren
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
4 personen
Buffet- en drankentafels plaatsen
3 personen
Servies en bestek klaarleggen
3 personen
Buffet inrichten
4 personen
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
Geluid testen
2 personen
Presentatie testen
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Naamkaartjes neerleggen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Ontvangsttafel klaarzetten
2 personen
Cadeaus en jassenplek inrichten
2 personen

Event

Gasten ontvangen
3 personen
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Hapjes serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Programma aankondigen
Toespraken begeleiden
2 personen
Foto's tonen
2 personen
Buffet openen
2 personen
Buffet aanvullen
4 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Gebruikt servies verzamelen
3 personen
Koffie en thee aanvullen
2 personen
Taart aansnijden
3 personen
Taart en dessert serveren
3 personen
Muziek verzorgen
Gasten uitgeleide doen
2 personen

Nazorg

Restanten veilig verpakken
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Ruimte schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 3
Barkrukkenaantal 6
Garderoberekkenaantal 2
Jashangersaantal 60

Servies

Dinerbordenaantal 70
Dessertbordenaantal 70
Koffiekopjesaantal 60
Waterglazenaantal 80
Wijnglazenaantal 70
Champagneglazenaantal 60
Koffielepelsaantal 70
Dinermessenaantal 70
Dinervorkenaantal 70
Opscheplepelsaantal 12
Opscheptangenaantal 8
Serveerschalenaantal 12
Serveerschalen voor dessertaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksborstelsaantal 2
Koks- en broodmessenaantal 4
Taartmesaantal 2
Serveertangenaantal 6
Maatbekersaantal 2
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudbakkenaantal 12

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 4
Geluidsset
Microfoonsaantal 2
Laptops
Beamer
Projectiescherm
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Ballonnenpompaantal 2
Slingersaantal 8
Tafelkledenaantal 8
Servettenhoudersaantal 8
Bloemstukkenaantal 8
Fotolijstenaantal 12
Kaarsenhoudersaantal 8
LED-kaarsenaantal 24
Naamkaartjesaantal 60
Menukaartenaantal 12
Programma'saantal 60

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4
Staande lampenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Afvalzakhoudersaantal 4
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan het definitieve aantal gasten uiterlijk één week voor het feest door. Gebruik dat aantal voor catering, tafels, stoelen, servies, glazen en naamkaartjes; tel daarna nog enkele extra exemplaren voor onverwachte gasten of breuk.
Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen en geef ze uiterlijk vijf dagen vooraf door aan de catering. Leg de aangepaste gerechten bij het buffet herkenbaar apart, zodat gasten niet hoeven te zoeken.
Maak het programma met vaste tijden voor ontvangst, eten, toespraken, foto’s en eventuele muziek. Plan toespraken bij voorkeur vóór het dessert en houd per spreker ongeveer vijf minuten aan.
Controleer de presentatie en foto’s minstens drie dagen vooraf op de computer waarop je ze afspeelt. Test ook muziek, apparatuur en aansluitingen; neem een reservekabel en een offline kopie mee als dat mogelijk is.
Koel dranken en zet buffet- en koffiebenodigdheden op tijd klaar. Reserveer op de dag zelf minstens 60 minuten voor openen, materialen sorteren, hapjes voorbereiden en taarten of desserts klaarzetten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een jubileumfeest organiseren?: Leg datum en locatie bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen daarna meteen, zodat je minimaal 3 weken hebt voor aanmeldingen, dieetwensen en de catering.
Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een jubileumfeest versturen?: Stuur ze ongeveer 6 tot 8 weken voor het feest. Vraag om een reactie uiterlijk 3 weken vooraf, zodat je het aantal gasten en de tafelschikking op tijd kunt afronden.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een jubileumfeest klaar te zetten?: Reken op minimaal 60 minuten voor het openen van de locatie en het klaarzetten van tafels, stoelen, buffet, servies, glazen en decoratie. Plan extra tijd als de presentatie, muziek of catering op locatie moet worden getest.
Wanneer bepaal ik het definitieve aantal gasten?: Bepaal dit uiterlijk 7 dagen voor het jubileumfeest. Geef dan ook dieetwensen door en gebruik hetzelfde aantal voor catering, tafelschikking, naamkaartjes en het controleren van servies en drankglazen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.