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Checklist para organizar tu fiesta de aniversario

Organizar una fiesta de aniversario resulta mucho más sencillo si trabajas por etapas y cierras cada decisión a tiempo. Empieza por la fecha, el lugar y la lista de invitados; después confirma catering, música, fotografía y programa. Durante la última semana tendrás que fijar el número definitivo de asistentes, preparar las mesas, imprimir el material y revisar la decoración. El día anterior, enfría las bebidas y deja listos los aperitivos, la tarta y los postres.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

  • Fijar fecha y lugar

    2 personas

  • Redactar invitaciones

  • Enviar invitaciones

    2 personas

  • Registrar inscripciones

  • Recoger preferencias dietéticas

  • Reservar el catering

  • Reservar música y equipo

  • Gestionar fotógrafo o gestión fotográfica

  • Crear el programa y el horario

    2 personas

  • Confirmar a los ponentes y homenajeados

  • Enviar recordatorios a los invitados

  • Determinar el número definitivo de invitados

    2 personas

  • Organizar la disposición de las mesas

    2 personas

  • Hacer tarjetas con nombres

    2 personas

  • Imprimir los menús y el programa

  • Preparar la selección musical

  • Reunir la presentación y las fotos

    2 personas

  • Comprobar la decoración

    2 personas

  • Clasificar los materiales

    2 personas

  • Comprobar la lista de la compra

    2 personas

  • Hacer la compra

    3 personas

  • Enfriar bebidas

    2 personas

  • Preparar aperitivos

    4 personas

  • Preparar tartas y postres

    2 personas

  • Abrir la ubicación

    2 personas

  • Ventilar el espacio

    2 personas

  • Montar mesas

    4 personas

  • Colocar las sillas

    4 personas

  • Colocar las mesas del bufé y de bebidas

    3 personas

  • Preparar la vajilla y los cubiertos

    3 personas

  • Montar el buffet

    4 personas

  • Montar el punto de café y té

    2 personas

  • Probar el sonido

    2 personas

  • Probar la presentación

    2 personas

  • Colgar la decoración

    3 personas

  • Colocar los carteles de nombre

    2 personas

  • Comprobar los baños

    2 personas

  • Preparar la mesa de recepción

    2 personas

  • Montar el espacio para regalos y abrigos

    2 personas

Evento

  • Recibir a los invitados

    3 personas

  • Servir las bebidas de bienvenida

    3 personas

  • Registrar la asistencia

    2 personas

  • Servir café y té

    3 personas

  • Servir aperitivos

    4 personas

  • Rellenar las bebidas

    2 personas

  • Anunciar el programa

  • Coordinar los discursos

    2 personas

  • Mostrar fotos

    2 personas

  • Abrir el buffet

    2 personas

  • Reponer el bufé

    4 personas

  • Servir comidas especiales

    2 personas

  • Recoger la vajilla usada

    3 personas

  • Reponer café y té

    2 personas

  • Cortar la tarta

    3 personas

  • Servir pastel y postre

    3 personas

  • Proporcionar la música

  • Despedir a los invitados

    2 personas

Seguimiento

  • Empaquetar los restos de forma segura

    3 personas

  • Recoger la basura

    3 personas

  • Lavar la vajilla

    4 personas

  • Recoger mesas y sillas

    4 personas

  • Retirar la decoración

    3 personas

  • Limpiar el espacio

    4 personas

  • Limpiar los baños

    2 personas

  • Vaciar y limpiar las neveras portátiles

    2 personas

  • Apagar el equipo

    2 personas

  • Devolver los objetos prestados

    2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

  • Mesascant. 8
  • Sillascant. 60
  • Mesas de buffetcant. 3
  • Taburetes de barcant. 6
  • Percheroscant. 2
  • Perchascant. 60

Vajilla

  • Platos de cenacant. 70
  • Platos de postrecant. 70
  • Tazas de cafécant. 60
  • Vasos para aguacant. 80
  • Copas de vinocant. 70
  • Copas de champáncant. 60
  • Cucharillas de cafécant. 70
  • Cuchillos de cenacant. 70
  • Tenedores de cenacant. 70
  • Cucharonescant. 12
  • Pinzas para servircant. 8
  • Bandejas de servircant. 12
  • Bandejas para servir el postrecant. 6

Cocina

  • Tablas de cortarcant. 4
  • Cepillos de cocinacant. 2
  • Cuchillos de chef y de pancant. 4
  • Cuchillo para tartacant. 2
  • Pinzas de servircant. 6
  • Jarras medidorascant. 2
  • Papel de aluminiocant. 2
  • Recipientes herméticoscant. 12

Equipo

  • Máquinas de cafécant. 2
  • Teterascant. 2
  • Neveras portátilescant. 4
  • Bandejas para mantener calientecant. 4
  • Equipo de sonido
  • Micrófonoscant. 2
  • Portátiles
  • Proyector
  • Pantalla de proyección
  • Cables alargadorescant. 4
  • Regletascant. 4

Decoración

  • Globoscant. 100
  • Bomba de globoscant. 2
  • Guirnaldascant. 8
  • Mantelescant. 8
  • Porta-servilletascant. 8
  • Arreglos floralescant. 8
  • Marcos de fotoscant. 12
  • Portavelascant. 8
  • Velas LEDcant. 24
  • Tarjetas de nombrecant. 60
  • Cartas del menúcant. 12
  • Programascant. 60

Iluminación

  • Guirnaldas de lucescant. 4
  • Lámparas de piecant. 4

Limpieza

  • Papeleracant. 6
  • Soportes para bolsas de basuracant. 4
  • Cuboscant. 3
  • Fregonascant. 3
  • Sets de escobacant. 2
  • Guantes de limpiezacant. 6

Catering

  • Compras

Consejos

  • Envía las invitaciones con al menos 4 semanas de antelación y fija una fecha límite de respuesta. Así podrás recoger las preferencias dietéticas y reservar el catering con un número realista.
  • Cierra el número definitivo de invitados entre 5 y 7 días antes. Usa esa cifra para calcular mesas, sillas, vajilla, copas, menús y tarjetas con nombres; añade solo un pequeño margen de reserva.
  • Prepara el programa, la presentación y las fotos como máximo 3 días antes. Comprueba que la música, el equipo y cualquier intervención de los homenajeados estén confirmados por escrito.
  • Haz la compra 1 o 2 días antes y enfría las bebidas con suficiente antelación. Las neveras portátiles, las jarras, las bandejas y los recipientes herméticos suelen olvidarse hasta el último momento.
  • Abre el lugar al menos 2 horas antes de la llegada de los invitados. Reserva ese tiempo para colocar mesas y buffet, distribuir las sillas, montar el café y revisar decoración, tarjetas, menús y programa.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una fiesta de aniversario?
Empieza entre 6 y 8 semanas antes, sobre todo si necesitas catering, música, fotógrafo o equipo. Envía las invitaciones al menos 4 semanas antes y confirma los servicios durante la primera quincena.
¿Cuándo debo confirmar el número de invitados?
Confirma el número definitivo entre 5 y 7 días antes de la fiesta. Ese plazo permite ajustar el catering, la distribución de las mesas, las tarjetas con nombres y la cantidad de vajilla.
¿Cuándo se preparan las bebidas, los aperitivos y la tarta?
Haz la compra 1 o 2 días antes y enfría las bebidas el día anterior. Prepara los aperitivos y los postres según su conservación, y deja la tarta lista para servir antes de abrir el lugar.
¿A qué hora hay que abrir el lugar para una fiesta de aniversario?
Abre el lugar al menos 2 horas antes de que lleguen los invitados. Ese margen cubre la colocación de mesas, sillas y buffet, la decoración, el equipo de música y la revisión final del programa.

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