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Jubiläumsfeier organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Jubiläumsfeier wird übersichtlich, wenn du die Entscheidungen in der richtigen Reihenfolge triffst. Zuerst stehen Termin, Ort und Einladungen fest; danach folgen Rückmeldungen, Catering, Musik und Programm. In der letzten Woche prüfst du Gästezahl, Tischordnung, Namensschilder und Drucksachen. Kurz vor dem Beginn geht es um gekühlte Getränke, vorbereitete Snacks, Kuchen und einen offenen Veranstaltungsort.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort festlegen

    2 Personen

  • Einladungen erstellen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen erfassen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Catering reservieren

  • Musik und Ausrüstung reservieren

  • Fotografen oder Fotomanagement organisieren

  • Programm und Zeitplan erstellen

    2 Personen

  • Redner und Jubilare bestätigen

  • Erinnerungen an Gäste senden

  • Endgültige Gästezahl festlegen

    2 Personen

  • Tischordnung erstellen

    2 Personen

  • Namensschilder erstellen

    2 Personen

  • Speisekarten und Programm drucken

  • Musikauswahl zusammenstellen

  • Präsentation und Fotos sammeln

    2 Personen

  • Dekoration überprüfen

    2 Personen

  • Materialien sortieren

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Kuchen und Desserts bereitstellen

    2 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Raum lüften

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Buffet- und Getränketische aufstellen

    3 Personen

  • Geschirr und Besteck bereitstellen

    3 Personen

  • Buffet aufbauen

    4 Personen

  • Kaffee- und Teebereich einrichten

    2 Personen

  • Ton testen

    2 Personen

  • Präsentation testen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Namensschilder auslegen

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • Empfangstisch bereitstellen

    2 Personen

  • Bereich für Geschenke und Jacken einrichten

    2 Personen

Event

  • Gäste empfangen

    3 Personen

  • Willkommensgetränke servieren

    3 Personen

  • Anwesenheit erfassen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Snacks servieren

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Programm ankündigen

  • Reden begleiten

    2 Personen

  • Fotos zeigen

    2 Personen

  • Buffet eröffnen

    2 Personen

  • Buffet auffüllen

    4 Personen

  • Diätmahlzeiten ausgeben

    2 Personen

  • Benutztes Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Kaffee und Tee nachfüllen

    2 Personen

  • Torte anschneiden

    3 Personen

  • Kuchen und Dessert servieren

    3 Personen

  • Musik organisieren

  • Gäste verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Reste sicher verpacken

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Raum reinigen

    4 Personen

  • Toiletten reinigen

    2 Personen

  • Kühlboxen leeren und reinigen

    2 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 60
  • BuffetischeAnz. 3
  • BarhockerAnz. 6
  • GarderobenständerAnz. 2
  • KleiderbügelAnz. 60

Geschirr

  • Dinner-TellerAnz. 70
  • DesserttellerAnz. 70
  • KaffeetassenAnz. 60
  • WassergläserAnz. 80
  • WeingläserAnz. 70
  • ChampagnergläserAnz. 60
  • KaffeelöffelAnz. 70
  • DinnermesserAnz. 70
  • EsstischgabelnAnz. 70
  • ServierlöffelAnz. 12
  • ServierzangenAnz. 8
  • ServierschalenAnz. 12
  • Servierplatten für DessertAnz. 6

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • KüchenbürstenAnz. 2
  • Koch- und BrotmesserAnz. 4
  • TortenmesserAnz. 2
  • ServierzangenAnz. 6
  • MessbecherAnz. 2
  • AluminiumfolieAnz. 2
  • FrischhaltedosenAnz. 12

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 4
  • WarmhaltebehälterAnz. 4
  • Soundanlage
  • MikrofoneAnz. 2
  • Laptops
  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4

Dekoration

  • BallonsAnz. 100
  • BallonpumpeAnz. 2
  • GirlandenAnz. 8
  • TischdeckenAnz. 8
  • ServiettenhalterAnz. 8
  • BlumenarrangementsAnz. 8
  • BilderrahmenAnz. 12
  • KerzenhalterAnz. 8
  • LED-KerzenAnz. 24
  • NamensschilderAnz. 60
  • SpeisekartenAnz. 12
  • ProgrammeAnz. 60

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 4
  • StehlampenAnz. 4

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 6
  • MüllbeutelhalterAnz. 4
  • EimerAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • BesensetsAnz. 2
  • ReinigungshandschuheAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Termin und Ort zuerst fest und verschicke die Einladungen erst, wenn Beginn, Adresse und Rückmeldefrist sicher sind. Plane für die Anmeldephase mindestens zwei bis drei Wochen ein.
  • Erfasse neben den Zusagen auch Ernährungswünsche und bestätige die endgültige Gästezahl spätestens 5 bis 7 Tage vor der Feier. So kann das Catering die Menge passend vorbereiten.
  • Bestätige Redner, Jubilare, Fotografen sowie Musik und Ausrüstung spätestens 2 Wochen vorher. Sammle Präsentationen und Fotos nicht erst am Veranstaltungstag, sondern lege eine feste Abgabefrist fest.
  • Erstelle Tischordnung, Namensschilder, Speisekarten und Programm, sobald die Gästezahl feststeht. Rechne für Druck und Korrekturen mindestens 3 Tage ein.
  • Kühle Getränke am Vortag und bereite Snacks, Kuchen und Desserts nach einem klaren Zeitplan vor. Prüfe außerdem, ob Geschirr, Gläser, Kaffeemaschinen, Wasserkocher und Kühlboxen tatsächlich vor Ort sind.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Jubiläumsfeier organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Ort und Einladungen. Für Catering, Musik, Fotografen und ein festes Programm bleiben dann noch mehrere Wochen für Rückfragen und Änderungen.
Wann soll ich die Einladungen zur Jubiläumsfeier verschicken?
Verschicke sie etwa 6 bis 8 Wochen vor dem Termin und setze eine Rückmeldefrist von 2 bis 3 Wochen. So hast du genügend Zeit, Ernährungswünsche, Tischordnung und Catering zu koordinieren.
Wann muss die endgültige Gästezahl feststehen?
Lege die endgültige Zahl 5 bis 7 Tage vor der Feier fest. Berücksichtige dabei alle Zu- und Absagen sowie besondere Ernährungswünsche, bevor du das Catering bestätigst.
Was muss am Tag der Jubiläumsfeier zuerst erledigt werden?
Öffne die Location mindestens 2 Stunden vor dem Empfang. In dieser Zeit kannst du Tische und Stühle prüfen, Buffet und Bar vorbereiten, Getränke kühlen und Namensschilder, Programm sowie Dekoration auslegen.

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