Jubileumfeest organiseren: een checklist die werkt

Een jubileumfeest vraagt vooral om een strakke volgorde: eerst datum, locatie en gasten, daarna catering, programma en materialen. Houd het definitieve aantal gasten uiterlijk één week vooraf bij de hand, zodat je eten, drinken, servies en stoelen goed kunt afstemmen. Plan speeches, muziek en fotomomenten vóór de laatste week en leg op de dag zelf een draaiboek klaar. Zo voorkom je dat naamkaartjes, gekoelde dranken of een microfoon pas na aankomst van de gasten worden geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
Reservering locatie bevestigen
Gastenlijst opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Definitief aantal gasten bepalen
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
Muziek afspeellijst samenstellen
Programma en speeches plannen
2 personen
Presentator aanwijzen
Foto- en videomomenten plannen
2 personen
Leveringen controleren
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Desserts voorbereiden
2 personen
Naamkaartjes schrijven
2 personen
Draaiboek printen
Locatie openen
2 personen
Ruimte ventileren
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
4 personen
Buffet opbouwen
3 personen
Bar inrichten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Fotowand opbouwen
2 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Licht en sfeerverlichting testen
2 personen
Servies en glazen klaarzetten
2 personen
Hapjes op schalen leggen
3 personen
Ontvangsttafel klaarzetten
2 personen

Event

Gasten ontvangen
3 personen
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
Gasten naar zitplaatsen begeleiden
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet openen
2 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Speech aankondigen
Foto's en video's maken
2 personen
Verjaardagstaart aansnijden
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Muziek verzorgen
Laatste ronde aankondigen
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Etensresten verpakken
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Koelboxen leegmaken
2 personen
Overgebleven eten verdelen
2 personen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 55
Buffettafelsaantal 3
Barkrukkenaantal 6

Servies

Dinerbordenaantal 60
Dessertbordenaantal 60
Gebaksbordjesaantal 60
Drinkglazenaantal 80
Wijnglazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 60
Besteksetsaantal 60
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Koks- en broodmessenaantal 6
Koelboxenaantal 4

Apparatuur

Bluetoothspeakersaantal 2
Draadloze microfoon
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

Lichtslingersaantal 4

Decoratie

Ballonnenbogenaantal 2
Ballonnenaantal 100
Slingersaantal 8
Tafelkledenaantal 8
Naamkaartjesaantal 60
Fotowandachtergrond
Fotowandstandaard
Cijferdecoratieaantal 2

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezem en blikaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Verwerk aanmeldingen en dieetwensen niet pas bij de boodschappen: sluit de gastenlijst 7 dagen vooraf en geef allergieën en vegetarische wensen direct door aan de catering.
Plan speeches, muziek en fotomomenten met tijden in het draaiboek. Wijs één presentator aan, zodat niet meerdere mensen tegelijk het programma proberen te sturen.
Controleer leveringen en apparatuur minstens 2 dagen vooraf. Test de draadloze microfoon, speakers, verlengsnoeren en stekkerdozen op de plek waar ze worden gebruikt.
Koel dranken ruim vóór ontvangst van de gasten en richt de bar apart van het buffet in. Zet koffiezetapparaten, waterkokers en thermoskannen klaar voordat de eerste speech begint.
Reserveer op de opbouwdag tijd voor ventileren, tafels, stoelen, buffet en decoratie. Leg naamkaartjes, servies en serveertangen per tafel of onderdeel bij elkaar; dat scheelt zoeken tijdens het feest.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een jubileumfeest organiseren?: Leg datum en locatie bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen daarna, zodat je de definitieve gastenlijst ongeveer 7 dagen vóór het feest kunt sluiten.
Wanneer moet ik de catering voor een jubileumfeest definitief maken?: Bereken de hoeveelheden zodra het definitieve aantal gasten bekend is, meestal 7 dagen vooraf. Controleer de levering nogmaals 2 dagen vóór het feest en houd dieetwensen apart bij.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een jubileumfeest op te bouwen?: Plan minimaal 3 uur voor een zaal met tafels, stoelen, buffet, bar, decoratie en apparatuur. Open de locatie eerder als er ook een geluidscheck, ventilatie of meerdere leveringen nodig zijn.
Wanneer moet ik speeches en muziek voor een jubileumfeest plannen?: Leg het programma uiterlijk 1 week vooraf vast en spreek per speech een maximale duur af, bijvoorbeeld 5 tot 10 minuten. Test muziek en microfoon nogmaals tijdens de opbouw, vóór de gasten binnenkomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.