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Jubiläumsfeier organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Jubiläumsfeier steht und fällt mit dem richtigen Zeitplan. Kläre zuerst Datum, Ort und Gästeliste, danach folgen Einladungen, Rückmeldungen und die genaue Mengenplanung für Catering und Getränke. In den letzten Tagen geht es um Einkäufe, Lieferungen und vorbereitete Speisen. Am Veranstaltungstag brauchst du einen klaren Ablauf für Raum, Buffet, Bar, Technik und Programm – inklusive Reden, Musik sowie Foto- und Videoterminen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort festlegen

  • Reservierung der Location bestätigen

  • Gästeliste erstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Endgültige Gästezahl festlegen

  • Cateringmengen berechnen

    2 Personen

  • Musik-Playlist zusammenstellen

  • Programm und Reden planen

    2 Personen

  • Moderator bestimmen

  • Foto- und Videotermine planen

    2 Personen

  • Lieferungen überprüfen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Desserts vorbereiten

    2 Personen

  • Namensschilder schreiben

    2 Personen

  • Ablaufplan ausdrucken

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Raum lüften

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Buffet aufbauen

    3 Personen

  • Bar einrichten

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Fotowand aufbauen

    2 Personen

  • Beschallungsanlage testen

    2 Personen

  • Licht und Stimmungsbeleuchtung testen

    2 Personen

  • Geschirr und Gläser bereitstellen

    2 Personen

  • Häppchen auf Platten anrichten

    3 Personen

  • Empfangstisch bereitstellen

    2 Personen

Event

  • Gäste empfangen

    3 Personen

  • Willkommensgetränke servieren

    3 Personen

  • Gäste zu den Sitzplätzen begleiten

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet eröffnen

    2 Personen

  • Buffet auffüllen

    3 Personen

  • Rede ankündigen

  • Fotos und Videos machen

    2 Personen

  • Geburtstagstorte anschneiden

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Musik organisieren

  • Letzte Runde ankündigen

  • Gäste verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Essensreste verpacken

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Fundsachen sammeln

    2 Personen

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

  • Kühlboxen leeren

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen verteilen

    2 Personen

  • Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 55
  • BuffetischeAnz. 3
  • BarhockerAnz. 6

Geschirr

  • Dinner-TellerAnz. 60
  • DesserttellerAnz. 60
  • TortenplattenAnz. 60
  • TrinkgläserAnz. 80
  • WeingläserAnz. 60
  • KaffeetassenAnz. 60
  • BestecksetsAnz. 60
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierzangenAnz. 8

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 3
  • Koch- und BrotmesserAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 4

Ausstattung

  • Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
  • Kabelloses Mikrofon
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 4

Dekoration

  • BallonbögenAnz. 2
  • BallonsAnz. 100
  • GirlandenAnz. 8
  • TischdeckenAnz. 8
  • NamensschilderAnz. 60
  • Fotowand-Hintergrund
  • Fotowandständer
  • ZifferndekorationAnz. 2

Reinigung

  • EimerAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • Besen und KehrblechAnz. 2
  • PutzlappenAnz. 12

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege die endgültige Gästezahl spätestens 7 Tage vor der Feier fest. Erst danach lassen sich Cateringmengen, Sitzplätze, Namensschilder sowie Teller, Gläser und Besteck zuverlässig planen.
  • Prüfe Ernährungswünsche nicht erst beim Buffet. Sammle sie mit den Anmeldungen und markiere die passenden Speisen deutlich, damit am Veranstaltungstag keine Rückfragen den Ablauf bremsen.
  • Kühle Getränke mindestens 4 Stunden vor Beginn. Für das erste Veranstaltungsstunde kannst du pro Person etwa 2 bis 3 Getränke einplanen; Wasser sollte zusätzlich jederzeit bereitstehen.
  • Drucke den Ablaufplan am Vortag mindestens zweimal aus. Bestimme außerdem eine Moderation und lege Reden, Musik-Playlist sowie Foto- und Videotermine mit festen Uhrzeiten fest.
  • Plane für den Aufbau mindestens 2 Stunden vor dem Eintreffen der Gäste ein. Lüfte den Raum, stelle Tische und Stühle auf, richte Buffet und Bar ein und prüfe Mikrofon, Lautsprecher sowie Verlängerungskabel vor dem Programmstart.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man eine Jubiläumsfeier planen?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort und Gästeliste. Einladungen sollten etwa 6 bis 8 Wochen vor der Feier verschickt werden, damit du Rückmeldungen und Ernährungswünsche rechtzeitig erfassen kannst.
Wie viele Getränke brauche ich für eine Jubiläumsfeier?
Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und plane danach etwa 1 Getränk pro Person und Stunde ein. Kaufe zusätzlich rund 10 Prozent Reserve, besonders wenn die Feier länger als 3 Stunden dauert.
Wann sollte ich das Catering für die Jubiläumsfeier bestellen?
Bestätige das Catering etwa 3 bis 4 Wochen vorher und melde die endgültige Gästezahl spätestens 7 Tage vor der Feier. Snacks und Desserts kannst du am Vortag vorbereiten; empfindliche Speisen sollten erst am Veranstaltungstag angerichtet werden.
Was muss ich am Tag der Jubiläumsfeier zuerst erledigen?
Öffne die Location mindestens 2 Stunden vor Beginn, lüfte den Raum und prüfe zuerst Lieferungen sowie Technik. Danach folgen Tische, Stühle, Buffet und Bar, bevor Getränke gekühlt und Speisen vorbereitet werden.

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