Jubileumfeest organiseren: een praktische checklist

Een jubileumfeest organiseren vraagt vooral om een goede volgorde. Leg eerst datum, locatie en catering vast; daarna volgen uitnodigingen, aanmeldingen en het programma. In de laatste weken controleer je dieetwensen, toespraken, tafelschikking en de definitieve gastenlijst. Plan de boodschappen en het ophalen van dranken niet op hetzelfde moment als de opbouw. Op de feestdag zelf werk je van locatiecontrole naar tafels, stoelen, buffet en ontvangst, zodat je niet tegelijk hoeft te improviseren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Feestlocatie reserveren
Feestdatum vastleggen
Cateringafspraken vastleggen
Muziekprogramma samenstellen
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen registreren
Dieetwensen verzamelen
Herinnering aan gasten sturen
Definitieve gastenlijst maken
Tafelschikking bepalen
Menukaart afdrukken
Naambadges voorbereiden
2 personen
Herinneringspresentatie maken
2 personen
Muziek afspeellijst maken
Toespraken verzamelen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken en ijs ophalen
2 personen
Verse producten ophalen
2 personen
Materialen naar locatie brengen
3 personen
Locatie en toiletten controleren
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Buffettafels inrichten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Fotowand opbouwen
2 personen
Verlichting ophangen
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Presentatie testen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Servies klaarzetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Salades en brood voorbereiden
3 personen
Warme gerechten voorbereiden
3 personen
Allergenen apart markeren
Buffet presenteren
3 personen
Garderobe inrichten
Ontvangstbalie klaarzetten
2 personen
Briefing ontvangstteam geven
3 personen

Event

Gasten verwelkomen
3 personen
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
Garderobe aannemen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Welkomstwoord verzorgen
Buffet openen
2 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Borden en bestek aanvullen
2 personen
Gebak aansnijden
2 personen
Gebak serveren
3 personen
Toespraken begeleiden
2 personen
Presentatie afspelen
Muziek verzorgen
Fotomoment begeleiden
2 personen
Laatste ronde serveren
2 personen
Garderobe uitgeven
2 personen
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Restanten veilig koelen
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval sorteren
2 personen
Tafels en stoelen afruimen
3 personen
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Koelboxen legen
2 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven boodschappen verdelen
2 personen
Facturen en bonnetjes archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Buffettafelsaantal 4
Biertafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Statafelsaantal 6
Garderoberekkenaantal 2
Kledinghangersaantal 80
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Dinerbordenaantal 80
Dessertbordenaantal 80
Koffiekopjesaantal 70
Waterglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 80
Bierglazenaantal 80
Koffielepelsaantal 70
Dinermessenaantal 80
Dinervorkenaantal 80
Opscheplepelsaantal 12
Opscheptangenaantal 8

Decoratie

Tafelkledenaantal 12
Servettenhoudersaantal 12
Ballonnenbogenaantal 2
Ballonnenaantal 150
Slingersaantal 8
Tafeldecoratiesaantal 12
Fotowandachtergrond
Fotopropsaantal 20
Naambadgesaantal 80
Badgehoudersaantal 80
Menukaartenaantal 12
Welkomstbord

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Mengpaneel
Laptop
Beamer
Projectiescherm
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Koelboxenaantal 4
IJslepelsaantal 4
Oplaadbare batterijenaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Mengkommenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Thermoskannenaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 6
Aluminiumfolieaantal 4

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Microvezeldoekenaantal 12

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 12
Theelichthoudersaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de locatie en leg de feestdatum zo vroeg mogelijk vast; regel de cateringafspraken direct daarna, omdat menu, aantallen en dieetwensen op elkaar aansluiten.
Stuur uitnodigingen ruim vóór het jubileumfeest en registreer aanmeldingen doorlopend. Stuur later een herinnering en maak pas daarna de definitieve gastenlijst en tafelschikking.
Verzamel toespraken, muziek en materiaal voor de herinneringspresentatie uiterlijk 2 weken vooraf. Zo houd je tijd over om ontbrekende bijdragen na te vragen en het programma samen te voegen.
Plan dranken en ijs apart van verse producten: haal houdbare boodschappen eerder en verse producten zo kort mogelijk voor de start op. Controleer de boodschappenlijst nog één keer voordat je vertrekt.
Reserveer op de feestdag tijd voor de locatie en toiletten, gevolgd door tafels, stoelen en buffettafels. Leg servies, glazen, bestek, menukaarten en naambadges klaar vóór de eerste gasten arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een jubileumfeest organiseren?: Leg datum en locatie bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf vast. Verstuur uitnodigingen daarna zo snel mogelijk, zodat je tijd hebt voor aanmeldingen, dieetwensen en cateringaantallen.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een jubileumfeest?: Verstuur ze ongeveer 8 tot 12 weken voor het feest. Stuur 2 tot 3 weken vooraf een herinnering en maak daarna de definitieve gastenlijst.
Wanneer moet ik de catering voor een jubileumfeest regelen?: Leg de catering bij voorkeur 6 tot 10 weken vooraf vast. Geef de definitieve aantallen en dieetwensen uiterlijk 1 tot 2 weken voor het feest door, volgens de afspraak met de cateraar.
Wat moet ik op de dag van het jubileumfeest als eerste doen?: Controleer eerst de locatie en toiletten en bespreek de toegang en praktische indeling. Stel daarna tafels en stoelen op en richt het buffet in; plan hiervoor minimaal 2 uur vóór de ontvangst.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.