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Jubiläumsfeier organisieren: die komplette Checkliste

Eine Jubiläumsfeier wird übersichtlich, wenn du zuerst Termin und Location festlegst und danach Gäste, Essen und Programm koordinierst. Plane die Rückmeldungen früh ein: Erst mit der endgültigen Gästeliste lassen sich Tischordnung, Namensschilder, Speisekarten und Mengen zuverlässig vorbereiten. Getränke, Eis und frische Produkte gehören in getrennte Abholschritte, damit am Veranstaltungstag nichts zu lange herumsteht. Diese Checkliste führt dich von der ersten Reservierung bis zum Aufbau von Tischen, Buffet und Toilettencheck.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Festlocation reservieren

  • Festdatum festlegen

  • Cateringabsprachen festhalten

  • Musikprogramm zusammenstellen

  • Einladungen gestalten

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen erfassen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Erinnerung an Gäste senden

  • Endgültige Gästeliste erstellen

  • Tischanordnung festlegen

  • Speisekarte drucken

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Erinnerungspräsentation erstellen

    2 Personen

  • Musik-Playlist erstellen

  • Reden sammeln

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke und Eis abholen

    2 Personen

  • Frische Produkte abholen

    2 Personen

  • Materialien zum Veranstaltungsort bringen

    3 Personen

  • Location und Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Buffettische einrichten

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Fotowand aufbauen

    2 Personen

  • Beleuchtung aufhängen

    2 Personen

  • Musikanlage anschließen

    2 Personen

  • Präsentation testen

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Geschirr bereitstellen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Salate und Brot vorbereiten

    3 Personen

  • Warme Gerichte vorbereiten

    3 Personen

  • Allergene separat kennzeichnen

  • Buffet präsentieren

    3 Personen

  • Garderobe einrichten

  • Empfangstresen aufstellen

    2 Personen

  • Briefing für das Empfangsteam geben

    3 Personen

Event

  • Gäste begrüßen

    3 Personen

  • Willkommensgetränke servieren

    3 Personen

  • Garderobe annehmen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Begrüßungswort übernehmen

  • Buffet eröffnen

    2 Personen

  • Buffet auffüllen

    3 Personen

  • Teller und Besteck auffüllen

    2 Personen

  • Gebäck anschneiden

    2 Personen

  • Gebäck servieren

    3 Personen

  • Reden begleiten

    2 Personen

  • Präsentation abspielen

  • Musik organisieren

  • Fotomoment begleiten

    2 Personen

  • Letzte Runde servieren

    2 Personen

  • Garderobe ausgeben

    2 Personen

  • Gäste verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Reste sicher kühlen

    2 Personen

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Abfall trennen

    2 Personen

  • Tische und Stühle abräumen

    3 Personen

  • Tonanlage ausschalten

    2 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Toiletten reinigen

    2 Personen

  • Kühlboxen leeren

    2 Personen

  • Materialien zurückbringen

    3 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebene Einkäufe verteilen

    2 Personen

  • Rechnungen und Belege archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • BuffetischeAnz. 4
  • BiertischeAnz. 8
  • StühleAnz. 70
  • StehtischeAnz. 6
  • GarderobenständerAnz. 2
  • KleiderbügelAnz. 80
  • AbfallbehälterAnz. 6

Geschirr

  • Dinner-TellerAnz. 80
  • DesserttellerAnz. 80
  • KaffeetassenAnz. 70
  • WassergläserAnz. 100
  • WeingläserAnz. 80
  • BiergläserAnz. 80
  • KaffeelöffelAnz. 70
  • DinnermesserAnz. 80
  • EsstischgabelnAnz. 80
  • ServierlöffelAnz. 12
  • ServierzangenAnz. 8

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 12
  • ServiettenhalterAnz. 12
  • BallonbögenAnz. 2
  • BallonsAnz. 150
  • GirlandenAnz. 8
  • TischdekorationenAnz. 12
  • Fotowand-Hintergrund
  • FotopropsAnz. 20
  • NamensschilderAnz. 80
  • BadgehalterAnz. 80
  • SpeisekartenAnz. 12
  • Willkommensschild

Ausstattung

  • Aktive LautsprecherAnz. 2
  • MikrofoneAnz. 2
  • MikrofonständerAnz. 2
  • Mischpult
  • Laptop
  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 4
  • EislöffelAnz. 4
  • Wiederaufladbare BatterienAnz. 12

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 4
  • RührschüsselnAnz. 6
  • ServierschalenAnz. 12
  • ThermoskannenAnz. 4
  • WarmhaltebehälterAnz. 6
  • AluminiumfolieAnz. 4

Reinigung

  • EimerAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • BesensetsAnz. 2
  • MikrofasertücherAnz. 12

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 6
  • LED-LampenAnz. 12
  • TeelichthalterAnz. 12

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Termin und Location zuerst fest und halte Cateringabsprachen schriftlich fest. So kannst du Einladungen mit belastbaren Angaben verschicken und Ernährungswünsche gezielt erfassen.
  • Sende die Einladungen frühzeitig und setze für Rückmeldungen eine klare Frist. Schicke etwa 7 Tage vorher eine Erinnerung, damit Gästeliste, Tischordnung und Namensschilder nicht in letzter Minute entstehen.
  • Trenne das Programm in einzelne Bausteine: Musik, Playlist, Reden und Erinnerungspräsentation. Prüfe spätestens 2 Tage vorher, ob alle Dateien, Beiträge und Abspielmöglichkeiten vorhanden sind.
  • Plane die Einkäufe nach Haltbarkeit: Getränke und Eis kannst du separat abholen, frische Produkte möglichst am Veranstaltungstag oder am Vorabend. Prüfe die Einkaufsliste vor dem Einkauf ein zweites Mal gegen die endgültige Personenzahl.
  • Bringe Materialien früh genug zur Location und kontrolliere vor dem Aufbau auch Toiletten, Garderobe und Abfallbehälter. Stelle danach zuerst Tische und Stühle auf, richte dann Buffet, Tischdecken, Geschirr und Beschilderung ein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Jubiläumsfeier planen?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Location und Catering. Für beliebte Samstage solltest du die Location noch früher reservieren.
Wann verschickt man Einladungen zur Jubiläumsfeier?
Verschicke die Einladungen etwa 6 bis 8 Wochen vor der Feier. Setze die Rückmeldefrist auf ungefähr 3 Wochen vorher und sende 7 Tage vor dem Termin eine Erinnerung.
Wie viel Essen und Getränke braucht man für eine Jubiläumsfeier?
Plane die Mengen erst nach Ablauf der Anmeldefrist anhand der endgültigen Gästeliste. Für Getränke kannst du im ersten Feierabschnitt mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person und Stunde rechnen und Sonderwünsche separat erfassen.
Was muss am Tag der Jubiläumsfeier zuerst aufgebaut werden?
Kontrolliere zuerst Location und Toiletten und bringe alle Materialien an den Veranstaltungsort. Stelle anschließend Tische und Stühle auf, richte das Buffet ein und platziere danach Geschirr, Dekoration, Namensschilder und Speisekarten.

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