Jubileumfeest organiseren: complete checklist

Een jubileumfeest vraagt meer voorbereiding dan alleen een gastenlijst en catering. Je moet aanmeldingen, dieetwensen, toespraken, muziek, presentaties en de techniek op elkaar afstemmen. Begin enkele weken vooraf met de uitnodigingen en leg het programma tijdig vast. In de laatste week controleer je de locatie, haal je verse producten en taart op en zet je dranken koud. Met deze checklist houd je de volgorde en praktische details bij.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Gastenlijst opstellen
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Aanmeldingen bevestigen
Dieetwensen verzamelen
Programma definitief maken
2 personen
Sprekers en optredens bevestigen
Catering bestellen
2 personen
Taart bestellen
Muziekselectie maken
Presentatie samenstellen
2 personen
Foto's voor presentatie verzamelen
2 personen
Toespraken afstemmen
2 personen
Tafelschikking maken
Naamkaartjes maken
2 personen
Routebeschrijving versturen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
3 personen
Versproducten ophalen
2 personen
Taart ophalen
Locatie controleren
2 personen
Koelkasten leegruimen
2 personen
Dranken koud zetten
3 personen
Decoratie sorteren
2 personen
Techniek testen
2 personen
Presentatie testen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Salades voorbereiden
3 personen
Buffetgerechten klaarmaken
4 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Buffet opbouwen
4 personen
Drankstation inrichten
2 personen
Servies klaarzetten
2 personen
Naamkaartjes plaatsen
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Fotohoek inrichten
2 personen
Geluidsinstallatie opstellen
2 personen
Presentatiescherm aansluiten
2 personen
Verlichting controleren
2 personen
Toiletten controleren
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Cateringbriefing geven
2 personen
Laatste veiligheidsronde uitvoeren
2 personen

Event

Gasten ontvangen
3 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Gasten naar programma begeleiden
Welkomstwoord verzorgen
Presentatie afspelen
Toespraken begeleiden
Buffet openen
2 personen
Buffetgerechten serveren
4 personen
Buffet bijvullen
3 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Servies afruimen
3 personen
Jubileumtaart aansnijden
2 personen
Taart serveren
3 personen
Muziek verzorgen
Fotohoek begeleiden
Koffie en thee serveren
2 personen
Laatste ronde aankondigen
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Eten en drinken afdekken
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Techniek afbouwen
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Overgebleven eten verdelen
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Afval wegbrengen
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Bedankberichten versturen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Buffettafelsaantal 3
Statafelsaantal 4
Kapstokkenaantal 2

Servies

Dinerbordenaantal 75
Dessertbordenaantal 75
Koffiekopjesaantal 70
Waterglazenaantal 80
Wijnglazenaantal 80
Champagneglazenaantal 70
Vorkenaantal 80
Messenaantal 80
Lepelsaantal 80
Opscheplepelsaantal 12
Serveerkommenaantal 12
Serveerschalenaantal 10
Karaffenaantal 8
Taartmesaantal 2
Taartvorkjesaantal 75

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Geluidsinstallatie
Microfoonsaantal 2
Laptopsaantal 2
Projector
Projectiescherm
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Mengkommenaantal 6
Maatbekersaantal 2
Serveertangenaantal 8
Aluminiumfolieaantal 2

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Ballonnenbogenaantal 2
Slingersaantal 8
Tafelkledenaantal 8
Servettenringenaantal 70
Naamkaartjesaantal 75
Fotowand
Fotopropsaantal 20
Bloemstukkenaantal 6
Kaarsenaantal 24

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Handzeepdispensersaantal 4
Toiletborstelsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Stuur uitnodigingen uiterlijk 6 tot 8 weken voor het jubileumfeest en geef gasten een duidelijke uiterste aanmelddatum. Zo heb je tijd om afmeldingen, dieetwensen en de tafelschikking te verwerken.
Leg sprekers, optredens en toespraken minimaal 2 weken vooraf definitief vast. Vraag presentatoren ook naar de gewenste volgorde en controleer of hun tekst of presentatie op de laptop werkt.
Maak 1 week vooraf een aparte controle voor techniek: test geluidsinstallatie, microfoons, laptop, projector, projectiescherm, verlengkabels en stekkerdozen samen op locatie.
Plan het koude zetten van dranken niet pas vlak voor aanvang. Controleer eerst de koelkasten, ruim ze leeg en gebruik koelboxen voor wat niet meer past; zet de eerste voorraad enkele uren vooraf koud.
Haal versproducten en de taart op de dag zelf op volgens een vast tijdschema. Reserveer daarnaast tijd om servies, glazen, bestek, buffettafels, statafels en decoratie per onderdeel klaar te zetten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een jubileumfeest organiseren?: Begin ongeveer 8 tot 12 weken vooraf. Verstuur de uitnodigingen 6 tot 8 weken voor het feest en maak het programma, de catering en de technische voorbereiding uiterlijk 2 weken vooraf definitief.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een jubileumfeest?: Verstuur ze bij voorkeur 6 tot 8 weken van tevoren. Zet een uiterste aanmelddatum ongeveer 3 weken voor het feest, zodat je aantallen, dieetwensen en tafelschikking nog kunt verwerken.
Hoeveel tijd heb je nodig om een jubileumfeest klaar te zetten?: Reken minimaal 3 uur voor het klaarzetten van meubilair, servies, buffet, techniek, dranken en decoratie. Plan daarnaast extra tijd voor het testen van microfoons en de presentatie, zodat je niet vlak voor de ontvangst hoeft te improviseren.
Wanneer moet ik taart en verse producten ophalen voor een jubileumfeest?: Haal de taart op de feestdag op een afgesproken tijdstip op en plan verse producten zo kort mogelijk voor gebruik. Houd minimaal 1 uur speling voor vervoer, koelen en het uitpakken op locatie.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.