Jubiläumsfeier organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Jubiläumsfeier steht und fällt mit rechtzeitiger Abstimmung. Kläre zuerst Gästeliste, Einladungen und Anmeldungen, bevor du Catering, Sitzordnung und Programm festlegst. In den letzten Tagen zählen praktische Details: Ernährungswünsche prüfen, Präsentation und Reden fertigstellen, Getränke kühlen und Torte abholen. Plane außerdem Technik, Geschirr und Stromanschlüsse so, dass am Veranstaltungstag niemand improvisieren muss.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Gästeliste erstellen
2 Personen
Einladungen gestalten
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Anmeldungen bestätigen
Ernährungswünsche erfassen
Programm finalisieren
2 Personen
Sprecher und Auftritte bestätigen
Catering bestellen
2 Personen
Torte bestellen
Musikauswahl treffen
Präsentation zusammenstellen
2 Personen
Fotos für die Präsentation sammeln
2 Personen
Reden abstimmen
2 Personen
Tischordnung erstellen
Namensschilder erstellen
2 Personen
Wegbeschreibung versenden
Wettervorhersage prüfen
Einkaufen gehen
3 Personen
Frische Produkte abholen
2 Personen
Torte abholen
Ort überprüfen
2 Personen
Kühlschränke leerräumen
2 Personen
Getränke kalt stellen
3 Personen
Dekoration sortieren
2 Personen
Technik testen
2 Personen
Präsentation testen
2 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Salate vorbereiten
3 Personen
Buffetgerichte vorbereiten
4 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Buffet aufbauen
4 Personen
Getränkestation einrichten
2 Personen
Geschirr bereitstellen
2 Personen
Namensschilder platzieren
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Fotoecke einrichten
2 Personen
Beschallungsanlage aufbauen
2 Personen
Präsentationsbildschirm anschließen
2 Personen
Beleuchtung kontrollieren
2 Personen
Toiletten kontrollieren
Empfangstisch einrichten
2 Personen
Catering-Briefing geben
2 Personen
Letzte Sicherheitsrunde durchführen
2 Personen

Event

Gäste empfangen
3 Personen
Namensschilder verteilen
2 Personen
Willkommensgetränke servieren
3 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Gäste zum Programm begleiten
Begrüßungswort übernehmen
Präsentation abspielen
Reden begleiten
Buffet eröffnen
2 Personen
Buffetgerichte servieren
4 Personen
Buffet nachfüllen
3 Personen
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
Geschirr abräumen
3 Personen
Jubiläumstorte anschneiden
2 Personen
Torte servieren
3 Personen
Musik organisieren
Fotoecke betreuen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Letzte Runde ankündigen
Gäste verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

Essen und Getränke abdecken
3 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Geschirr abwaschen
4 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Technik abbauen
2 Personen
Location reinigen
4 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Übrig gebliebenes Essen verteilen
2 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Müll entsorgen
2 Personen
Fundsachen sammeln
Dankesnachrichten versenden
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
StühleAnz. 70
BuffetischeAnz. 3
StehtischeAnz. 4
KleiderständerAnz. 2

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 75
DesserttellerAnz. 75
KaffeetassenAnz. 70
WassergläserAnz. 80
WeingläserAnz. 80
ChampagnergläserAnz. 70
GabelnAnz. 80
MesserAnz. 80
LöffelAnz. 80
ServierlöffelAnz. 12
ServierschalenAnz. 12
ServierschalenAnz. 10
KaraffenAnz. 8
TortenmesserAnz. 2
TortengabelnAnz. 75

Ausstattung

KühlboxenAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
Beschallungsanlage
MikrofoneAnz. 2
LaptopsAnz. 2
Projektor
Projektionsleinwand
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
RührschüsselnAnz. 6
MessbecherAnz. 2
ServierzangenAnz. 8
AluminiumfolieAnz. 2

Dekoration

BallonsAnz. 100
BallonbögenAnz. 2
GirlandenAnz. 8
TischdeckenAnz. 8
ServiettenringeAnz. 70
NamensschilderAnz. 75
Fotowand
FotopropsAnz. 20
BlumenarrangementsAnz. 6
KerzenAnz. 24

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 6
LED-LampenAnz. 8

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
EimerAnz. 3
WischmopsAnz. 3
BesensetsAnz. 2
ReinigungshandschuheAnz. 6
HandseifenspenderAnz. 4
ToilettenbürstenAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Verschicke die Einladungen möglichst 6 bis 8 Wochen vorher und bitte um Rückmeldung bis spätestens 14 Tage vor der Feier. So kannst du Catering, Sitzplätze und Namensschilder nach bestätigten Anmeldungen planen.
Finalisiere Programm, Reden, Auftritte und Präsentation mindestens 7 Tage vorher. Sammle Fotos und Beiträge nicht erst am Vorabend, sondern prüfe die Präsentation einmal vollständig auf dem Laptop.
Bestelle Catering und Torte nach der bestätigten Personenzahl. Hole frische Produkte und die Torte am Veranstaltungstag mit ausreichend Zeit vor dem Beginn ab, damit Aufbau und Kühlung nicht unter Zeitdruck geraten.
Prüfe 2 bis 3 Tage vorher den Veranstaltungsort: Tische, Stühle, Buffet- und Stehtische, Kleiderständer sowie die Wege für Gäste müssen feststehen. Leere Kühlschränke aus und schaffe Platz für Getränke und Speisen.
Teste Beschallungsanlage, Mikrofone, Laptop, Projektor und Leinwand vor Beginn. Lege außerdem Verlängerungskabel bereit und stelle sicher, dass Getränke, Gläser, Karaffen sowie Kaffee- und Teezubehör erreichbar aufgebaut sind.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Jubiläumsfeier planen?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Gästeliste, Einladungen und Veranstaltungsort. Programm, Catering und Technik sollten spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Termin abgestimmt sein.
Wann sollte man die Einladungen zur Jubiläumsfeier verschicken?: Verschicke sie etwa 6 bis 8 Wochen vor der Feier. Setze die Rückmeldefrist auf ungefähr 14 Tage vor dem Termin, damit du Personenzahl, Ernährungswünsche und Sitzordnung rechtzeitig festlegen kannst.
Wann muss das Catering für eine Jubiläumsfeier bestellt werden?: Bestelle das Catering mindestens 3 bis 4 Wochen vorher, bei vielen Gästen oder Sonderwünschen besser 6 Wochen vorher. Aktualisiere die endgültige Personenzahl nach Ablauf der Anmeldefrist.
Was muss man am Tag der Jubiläumsfeier vorbereiten?: Plane für Aufbau und Technik mindestens 2 bis 3 Stunden vor dem Eintreffen der Gäste ein. In dieser Zeit kannst du Getränke kalt stellen, Dekoration sortieren, Buffet und Geschirr aufbauen sowie Mikrofone und Präsentation testen.

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