Checklist para organizar tu fiesta de aniversario

Organizar una fiesta de aniversario sin olvidar detalles requiere trabajar por fases. Empieza por cerrar la lista de invitados, las invitaciones y las preferencias dietéticas; después confirma el programa, el catering, la tarta y los equipos necesarios. Durante la última semana conviene revisar la distribución de las mesas, la presentación de fotos y los discursos. El día anterior, enfría las bebidas, comprueba el lugar y deja preparada la decoración.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Elaborar la lista de invitados
2 personas
Diseñar invitaciones
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Confirmar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Definir el programa final
2 personas
Confirmar ponentes y actuaciones
Pedir el catering
2 personas
Pedir tarta
Seleccionar la música
Preparar la presentación
2 personas
Recopilar fotos para la presentación
2 personas
Coordinar los discursos
2 personas
Organizar la disposición de las mesas
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
Enviar indicaciones
Comprobar el pronóstico del tiempo
Hacer la compra
3 personas
Recoger productos frescos
2 personas
Recoger la tarta
Comprobar el lugar
2 personas
Vaciar los frigoríficos
2 personas
Enfriar las bebidas
3 personas
Clasificar la decoración
2 personas
Probar la técnica
2 personas
Probar la presentación
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Preparar ensaladas
3 personas
Preparar los platos del bufé
4 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar el buffet
4 personas
Montar el puesto de bebidas
2 personas
Preparar la vajilla
2 personas
Colocar las tarjetas con nombres
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Montar el rincón de fotos
2 personas
Montar el sistema de sonido
2 personas
Conectar la pantalla de presentaciones
2 personas
Comprobar la iluminación
2 personas
Comprobar los baños
Montar la mesa de recepción
2 personas
Dar la reunión informativa de catering
2 personas
Realizar la última ronda de seguridad
2 personas

Evento

Recibir a los invitados
3 personas
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
Servir las bebidas de bienvenida
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Acompañar a los invitados al programa
Dar la bienvenida
Reproducir la presentación
Coordinar los discursos
Abrir el buffet
2 personas
Servir los platos del buffet
4 personas
Reponer el bufé
3 personas
Servir comidas especiales
2 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Cortar la tarta de aniversario
2 personas
Servir la tarta
3 personas
Proporcionar la música
Atender el rincón fotográfico
Servir café y té
2 personas
Anunciar la última ronda
Despedir a los invitados
3 personas

Seguimiento

Cubrir la comida y la bebida
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
4 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Desmontar equipo técnico
2 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Limpiar los baños
2 personas
Repartir la comida sobrante
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Llevar la basura
2 personas
Recoger objetos perdidos
Enviar mensajes de agradecimiento
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 8
Sillascant. 70
Mesas de buffetcant. 3
Mesas altascant. 4
Percheroscant. 2

Vajilla

Platos de cenacant. 75
Platos de postrecant. 75
Tazas de cafécant. 70
Vasos para aguacant. 80
Copas de vinocant. 80
Copas de champáncant. 70
Tenedorescant. 80
Cuchilloscant. 80
Cucharascant. 80
Cucharonescant. 12
Cuencos de serviciocant. 12
Bandejas de servircant. 10
Jarrascant. 8
Cuchillo para tartacant. 2
Tenedores de tartacant. 75

Equipo

Neveras portátilescant. 4
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Equipo de sonido
Micrófonoscant. 2
Portátilescant. 2
Proyector
Pantalla de proyección
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Cuencos para mezclarcant. 6
Jarras medidorascant. 2
Pinzas de servircant. 8
Papel de aluminiocant. 2

Decoración

Globoscant. 100
Arcos de globoscant. 2
Guirnaldascant. 8
Mantelescant. 8
Servilleteroscant. 70
Tarjetas de nombrecant. 75
Photowall
Accesorios para fotoscant. 20
Arreglos floralescant. 6
Velascant. 24

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 6
Lámparas LEDcant. 8

Limpieza

Papeleracant. 6
Cuboscant. 3
Fregonascant. 3
Sets de escobacant. 2
Guantes de limpiezacant. 6
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Escobillas de bañocant. 2

Catering

Compras

Consejos

Envía las invitaciones con al menos 4 semanas de antelación y fija una fecha límite para confirmar la asistencia. Así tendrás tiempo para ajustar el catering y las tarjetas con nombres.
Cierra el programa final 7 días antes: confirma quién dará los discursos, qué actuaciones habrá y cuánto durará la presentación de fotos. No dejes la coordinación de micrófonos y sonido para el mismo día.
Calcula el material según el número confirmado de asistentes: platos, cubiertos, vasos, copas y sillas. Añade un margen de 10% para evitar quedarte corto si se rompe una pieza o llega alguien más.
Recoge la tarta y los productos frescos el mismo día, pero vacía los frigoríficos y enfría las bebidas el día anterior. Comprueba también que haya espacio para conservar la tarta hasta el momento de servirla.
Revisa el pronóstico del tiempo 48 horas antes y envía las indicaciones de llegada con antelación. El día del aniversario, clasifica la decoración, coloca las mesas y prueba el proyector, la pantalla, los cables y el equipo de sonido antes de que lleguen los invitados.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una fiesta de aniversario?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes. En ese periodo puedes preparar la lista de invitados, enviar las invitaciones, confirmar el catering y reservar la tarta, el mobiliario y los equipos.
¿Cuándo debo confirmar el número de invitados?: Pide las confirmaciones hasta 10 días antes de la fiesta. Usa ese número para cerrar el pedido de comida, recoger las preferencias dietéticas y preparar las tarjetas con nombres.
¿Cuándo se prepara la presentación de fotos y los discursos?: Recopila las fotos y define los discursos al menos 2 semanas antes. Haz una prueba completa con el portátil, el proyector, la pantalla, los micrófonos y el sonido durante la última semana.
¿Qué hay que hacer el día anterior a la fiesta de aniversario?: El día anterior, vacía los frigoríficos, enfría las bebidas, clasifica la decoración y comprueba el lugar. También deja lista la distribución de las mesas y verifica que no falten cables alargadores, regletas o vajilla.

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