LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Jubileumfeest organiseren: checklist en planning

Een jubileumfeest vraagt vooral om planning op het juiste moment. Begin met de gastenlijst en locatie, leg daarna uitnodigingen, catering en programma vast. In de laatste week draait het om dieetwensen, boodschappen, presentatie en techniek; op de dag zelf om opbouw, koeling en een duidelijk programma. Deze checklist helpt je de 75 taken in volgorde af te werken en voorkomt dat praktische zaken zoals extra tafels, afvalbakken of een weerplan te laat worden geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Gastenlijst samenstellen

    2 personen

  • Uitnodigingen ontwerpen

  • Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • Aanmeldingen verwerken

  • Dieetwensen verzamelen

  • Definitieve gastenlijst maken

    2 personen

  • Locatie reserveren

  • Partytenten reserveren

  • Extra tafels regelen

  • Stoelen regelen

  • Muziek afspeellijst maken

  • Foto's voor presentatie verzamelen

    2 personen

  • Jubileumpresentatie samenstellen

    2 personen

  • Programma en speeches maken

    2 personen

  • Sprekers bevestigen

  • Cateringhoeveelheden berekenen

    2 personen

  • Boodschappenlijst controleren

    2 personen

  • Boodschappen doen

    3 personen

  • Dranken koelen

    2 personen

  • Hapjes voorbereiden

    4 personen

  • Decoratie sorteren

    2 personen

  • Techniek testen

    2 personen

  • Weersverwachting controleren

  • Weerplan klaarzetten

    2 personen

  • Locatie openen

    2 personen

  • Terrein controleren

    3 personen

  • Partytenten opbouwen

    4 personen

  • Tafels opstellen

    3 personen

  • Stoelen plaatsen

    3 personen

  • Buffettafels inrichten

    3 personen

  • Servies klaarzetten

    2 personen

  • Bestek klaarzetten

    2 personen

  • Koffiepunt inrichten

    2 personen

  • Drankenpunt inrichten

    2 personen

  • Versiering ophangen

    3 personen

  • Fotowand opbouwen

    2 personen

  • Presentatie klaarzetten

    2 personen

  • Muziek aansluiten

    2 personen

  • Geluidsniveau testen

    2 personen

  • Naamkaartjes klaarleggen

    2 personen

  • Welkomsttafel inrichten

    2 personen

  • Toiletten controleren

    2 personen

  • Vrijwilligers instrueren

    2 personen

Event

  • Gasten ontvangen

    3 personen

  • Aanwezigheid registreren

    2 personen

  • Welkomstdrankjes serveren

    3 personen

  • Koffie en thee schenken

    2 personen

  • Hapjes serveren

    3 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Buffet op temperatuur houden

    2 personen

  • Dinerbuffet openen

    3 personen

  • Dinerbuffet aanvullen

    3 personen

  • Dieetmaaltijden uitserveren

    2 personen

  • Servies ophalen

    3 personen

  • Jubileumspeech verzorgen

  • Presentatie afspelen

    2 personen

  • Taart aansnijden

    3 personen

  • Taart serveren

    3 personen

  • Muziek verzorgen

  • Fotowand begeleiden

  • Afvalbakken legen

    2 personen

  • Toiletten tussentijds controleren

  • Afscheid nemen van gasten

    2 personen

Nazorg

  • Muziek en techniek uitschakelen

    2 personen

  • Eten en drinken opruimen

    3 personen

  • Servies afwassen

    4 personen

  • Tafels en stoelen opruimen

    4 personen

  • Partytenten afbreken

    4 personen

  • Versiering verwijderen

    3 personen

  • Afval verzamelen

    3 personen

  • Locatie schoonmaken

    4 personen

  • Toiletten schoonmaken

    2 personen

  • Materialen controleren

    2 personen

  • Geleende spullen retourneren

    2 personen

  • Overgebleven voedsel verdelen

    2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Partytentenaantal 2
  • Tafelsaantal 8
  • Stoelenaantal 70
  • Buffettafelsaantal 3
  • Krukkenaantal 8
  • Garderoberekkenaantal 2
  • Afvalbakkenaantal 6

Servies

  • Dinerbordenaantal 75
  • Dessertbordenaantal 75
  • Koffiekopjesaantal 50
  • Glazenaantal 100
  • Wijnglazenaantal 70
  • Mokkenaantal 30
  • Vorkenaantal 80
  • Messenaantal 80
  • Lepelsaantal 80
  • Theelepelsaantal 50
  • Opscheplepelsaantal 10

Keuken

  • Snijplankenaantal 4
  • Koks- en broodmessenaantal 6
  • Serveerschalenaantal 12
  • Serveerschalen met dekselaantal 6
  • Serveertangenaantal 8
  • Thermoskannenaantal 4
  • Waterkannenaantal 6
  • Taartmes en taartschepaantal 2

Apparatuur

  • Koffiezetapparatenaantal 2
  • Waterkokersaantal 2
  • Koelboxenaantal 4
  • Koelelementenaantal 20
  • Actieve speakersaantal 2
  • Microfoon
  • Microfoonstandaard
  • Laptop
  • Beamer
  • Projectiescherm
  • Verlengkabelsaantal 4
  • Stekkerdozenaantal 4
  • Oplaadbare powerbanksaantal 2

Decoratie

  • Ballonnenaantal 100
  • Ballonnenpompaantal 2
  • Slingersaantal 12
  • Tafelkledenaantal 8
  • Servettenhoudersaantal 8
  • Fotowandachtergrond
  • Fotopropsaantal 20
  • Naamkaartjesaantal 70
  • Tafelnummersaantal 8
  • Welkomstbord
  • Pennenaantal 10

Verlichting

  • Lichtsnoerenaantal 6
  • Ledlampenaantal 12
  • Lantaarnsaantal 8
  • Reservebatterijenaantal 24

Schoonmaak

  • Emmersaantal 3
  • Dweilenaantal 3
  • Bezemsaantal 3
  • Vuilnisgrijpersaantal 2
  • Afvalcontainersaantal 3

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Maak 8 tot 12 weken vooraf de gastenlijst en reserveer de locatie. Regel partytenten tegelijk als een deel van het jubileumfeest buiten plaatsvindt, want een alternatief bij regen vraagt extra ruimte.
  • Verstuur de uitnodigingen uiterlijk 6 weken vooraf en verwerk aanmeldingen wekelijks. Vraag daarbij direct naar dieetwensen, zodat je de definitieve gastenlijst en cateringhoeveelheden uiterlijk 2 weken voor het feest kunt vastleggen.
  • Plan speeches, muziek en de jubileumpresentatie niet pas op de feestdag. Verzamel foto's uiterlijk 3 weken vooraf, bevestig sprekers en test presentatie, geluidsapparatuur en aansluitingen minimaal 2 dagen van tevoren.
  • Koel dranken in meerdere rondes en controleer of er genoeg glazen, wijnglazen, koffiekopjes en mokken zijn voor het programma. Zet koelboxen en koelelementen klaar als de koelkastcapaciteit niet volstaat.
  • Maak 3 tot 5 dagen vooraf een concreet weerplan en controleer de weersverwachting opnieuw op de ochtend zelf. Leg naast tafels en stoelen ook buffettafels, garderoberekken en afvalbakken klaar voordat de locatie opengaat.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een jubileumfeest organiseren?
Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de gastenlijst, locatie en uitnodigingen. Voor een groot feest of een jubileumpresentatie geeft 3 maanden extra ruimte voor catering, speeches en techniek.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een jubileumfeest?
Verstuur de uitnodigingen ongeveer 6 weken voor het feest. Vraag om aanmelding binnen 2 tot 3 weken, zodat je dieetwensen en de definitieve gastenlijst nog op tijd kunt verwerken.
Hoeveel drank heb ik nodig voor een jubileumfeest?
Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna gemiddeld 1 drankje per uur. Tel daarnaast water en koffie mee en koel de voorraad uiterlijk op de dag zelf in meerdere rondes.
Wanneer moet ik de techniek voor een jubileumpresentatie testen?
Test laptop, presentatie, kabels, geluid en eventuele beamer minimaal 2 dagen vooraf. Doe op de feestdag nog een korte controle voordat de gasten arriveren, zodat je tijd hebt om een aansluiting of bestand te vervangen.

Plannen die hierop lijken

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!