Checklist para tu fiesta de aniversario

Una fiesta de aniversario reúne muchas piezas: invitados, espacio, comida, recuerdos y discursos. Empieza por cerrar la lista de asistentes y el lugar; después podrás calcular las cantidades y decidir qué mobiliario necesitas. Las preferencias dietéticas y las confirmaciones suelen llegar tarde, así que deja margen antes de comprar. Esta checklist te ayuda a seguir el orden correcto y a no dejar la presentación, la técnica o el plan para la lluvia para el último día.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Elaborar la lista de invitados
2 personas
Diseñar invitaciones
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Hacer la lista definitiva de invitados
2 personas
Reservar el lugar
Reservar carpas de fiesta
Gestionar mesas extra
Gestionar las sillas
Crear lista de reproducción
Recopilar fotos para la presentación
2 personas
Montar la presentación de aniversario
2 personas
Hacer el programa y los discursos
2 personas
Confirmar ponentes
Calcular las cantidades de catering
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Clasificar la decoración
2 personas
Probar la técnica
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Preparar el plan meteorológico
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Inspeccionar el recinto
3 personas
Montar las carpas
4 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar mesas de buffet
3 personas
Preparar la vajilla
2 personas
Preparar cubiertos
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Montar el punto de bebidas
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Montar el photocall
2 personas
Preparar la presentación
2 personas
Conectar la música
2 personas
Probar el nivel de sonido
2 personas
Preparar tarjetas con nombres
2 personas
Montar la mesa de bienvenida
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas

Evento

Recibir a los invitados
3 personas
Registrar la asistencia
2 personas
Servir las bebidas de bienvenida
3 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Mantener el buffet a temperatura adecuada
2 personas
Abrir el bufé de la cena
3 personas
Reponer el buffet de cena
3 personas
Servir comidas especiales
2 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Pronunciar el discurso de aniversario
Reproducir la presentación
2 personas
Cortar la tarta
3 personas
Servir la tarta
3 personas
Proporcionar la música
Coordinar el photowall
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños periódicamente
Despedirse de los invitados
2 personas

Seguimiento

Apagar la música y el equipo técnico
2 personas
Recoger comida y bebida
3 personas
Lavar la vajilla
4 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Limpiar los baños
2 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Repartir la comida sobrante
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesascant. 8
Sillascant. 70
Mesas de buffetcant. 3
Taburetescant. 8
Percheroscant. 2
Papeleracant. 6

Vajilla

Platos de cenacant. 75
Platos de postrecant. 75
Tazas de cafécant. 50
Vasoscant. 100
Copas de vinocant. 70
Tazascant. 30
Tenedorescant. 80
Cuchilloscant. 80
Cucharascant. 80
Cucharillascant. 50
Cucharonescant. 10

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Bandejas de servircant. 12
Bandejas de servir con tapacant. 6
Pinzas de servircant. 8
Termoscant. 4
Jarras de aguacant. 6
Cuchillo y pala para tartacant. 2

Equipo

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Acumuladores de fríocant. 20
Altavoces activoscant. 2
Micrófono
Soporte de micrófono
Portátil
Proyector
Pantalla de proyección
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Baterías externas recargablescant. 2

Decoración

Globoscant. 100
Bomba de globoscant. 2
Guirnaldascant. 12
Mantelescant. 8
Porta-servilletascant. 8
Fondo para photocall
Accesorios para fotoscant. 20
Tarjetas de nombrecant. 70
Números de mesacant. 8
Cartel de bienvenida
Bolígrafoscant. 10

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 6
Lámparas LEDcant. 12
Farolescant. 8
Baterías de repuestocant. 24

Limpieza

Cuboscant. 3
Fregonascant. 3
Escobascant. 3
Recogedores de basuracant. 2
Contenedores de basuracant. 3

Catering

Compras

Consejos

Cierra una lista provisional de invitados con varias semanas de margen y fija una fecha límite para las confirmaciones. Así podrás calcular la comida, las bebidas, las mesas y las sillas sin trabajar con cifras cambiantes.
Recoge las preferencias dietéticas junto con la inscripción, no durante la compra. Separa después las raciones especiales y etiqueta los platos para evitar dudas durante el buffet.
Prepara la presentación de aniversario y el programa al menos 7 días antes. Confirma también a cada persona que dará un discurso y guarda las fotos y los archivos en dos dispositivos.
Enfría las bebidas con antelación y calcula aproximadamente 2 o 3 bebidas por persona durante la primera hora. Los aperitivos, las jarras de agua y los termos deben estar listos antes de abrir el lugar.
Haz una prueba técnica completa 24 horas antes: presentación, sonido y conexiones. Comprueba el pronóstico y deja definido un plan alternativo para las carpas y la distribución si cambia el tiempo.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una fiesta de aniversario?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para reservar el lugar, enviar las invitaciones y organizar el mobiliario. Deja la compra de alimentos frescos y la preparación de aperitivos para los últimos 1 o 2 días.
¿Cuánta bebida necesito para una fiesta de aniversario?: Calcula 2 o 3 bebidas por persona durante la primera hora y después aproximadamente 1 bebida por persona y hora. Añade agua suficiente y enfría una parte el día anterior, sobre todo si utilizas neveras portátiles.
¿Cuándo debo confirmar el número definitivo de invitados?: Fija el cierre de confirmaciones entre 7 y 10 días antes de la fiesta. Con ese número puedes calcular el catering, comprobar la vajilla y ajustar mesas, sillas y bebidas.
¿Cuándo preparo los discursos y la presentación de aniversario?: Recopila las fotos y confirma a los ponentes al menos 2 semanas antes. Termina la presentación y el programa 7 días antes, y haz una prueba técnica completa como máximo 24 horas antes.

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