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Jubiläumsfeier organisieren: die Checkliste für deine Planung

Eine Jubiläumsfeier wird übersichtlich, wenn du früh mit Gästeliste, Einladungen und Location beginnst. Danach folgen Zusagen, Ernährungswünsche, Sitzplätze und die Mengen für Buffet und Getränke. Für Reden und eine Jubiläumspräsentation brauchst du zusätzlich Zeit zum Sammeln und Testen von Fotos, Technik und Ablauf. Diese Checkliste führt dich von der ersten Planung bis zum Öffnen der Location am Veranstaltungstag.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Gästeliste zusammenstellen

    2 Personen

  • Einladungen gestalten

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Endgültige Gästeliste erstellen

    2 Personen

  • Location reservieren

  • Partyzelte reservieren

  • Zusätzliche Tische organisieren

  • Stühle organisieren

  • Musik-Playlist erstellen

  • Fotos für die Präsentation sammeln

    2 Personen

  • Jubiläumspresentation zusammenstellen

    2 Personen

  • Programm und Reden erstellen

    2 Personen

  • Referenten bestätigen

  • Cateringmengen berechnen

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Dekoration sortieren

    2 Personen

  • Technik testen

    2 Personen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Wetterplan vorbereiten

    2 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Gelände kontrollieren

    3 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    4 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Buffettische einrichten

    3 Personen

  • Geschirr bereitstellen

    2 Personen

  • Besteck bereitstellen

    2 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Getränkestand einrichten

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Fotowand aufbauen

    2 Personen

  • Präsentation vorbereiten

    2 Personen

  • Musik anschließen

    2 Personen

  • Lautstärke testen

    2 Personen

  • Namensschilder bereitlegen

    2 Personen

  • Willkommenstisch einrichten

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • Freiwillige einweisen

    2 Personen

Event

  • Gäste empfangen

    3 Personen

  • Anwesenheit erfassen

    2 Personen

  • Willkommensgetränke servieren

    3 Personen

  • Kaffee und Tee ausschenken

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet auf Temperatur halten

    2 Personen

  • Abendbuffet eröffnen

    3 Personen

  • Abendbuffet auffüllen

    3 Personen

  • Diätmahlzeiten ausgeben

    2 Personen

  • Geschirr abholen

    3 Personen

  • Jubiläumsrede halten

  • Präsentation abspielen

    2 Personen

  • Torte anschneiden

    3 Personen

  • Torte servieren

    3 Personen

  • Musik organisieren

  • Fotowand betreuen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten zwischendurch kontrollieren

  • Sich von Gästen verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Musik und Technik ausschalten

    2 Personen

  • Essen und Getränke aufräumen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Partyzelte abbauen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Toiletten reinigen

    2 Personen

  • Materialien prüfen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen verteilen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 2
  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 70
  • BuffetischeAnz. 3
  • HockerAnz. 8
  • GarderobenständerAnz. 2
  • AbfallbehälterAnz. 6

Geschirr

  • Dinner-TellerAnz. 75
  • DesserttellerAnz. 75
  • KaffeetassenAnz. 50
  • GläserAnz. 100
  • WeingläserAnz. 70
  • TassenAnz. 30
  • GabelnAnz. 80
  • MesserAnz. 80
  • LöffelAnz. 80
  • TeelöffelAnz. 50
  • ServierlöffelAnz. 10

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • Koch- und BrotmesserAnz. 6
  • ServierschalenAnz. 12
  • Servierplatten mit DeckelAnz. 6
  • ServierzangenAnz. 8
  • ThermoskannenAnz. 4
  • WasserkannenAnz. 6
  • Tortenmesser und TortenheberAnz. 2

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 4
  • KühlelementeAnz. 20
  • Aktive LautsprecherAnz. 2
  • Mikrofon
  • Mikrofonständer
  • Laptop
  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • Wiederaufladbare PowerbanksAnz. 2

Dekoration

  • BallonsAnz. 100
  • BallonpumpeAnz. 2
  • GirlandenAnz. 12
  • TischdeckenAnz. 8
  • ServiettenhalterAnz. 8
  • Fotowand-Hintergrund
  • FotopropsAnz. 20
  • NamensschilderAnz. 70
  • TischnummernAnz. 8
  • Willkommensschild
  • StifteAnz. 10

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 6
  • LED-LampenAnz. 12
  • LaternenAnz. 8
  • ErsatzbatterienAnz. 24

Reinigung

  • EimerAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • BesenAnz. 3
  • MüllgreiferAnz. 2
  • AbfallcontainerAnz. 3

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Verschicke die Einladungen mindestens 6 bis 8 Wochen vor der Feier und setze eine Rückmeldefrist etwa 3 Wochen vorher. So bleibt Zeit, die endgültige Gästeliste und Ernährungswünsche an das Catering weiterzugeben.
  • Plane pro Gast für die erste Stunde etwa 2 bis 3 Getränke und stelle zusätzlich Wasser bereit. Getränke sollten spätestens am Vortag gekühlt werden; bei einer Feier im Zelt brauchst du dafür Kühlboxen und ausreichend Kühlelemente.
  • Sammle Fotos für die Jubiläumspräsentation mindestens 3 Wochen vorher und teste die Präsentation einmal komplett. Prüfe dabei auch Kabel, Abspielgerät und Lautstärke, nicht nur die einzelnen Bilddateien.
  • Bestätige Referenten und Redner spätestens 10 bis 14 Tage vor der Feier und lege die Reihenfolge mit Zeitangaben fest. Ein kurzer Ablaufplan verhindert, dass Buffet, Präsentation und Reden gleichzeitig beginnen.
  • Bereite für wechselhaftes Wetter einen Ausweichplan vor, bevor du Partyzelte, Tische und Stühle endgültig stellst. Prüfe die Wettervorhersage am Vorabend und teile am Veranstaltungstag eine Person für das Öffnen und die letzte Technikprüfung ein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Jubiläumsfeier planen?
Beginne etwa 3 bis 4 Monate vorher mit Gästeliste, Location und Einladungen. Die endgültige Personenzahl, Ernährungswünsche und Cateringmengen solltest du spätestens 2 bis 3 Wochen vor der Feier festlegen.
Wie viele Getränke brauche ich für eine Jubiläumsfeier?
Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und danach etwa 1 Getränk pro Stunde. Plane zusätzlich Wasser ein und kalkuliere bei warmem Wetter eher am oberen Ende.
Wann sollte ich die Einladungen zur Jubiläumsfeier verschicken?
Verschicke die Einladungen 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Gib eine Rückmeldefrist von ungefähr 3 Wochen vor der Feier an, damit du Sitzplätze, Buffet und Geschirr rechtzeitig organisieren kannst.
Was muss ich bei einer Jubiläumsfeier im Zelt beachten?
Reserviere Partyzelte, Tische und Stühle frühzeitig und lege einen Wetterplan fest. Prüfe die Vorhersage am Vortag, stelle Abfallbehälter und Garderobenständer bereit und teste die Technik spätestens am Veranstaltungstag vor dem Eintreffen der Gäste.

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