Checklist jubileumdonateursdag organiseren

Een jubileumdonateursdag vraagt om meer dan een uitnodiging en een programma. Je regelt vooraf de locatie, catering, muziek, presentatie en aanmeldingen, en controleert op de dag zelf de zaal, techniek en ontvangst. Deze checklist volgt de praktische volgorde van reserveren tot opruimen. Zo zie je op tijd welke dieetwensen, naamkaartjes, drankkoeling en aansluitingen nog geregeld moeten worden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Catering reserveren
Muziek en apparatuur reserveren
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Herinnering versturen
Gastenlijst definitief maken
2 personen
Naamkaartjes maken
2 personen
Programma afdrukken
Toespraken afstemmen
2 personen
Muziek afspeellijst maken
Presentatie controleren
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Taart ophalen
Locatie openen
2 personen
Locatie controleren
2 personen
Toiletten controleren
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
4 personen
Partytenten opzetten
4 personen
Buffettafels inrichten
3 personen
Servies klaarzetten
2 personen
Bestek klaarleggen
2 personen
Glazen klaarzetten
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Tafels feestelijk dekken
3 personen
Naamkaartjes plaatsen
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Gastenlijst klaarleggen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Microfoon testen
2 personen
Verlichting testen
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Hapjes uitstallen
3 personen

Event

Ontvangsttafel bemannen
2 personen
Gasten verwelkomen
3 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Welkomstwoord verzorgen
Presentatie begeleiden
2 personen
Fotomoment begeleiden
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Diner uitserveren
5 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Borden en bestek ophalen
3 personen
Taart aansnijden
2 personen
Taart serveren
3 personen
Muziek verzorgen
Afval verzamelen
2 personen
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Restanten veilig verpakken
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Keuken schoonmaken
3 personen
Tafels afnemen
3 personen
Stoelen verzamelen
3 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Afval afvoeren
2 personen
Vloeren schoonmaken
2 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Overgebleven boodschappen opruimen
2 personen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Buffettafelsaantal 3
Gastentafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 70
Statafelsaantal 4
Kleedkamertafelsaantal 2
Tafelkledenaantal 12
Garderoberekkenaantal 2

Servies

Dinerbordenaantal 80
Gebaksbordenaantal 80
Koffiekopjesaantal 80
Waterglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 80
Koffielepelsaantal 80
Dinermessenaantal 80
Dinervorkenaantal 80
Opscheplepelsaantal 8
Serveerschalenaantal 12

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 4
Geluidsinstallatie
Microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Laptop
Projector
Projectiescherm
Verlenghaspelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 6

Verlichting

Snoerverlichtingaantal 4
Ledlampenaantal 8
Batterijlantaarnsaantal 6

Decoratie

Jubileumbannersaantal 3
Ballonnenaantal 80
Ballongewichtenaantal 8
Vlaggenlijnaantal 4
Bloemstukkenaantal 8
Fotowand
Fotolijstjesaantal 6
Tafeldecoratieaantal 12
Kaarsenhoudersaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 3
Taartmes
Serveerbestekaantal 8
Schaaltjesaantal 12
Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 8
Koelelementenaantal 12
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudfolieaantal 2
Serveerschalen met dekselaantal 6

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Afvalbakkenaantal 6

Catering

Naamkaartjesaantal 80
Programmafoldersaantal 80
Registratieformulierenaantal 80
Pennenaantal 12
Tafelnummerkaartenaantal 8
Bedankkaartjesaantal 80
Boodschappen

Tips

Leg datum, programma en locatie eerst vast; reserveer daarna catering en muziek of apparatuur, zodat je uitnodiging concrete informatie bevat.
Verstuur de uitnodiging ruim vóór de jubileumdonateursdag en verwerk aanmeldingen direct. Vraag tegelijk naar dieetwensen en stuur later een herinnering met het programma en praktische informatie.
Maak de gastenlijst definitief voordat je naamkaartjes en programma’s afdrukt. Houd enkele extra exemplaren achter de hand voor late wijzigingen.
Test laptop, projector, projectiescherm, microfoons en geluidsinstallatie vóór de ontvangst. Controleer ook verlenghaspels en stekkerdozen, omdat ontbrekende aansluitingen de presentatie kunnen vertragen.
Plan de opbouw met een vaste volgorde: locatie openen, toiletten controleren, tafels en stoelen plaatsen, buffet klaarzetten, dranken koelen en hapjes voorbereiden. Haal de taart op volgens een afgesproken tijdstip en wijs iemand aan voor ontvangst.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een jubileumdonateursdag organiseren?: Leg de datum en locatie bij voorkeur enkele maanden vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen zodra programma en locatie bekend zijn, zodat je daarna tijd hebt om aanmeldingen, dieetwensen en catering definitief te maken.
Wanneer moet ik de gastenlijst voor een jubileumdonateursdag definitief maken?: Maak de gastenlijst uiterlijk enkele dagen vóór de bijeenkomst definitief. Druk daarna de naamkaartjes en programma’s af en geef het definitieve aantal gasten door aan de catering.
Hoeveel drank moet ik inkopen voor een jubileumdonateursdag?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per persoon per uur. Stem de verdeling af op de duur van het programma en zorg dat water, koffie en thee ook zijn meegenomen.
Wanneer moet ik de techniek voor de donateursdag testen?: Test laptop, presentatie, projector, microfoons en geluidsinstallatie minimaal één dag vooraf. Doe op de locatie op de dag zelf nog een korte controle van stroom, kabels, luidsprekers en het projectiescherm.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.