Organiser une Journée des donateurs du jubilé

Une Journée des donateurs du jubilé demande une coordination précise entre le programme, les invités, le traiteur et l’installation du lieu. Commencez par fixer la date et le déroulé, puis réservez rapidement l’espace, la restauration, la musique et le matériel technique. Les inscriptions servent ensuite à finaliser les quantités, les besoins alimentaires et les badges nominatifs. La checklist regroupe les 73 tâches et les 64 fournitures à prévoir, jusqu’à l’ouverture des portes.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu
Réserver le catering
Réserver la musique et le matériel
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer un rappel
Finaliser la liste des invités
2 personnes
Créer des badges nominatifs
2 personnes
Imprimer le programme
Coordonner les discours
2 personnes
Créer la playlist musicale
Vérifier la présentation
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Aller chercher le gâteau
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier le lieu
2 personnes
Vérifier les toilettes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer les tentes de fête
4 personnes
Installer les tables de buffet
3 personnes
Préparer la vaisselle
2 personnes
Préparer les couverts
2 personnes
Préparer les verres
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Dresser les tables de fête
3 personnes
Placer les badges nominatifs
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Préparer la liste des invités
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Tester le microphone
2 personnes
Tester l’éclairage
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Disposer les amuse-bouches
3 personnes

Événement

Tenir le bureau d'accueil
2 personnes
Accueillir les invités
3 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Assurer le mot de bienvenue
Animer la présentation
2 personnes
Animer le moment photo
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Servir le dîner
5 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Récupérer les assiettes et les couverts
3 personnes
Couper le gâteau
2 personnes
Servir le gâteau
3 personnes
Fournir la musique
Rassembler les déchets
2 personnes
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

Emballer les restes en toute sécurité
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer la cuisine
3 personnes
Essuyer les tables
3 personnes
Rassembler les chaises
3 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Nettoyer les sols
2 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Ranger les provisions restantes
2 personnes
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables de buffetqté 3
Tables des invitésqté 8
Chaises pliantesqté 70
Tables hautesqté 4
Tables de logeqté 2
Nappesqté 12
Portantsqté 2

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 80
Assiettes à gâteauqté 80
Tasses à caféqté 80
Verres à eauqté 100
Verres à vinqté 80
Cuillères à caféqté 80
Couteaux à dînerqté 80
Fourchettes de tableqté 80
Louchesqté 8
Plateaux de serviceqté 12

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 4
Système de sonorisation
Microphonesqté 2
Haut-parleursqté 2
Ordinateur portable
Projecteur
Écran de projection
Rallonges électriquesqté 3
Multiprisesqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes LEDqté 8
Lampes à pilesqté 6

Décoration

Bannières d'anniversaireqté 3
Ballonsqté 80
Poids pour ballonsqté 8
Guirlande de fanionsqté 4
Compositions floralesqté 8
Mur photo
Cadres photoqté 6
Décoration de tableqté 12
Bougeoirsqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 3
Couteau à gâteau
Couverts de serviceqté 8
Petits bolsqté 12
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 8
Pains de glaceqté 12
Papier aluminiumqté 2
Film alimentaireqté 2
Plats de service avec couvercleqté 6

Nettoyage

Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Gants de nettoyageqté 6
Poubellesqté 6

Catering

Badges nominatifsqté 80
Brochures du programmeqté 80
Formulaires d’inscriptionqté 80
Stylosqté 12
Cartes de numéros de tableqté 8
Cartes de remerciementqté 80
Courses

Conseils

Fixez le programme avant d’envoyer les invitations : prévoyez les discours, la présentation, les temps de repas et les moments d’échange dans un déroulé horaire précis.
Envoyez un rappel quelques jours avant la journée et arrêtez la liste des invités après la date limite d’inscription. Vous aurez alors le nombre nécessaire de chaises, de repas, de badges et de verres.
Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis transmettez le récapitulatif au traiteur avant la confirmation finale. Une demande reçue la veille est souvent difficile à intégrer.
Testez la présentation, le projecteur, l’écran, les microphones et la sonorisation avant l’arrivée du public. Vérifiez aussi les rallonges et multiprises : une prise manquante peut retarder toute la séance.
Le jour même, ouvrez le lieu suffisamment tôt pour contrôler les toilettes, installer les tables et les chaises, refroidir les boissons et préparer les encas. Le gâteau et les boissons doivent être récupérés ou livrés avant le début de l’accueil.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une Journée des donateurs du jubilé ?: Envoyez-les idéalement 4 à 6 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite d’inscription environ 10 à 14 jours avant l’événement afin de confirmer le traiteur, les besoins alimentaires et le mobilier.
Combien de temps prévoir pour installer la salle ?: Prévoyez au moins 3 heures avant l’arrivée des invités pour vérifier le lieu, installer les tables et les chaises, préparer le buffet et tester la technique. Ajoutez du temps si les tentes ou le matériel sont livrés le même jour.
Quand finaliser le nombre de repas et les besoins alimentaires ?: Finalisez-les 7 à 10 jours avant la Journée des donateurs du jubilé, après la clôture des inscriptions. Envoyez au traiteur le nombre de repas, les régimes particuliers et les éventuelles allergies dans un seul récapitulatif.
Quand tester le projecteur et les microphones ?: Faites un premier test la veille, puis une vérification complète au moins 2 heures avant l’accueil. Testez chaque microphone, la présentation, le son, l’écran et les branchements utilisés pendant les discours.

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