Checklist para organizar una jornada de donantes de aniversario
Una jornada de donantes de aniversario necesita más coordinación que una celebración común: hay invitados que confirmar, preferencias dietéticas que recoger y un programa que debe respetar los tiempos. Empieza fijando la fecha, el lugar y el contenido de la jornada antes de enviar las invitaciones. En los días previos se concentran los detalles que suelen olvidarse, como las tarjetas con nombres, la presentación, las bebidas frías y la distribución de mesas y sillas. Esta checklist reúne las 73 tareas y 64 artículos del plan en el orden adecuado.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la fecha y el programa
2 personas
Reservar el lugar
Reservar el catering
Reservar música y equipo
Redactar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Enviar recordatorio
Finalizar la lista de invitados
2 personas
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
Imprimir el programa
Coordinar los discursos
2 personas
Crear lista de reproducción
Comprobar la presentación
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Recoger la tarta
Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar el lugar
2 personas
Comprobar los baños
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar carpas
4 personas
Montar mesas de buffet
3 personas
Preparar la vajilla
2 personas
Colocar los cubiertos
2 personas
Preparar los vasos
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Poner las mesas de forma festiva
3 personas
Colocar las tarjetas con nombres
2 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Dejar lista la lista de invitados
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Probar el micrófono
2 personas
Probar la iluminación
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Montar aperitivos
3 personas
Evento
Atender la mesa de recepción
2 personas
Dar la bienvenida a los invitados
3 personas
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
Servir café y té
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Dar la bienvenida
Coordinar la presentación
2 personas
Coordinar el momento de fotos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el bufé
3 personas
Servir la cena
5 personas
Servir comidas especiales
2 personas
Recoger los platos y los cubiertos
3 personas
Cortar la tarta
2 personas
Servir la tarta
3 personas
Proporcionar la música
Recoger la basura
2 personas
Despedir a los invitados
3 personas
Seguimiento
Empaquetar los restos de forma segura
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar la cocina
3 personas
Limpiar las mesas
3 personas
Reunir las sillas
3 personas
Retirar la decoración
3 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Retirar los residuos
2 personas
Limpiar los suelos
2 personas
Limpiar los baños
2 personas
Apagar el equipo de sonido
2 personas
Cerrar el recinto
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Recoger las compras sobrantes
2 personas
Enviar mensaje de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 2
- Mesas de buffetcant. 3
- Mesas de invitadoscant. 8
- Sillas plegablescant. 70
- Mesas altascant. 4
- Mesas de vestuariocant. 2
- Mantelescant. 12
- Percheroscant. 2
Vajilla
- Platos de cenacant. 80
- Platos para postrecant. 80
- Tazas de cafécant. 80
- Vasos para aguacant. 100
- Copas de vinocant. 80
- Cucharillas de cafécant. 80
- Cuchillos de cenacant. 80
- Tenedores de cenacant. 80
- Cucharonescant. 8
- Bandejas de servircant. 12
Equipo
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Bandejas para mantener calientecant. 4
- Equipo de sonido
- Micrófonoscant. 2
- Altavocescant. 2
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Enrollacablescant. 3
- Regletascant. 6
Iluminación
- Guirnalda de lucescant. 4
- Lámparas LEDcant. 8
- Linternas a pilascant. 6
Decoración
- Banners de aniversariocant. 3
- Globoscant. 80
- Pesos para globoscant. 8
- Guirnalda de banderinescant. 4
- Arreglos floralescant. 8
- Photowall
- Marcos de fotoscant. 6
- Decoración de mesacant. 12
- Portavelascant. 12
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillo de chefcant. 3
- Cuchillo para tarta
- Cubiertos de serviciocant. 8
- Cuencoscant. 12
- Termoscant. 6
- Jarras de aguacant. 8
- Acumuladores de fríocant. 12
- Papel de aluminiocant. 2
- Film transparentecant. 2
- Bandejas de servir con tapacant. 6
Limpieza
- Cuboscant. 3
- Fregonascant. 3
- Guantes de limpiezacant. 6
- Papeleracant. 6
Catering
- Tarjetas de nombrecant. 80
- Folletos del programacant. 80
- Formularios de registrocant. 80
- Bolígrafoscant. 12
- Tarjetas con números de mesacant. 8
- Tarjetas de agradecimientocant. 80
- Compras
Consejos
- Envía las invitaciones con al menos 3 semanas de antelación y cierra las inscripciones varios días antes del evento. Así tendrás tiempo para confirmar la lista final, las preferencias dietéticas y las tarjetas con nombres.
- Reserva el catering, la música y el equipo después de fijar el programa. Para los discursos, comprueba con antelación los micrófonos, los altavoces, el portátil, el proyector y la pantalla.
- Haz una prueba de la presentación antes de abrir el lugar y lleva una copia en otro dispositivo. Comprueba también que haya suficientes regletas y enrollacables para evitar conexiones improvisadas.
- Enfría las bebidas el día anterior y prepara los aperitivos antes de que lleguen los invitados. Deja la tarta recogida y confirma quién se encarga de llevarla al lugar.
- Llega con tiempo para revisar los baños, montar las mesas del buffet y de invitados, colocar las sillas y preparar el guardarropa. Si utilizas carpas, comprueba su montaje antes de distribuir las mesas y los manteles.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que enviar las invitaciones para una jornada de donantes?
- Envíalas al menos 3 semanas antes de la jornada. Cierra las inscripciones varios días antes para poder finalizar la lista de invitados, recoger las preferencias dietéticas y preparar las tarjetas con nombres.
- ¿Cuándo hay que confirmar el catering y las preferencias dietéticas?
- Confirma el catering después de fijar el programa y antes de enviar las invitaciones. Recoge las preferencias dietéticas durante las inscripciones y pásalas al servicio de catering al menos 5 días antes.
- ¿Cuándo se debe comprobar el proyector y la presentación?
- Haz una prueba completa como mínimo 2 días antes, usando el mismo portátil, proyector, pantalla y equipo de sonido que estarán en la jornada. Repite una comprobación rápida al abrir el lugar.
- ¿Qué hay que preparar el día anterior?
- El día anterior puedes enfriar las bebidas, revisar la lista de la compra, preparar los aperitivos y confirmar la recogida de la tarta. Deja también listo el programa impreso y la distribución prevista de mesas y sillas.
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